Jen krátce,… než začneme chrlit novoroční předsevzetí

Než začneme chrlitsvá novoroční předsevzetí-2

Než se rozloučíme s rokem 2015, chtěl bych popřát všem čtenářům mého občasného blogu příjemný rok 2016. Díky všem za to, že jste vydrželi, a ač nestíhám psát, a občas sem zavítáte. Vážím si vaší podpory a doufám, že se na těchto stránkách budu v dalším roce objevovat častěji.

Jak toho docílím? Jednoduše. V roce 2007 jsem publikoval článek věnovaný novoročním předsevzetím.

Nevím, co to dnes do mě vjelo. Možná je to o jednu položku vyšší číslo než vloni v čísle vzniklé rozdílem aktuálního roku a mého roku narození. Možná proto, že mám nad čím bilancovat – a k čemu se vracet. Možná mě k tomu svým tweetem inspiroval Honza Martínek.

Ale ono to bude spíš jen proto, že po dlouhé době mám prostě chuť něco zveřejnit.

Nabízím vám proto jen drobátko aktualizovaný, víceméně téměř původní text.

Re-publish má v sobě jisté kouzlo, neboť jsem v roce 2007 začal psát. A po pěti letech se pachatel vrací i na toto místo činu, tedy k základům… a začíná od začátku.

Jaký bude rok 2016?

Odešel jsem po 13 letech ze zaměstnání, proto opravdu nevím. Ale mám pocit, že alespoň z mého hlediska bude stát za to. Lépe řečeno, udělám všechno proto, aby za něco stál.

Novoroční předsevzetí patří mezi terče mnoha a mnoha vtípků.

Všichni se předhání v tom, jací že budou v dalším roce šikovní, že přestanou kouřit, pít kávu, denně cvičit, méně pít, jíst méně čokolády, pečlivěji pracovat.

Než uplyne druhý týden v lednu, polovina předsevzetí vezme za své. (Ta první polovina skončí někdy kolem 12.00 1. ledna.) A je zase po náladě.

Co tedy s novoročními předsevzetími?

Když nedáte na zdravý rozum a přece jen se do nějakých těch předsevzetí pustíte, dovolte mi nabídnout několik nápadů, s jejichž pomocí se vám podaří vydržet snad i do konce ledna

Přesně popište, čeho chcete dosáhnout.

Není nic horšího než stanovit si „Měl bych trochu zhubnout.“ Co je trochu? 2 kg? 5 kg? Nebo jako v mém případě 20 kg? Mnohem lepší je rozhodnout se: „Zhubnu o ….. kg.“ Anebo ještě lépe — najděte si méně otřelé přání. Co třeba: Zaběhnu 10 km pod 1 hodinu. A otřepané hubnutí se stane jen přidruženým produktem.

Určete termín dokdy

O termínech jsem již několikrát psal. Pevně rozhodnutého člověka termín dostatečně „vyhecuje“.

Se závazným termínem před očima se také mnohem lépe začíná. Tlak času nutí podívat se na úkol z praktického hlediska — mnohem snadněji se určuji jednotlivé úkoly, které se musí do konce termínu splnit.

Angličtina často označuje „termín“ krásným pojmem „deadline“.

Pokud stanovenou hranici překročím, jsem mrtvý. Než umřít, to se raději na své předsevzetí podívat realisticky. Dokdy přestanu kouřit? Dokdy snížím 8 káv na 3 kávy denně? Takže další menší úprava: „Do konce roku/30.4./měsíce …“

Postupujte malými krůčky

S termínem se předsevzetí stane zase o něco „realističtější“. A teď přichází to nejdůležitější:

_Co musím udělat, abych své předsevzetí zrealizoval? Co musím denně/týdně udělat, abych se přiblížil ke svému cíli? Než později snižovat, to raději začněte s málem. Dlouhodobé zlozvyky se nezmění všechny mávnutím kouzelné hůlky. Vyberte si pár důležitých věcí a udělejte všechno proto, abyste je změnili.

Nebo ještě lépe: Vyberte si jen jednu věc a udělejte všechno proto, abyste jí dosáhli. Potom vezměte další. A pak třetí… Dítěti přece taky trvá, než se naučí chodit.

Sledujte svůj postup

Když už víte, co budete dělat, zkuste svou pouť k cíli „vizualizovat“.

Pokud se třeba rozhodnete denně odcházet s čistým stolem, udělejte si denně po úklidu do svého záznamníku barevný křížek. Nebo si splnění denního úkolu zapište do svého deníku. Anebo o svém postupu někoho pravidelně informujte. Záleží jen a jen na vás. Cílem přece je donutit se k „činnosti“.

Komik Jerry Seinfeld doporučuje velmi elegantní postup:
Kupte si velký nástěnný kalendář a splněný „krůček“ zatrhněte silným červeným fixem. Proč? Až se vám jednou nebude chtít, podívejte se na tu krásnou řadu křížků a rozhodněte: „Stojí zato ten řetěz přetrhnout?“

Stanovte si odměnu

Pes po přineseném aportu očekává alespoň pohlazení. Vítězící závodník očekává v cíli aplaus. A proč by se člověk nemohl odměnit sám, když se mu něco podaří?

Jestliže jste dočetli až sem, doufám, že vás chuť do novoročních předsevzetí přešla. Předsevzetí vytvořená v příjemném alkoholovém opojení většinou nikam nevedou. Podívejte se raději na svůj cíl „realistickýma“ očima:

Čeho chci dosáhnout?
Dokdy to chci mít splněné?
Co pro to musím udělat?
A co z toho budu nakonec mít?

Uvidíte, že se vám budou předsevzetí dávat mnohem snadněji.

Přeji všem krásný rok 2008 2015.

Conte partiro aneb Time to Say Goodbye (in a month)

Image 2

One track came to an end.

„Pane učiteli, nic ve zlým, ale konečně jste dostal rozum.“

Ne, tuto reakci jsem od žáků opravdu nečekal, ač jsem ji od kolegyň a kolegů za poslední měsíc slyšel od onoho okamžiku opakovaně bezpočtukrát, byť jinými slovy.

Nebudu chodit kolem horké kaše a řeknu to „na plnou hubu“.

Po třinácti letech a pár měsících jsem se rozhodl odejít ze školství.

Důvodů je mnoho, pozitivních i méně pozitivních. I ty úplně negativní by se našly.

Za těch třináct a kousek let jsem měl tu čest setkat se a spolupracovat se skvělými lidmi. Potkal jsem hromadu úžasných lidí, učitelů, žáků a studentů, lidí z oboru i mimo něj, kteří můj život obohatili o spousty zážitků.

Výměny zkušeností, diskuze, nespočetné pohledy na věc, formální i neformální, pracovní i mimopracovní setkání s učitelskými kolegy v Čechách i na zahraničních školách, se současnými i bývalými žáky a studenty, s lidmi mimo školství mne vyzvedly až na současnou úroveň. To i díky nim jsem se ocitl v pozici, kdy mohu nabídnout své zkušenosti i mimo školství.

(Abych byl upřímný, zažil jsem i setkání, bez kterých si svůj život dokážu velmi dobře představit. O nich však zatím pomlčím.)

*Přátelé, za všechny zážitky vám všem z celého srdce děkuji. A nebojte se, na blogu nekončím. Dneškem jen začíná poslední měsíc mého působení ve školství. Do Vánoc snad bude i text, ve kterém se ohlédnu za svojí učitelskou „kariérou“. 

–International version. For my teachers and friends abroad.–

„Mr. Bajer, no bad blood, but finally, you came to your senses.“

Well, I expected much but not this from my students. I have heard them in various mutations for almost a month since I announced the news.

No need to cover up:

After 13+ years, I have decided to leave school education.

I have many reasons for this step, positive and less positive. And there are even some negative ones, too.

Over those 13+ years, I have been honored to meet and collaborate with great people. I met „scores“ of marvelous people. Teachers, pupils, students. People from educational field and outside of it. You all have enriched my life.

Experience exchanges, face-to-face and on-line discussions, numberless points of view, formal and informal, work-related or not meetings with colleague teachers in the Czech Republic and abroad, with present and former pupils and students with people outside the eductation; they all have brought me to this level. I have skills and experience to offer, and it is also because of you.

(To be honest, I actually met some people who I can imagine my life without. But I am not going to write of these, for now.)

I thank you from the bottom of my heart. And don’t worry, I am not finished with my blog.  This very day just marks the beginning of the last month of my teaching career. And I even hope to write a resume to map my teaching career till Christmas.

Why I use Todoist as my productivity app?

Todoist new app logo

Todoist new logo

For about a year, I have been using ToDoist as my GTD/productivity app. My set-up is somewhat schizophrenic (in combinig different approaches to projects), yet working. And after a year, I know this is the app I am definitely going to stay with for the next year.

A skippable intro: What I need from an organizational tool?

I have been a huge fan of David Allen’s approach. This those who have followed my writing/blogging have already known for some time. (And this being  my first English blog, some input is in order for my new English-speaking readers. 1)

GTD teaches user to deal with „stuff“ in managable steps. Starting with collecting over to organizing to actually doing. And finally reviewing.

It’s the GTD apps that make the productivity-porn hype

Many productivity apps has seen the light (many dying as fast) as the GTD book became popular.

Testing. Tweaking. Hacking GTD (usually to fit a concrete app). These became an important topic among GTD-followers. When a GTD-aware person learns I am fond of Allen’s system,  it is as if I wanted to get a question: „What app do you use?“

I am not going to list all the apps I used to fit my organizing approach. It would get scary if I counted the hours it took me to bring data from one system over to other. Yuck!

As an editor of Mít vše hotovo who also wrote reviews, I was  trying to find out how usable these productiity apps were for different organizational approaches.

Your apps have to grow with you

As a user, I had to consider my needs several times. Leaving Outlook in 2011 and OneNote in 2013 as my main organization tools (Remember? Android became useful!) made me switch to GMail, GCal and Evernote.

A new productivity setup was born.

But, as Allen says in his GTD Fast programme, the „The better you get, the better you better get“ saying came through. My duties have caught up with me (well, with my GTD setup) and it was not enough.

(Remember Evernote beginings? The pains without reminders? With SmartSearch that  was actually easy to set up and worked the same through all the systems? You know, what I gripe about.)

And then, it got even more complicated. I switched platforms.

After an unpleasant experience with an Asus Zenbook (W 8.1), I switched to Mac last September.

I found myself working on several platforms: Windows 7 and W 8.1 at work as a teacher and speaker of IT integration in learning kids (spiced with just a bit of Linux), OS X on my Mac. And at the same time using Android 4.1 – .3 on my SGIII and Samsung tablet. (I have left both recently for iPad and iPhone 6+.)

An optimal app meant combination of Android/iOS app, web access and desktop app as a bonus.

And Evernote was not enough

Switching to Mac, the Evernote desktop surprised me. It behaved, well, different on a Mac – and the setup became insufficient to my needs. (These being father of 3, husband, full time teacher, PhD student, IT coordinator dealing with 130+ machines at three different school buildings, speaker for different organizations that bring further education for teachers, part time blogger and a freelance copywriter). (Few blogposts got published this year, but I have co-authored a set of „manuals” on IT in education. (Which helped, as my my writing skills didn’t get so much rusty.))

Hello again, Todoist

Testing several productivity apps in August and September last year (none of which fit my chores), I remembered testing & reviewing one of the earlier versions of Todoist.

It was not an absolute love at first sight then. The app held to its minimalist mantra of simplification which was popular in 2009, but it was not robust enough to handle more complex duties. Well, it was not much more then than a fancy todo list accessible through a webbrowser.

In 2014, I wanted to know whether things changed. And they have. Tremendously.

Todoist has grown into a packed productivity tool, while staying true to its minimalist roots.

What a pleasant surprise!

Todoist allows GTD workflow (to a meaningful measure)

There is a nice description of a GTD setup on Todoist website,

that provides a clear idea.

Using a sofware (or paper-based) tool for your agenda has a catch. Sometimes, you fall for the idea of tweaking and improving (and searching for the best tool ever) instead of actually doing.

Any working time-management strategy requires a mindshift. (I guess  „workflow-management“ is a better term. You cannot manage the given 24 hours a day; all you can manage are the activities to fill the day with).

This new mindshift should make you actually work. You shouldn’t just organize your stuff into nicely crafted, well-defined cathegories and drawers and labels and (please add in whatever you do to procrastinate over your tasks).

What makes Todoist special?

Meet the INBOX

As any true GTDoer will confirm, capturing is the most important part of dealing with stuff. The inbox then makes the place where your tasks enter your system.

Todoist offers a well-thought „inbox“ feature for that matter.

You can add stuff to inbox using several means:

  • from a native/web app,
  • via Android widget (works magic),
  • via iOS „so-called but not fancy“ widget in Notification Center that slows me down (not the Todoist’s problem, but Apple’s),
  • Chrome and Firefox plugins,
  • Outlook, Postbox and Gmail integration.

You can even send/fww e-mails right to Todoist. (The Inbox gets its separete e-mail address to which you can e-mail from approved  addresses.)

Meet the PROJECTS

As someone who deals with 100+ projects at a time, I think the PROJECT part of Todoist is it’s only downsize. (Remember, if you have more than one next action to finish a task, it’s a project in GTD.)

A free(mium) member gets 80 active projects. This is not enough for a decent productivity setup of a someone who often burns midnight oil. (But a minimilist simplifier may find this number as just enough).

A premium member gets up to 200 active projects. 200 is enough even when you want to differentiate among projects with areas of responsibility. (Another GTD-term. Whatever a „theme“ you deal with on a regular basis in life gets labeled. There are „home“, „school“, „PhD studies“, „copywriting“, „speaking“, „publications“ and others). I use Level 1 project for „the area“; subprojects (up to level 4) as standalone projects.

Similar way of organing is often used when an app is not created as a GTD app (e.g. Producteev, Doit.im and others). And yes, it can get messy. And quite soon. But a tree-structure can be set with just a mouseclick/tap, so it’s no pain.

A project in Todoist is sharable. It has it’s own unique e-mail address which allows e-mailing tasks directly to projects. (It is kinda non-GTD step and I have never used it. But it just sounds as a cool feature if you’re collaborating on projects).

Project allows basic operation. You can

  • share it,
  • add some basic color,
  • place it within your project masterlist (using a „parent“ project), – inspect completed tasks,
  • and add several tasks at once (this I use when brainstorming projects).

Meet the Tasks

The tasks pane in Todoist does not differ much from other apps. And it provides similar functions (like Producteev, Doit.im, Things, OmniFocus, and a ton of others).

In Todoist, you add date, priorities, repeated tasks, labels (see below) and notes.

Premium members get the ability to add attachments to tasks.

Useful when copywriting for clients who don’t trust online collaboration on documents. (Not cool, given the fact that I teach document sharing & collaboration to 10-year-olds in my class projects).

What Todoist excels at here is the thrive for maximal simplicity on all OS systems. Many of those „productivity“ apps shock the user with so many options when adding a task. There are time sets, start/due dates, labels, colors, projects, subtasks, priorities, emoticons, team-members etc. to add. Which often leads to interruption from what you are working on (or procrastinating in worse case scenarios). Wrong!

Collection is about speed and getting back to whatever you are doing. It’s not about messing up with options.

In Todoist (and now also in others, to be fair), you get a hotkey combination or a widget to add a task description. Need more? Ok, there are other options, like dates, priority, labels, reminders and notes. But these all are decently greyed. Hotkeys (and inbox) are about fast collection. Need to change a task-priority? A context? Use a dropdown menu when sorting the inbox.

Depending on your set-up and kind of work you do, I believe that even a Free user gets enough active tasks. There are 150 per project against 200 for Premium to organize things in an effective way. There is also a way to set subtasks using just tap/mouse within the task. (I am not going futher this path, for it is not the way I like.)

Meet the @labels

If nothing, then it’s the contexts that made GTD approach widely popular. (Allen did not invent the concept, he just used it – because it works magic).

In short, a context in GTD is a specific situation when resources  (time/people/tools) become available to act on your tasks.

The basic idea: structure any todo-list to sort your tasks accordingly. Why getting a reminder to buy yoghurt for kids when sitting in your office, right?

I am not a developer, but I guess Context-based calendar oriented todo-list must be a pain to create. Many of the apps I have aready used failed in this area quite miserably. Not the Todoist.

The concept of labeling and then filtering your labeled tasks works magic. Each context (a place, people, agenda-items, anything) gets a label. And you can use these lables to filter your tasks.

If you are deep into contexts, you can move your labels up and down. If you are working with many places (and tons of people as any teacher does), the list of contexts gets messy. Todoist allows you to add more than one label to a task (not GTD-like, but useful, sometimes several contexts overlap).

With labels in Todoist, I miss the ability to organize them into clouds/groups (like in Evernote).

Beware: there are no labels for free users. And „no labels“ limit (after a month trial) turns Todoist into nothing more that a dull to-do list. Which sucks.

Meet the Calendar

Back in the days, calendars often turned into wish-lists more than actionable to-do lists. (I’m not going to get into longer argument here, and save it for a longer post, so bear with me. Adding a date to an agreement with no deadline does that.)

Don’t get me wrong, date is important. But it is nothing more than another context. It’s a situation in time when resource „time“ or „deadline“ becomes available or necessary to meet).

Nowadays, depending on what you do for living, situation change rapidly. (Not long ago, my plans for the day went sideways when a client informed me in the afternoon that they needed a different copy from what they asked for at 10:30 that morning.  And in school, it happens on a daily basis. Time to renegotiate schedule.)

Business shifts, work schedule must shift accordingly.

Many of the productivity apps work within their own calendar. Others (including Todoist) allow you to sync time-sensitive tasks with your calendar app.

I am not sure if Todoist fixed problems with Google Calendar API that it used to have last summer. I switched to .ical export, so my tasks appear almost immediately in my Calendar on all my devices. (It used to be once in a day when Todoist synced with GCal last year.) I set a time-oriented task – and it appears in my iCal as a new calendar event. Period.

However, the event has to be changed in Todoist. I miss the opportunity to check-off my tasks in calendar, I miss changing time/notes from the iCal (like by moving upward/down in the day). That would be cool. But nothing’s perfect, eh?

(Be careful, calendar sync and reminders are only for premium users.)

Many systems, one Todoist to rule them all

Some apps differ system from system. Not Todoist. Windows version equals Mac OS X app. Android and iOS offer the same setup. (Thanks to its widget, Android app allows adding new tasks to Inbox much faster.) Yet, what you set on Windows, works on a Mac app or in any browser. That is something that does not work with Evernote. (As the UX/OS changes, the options behave in a different way in browser and in the apps an all systems I checked.)

Meet other features that make Todoist exceptionally useful

There are loads of ways to integrate Todoist to your productivity set-up. It offers prioritizing task (4 levels, color-differentiated). You can base reminders on time and location (only premium). You can have e-mail or banner notification (on iOS and Android).

Todoist can archive your projects in a backup; it can create project templates (in a .txt file that you import).

There are many recipes for IFTTT integration to automate. And a whole chapter can be writen about „todoist karma“ feature that allows you to review tasks and track your progress. (Truth be told, it bullies you a bit to work, too.)

Need to know more? Check the versions page.

So, where’s the catch?

The only issue here (with my friends) is the price. One year premium costs €23 (€6 discount Sept 2015!). Some folks just don’t get it.

Considering the benefits Todoist brought me last year, €23 is a no-brainer to pay. In short:

There are many tools like Todoist, but none of them fits me this great.

  1. In my non-teaching gigs, I used to be an editor-in-chief of a personal productivity webzine Mít vše hotovo and took part in publishing Czech version of David Allen’s Getting Things Done book. I was using various productivity oriented approaches before landing at GTD and have been using it since 2006. ↩︎

25+ užitečných doplňků Google Chrome, které by měl vyzkoušet každý učitel

chrome icon

Google Chrome

Prohlížeč Chrome v uplynulém roce po pětiletém souboji poprvé ve statistikách využití překonal Internet Explorer a zaujal místo krále internetových prohlížečů.

Během všech svých školení i dalších setkání stále častěji narážím na učitele, kteří Chrome nadšeně upřednostňují před ostatními prohlížeči. Sice v poslední době začínají být znát vyšší hardwarové nároky prohlížeče, ale ani jeden z konkurenčních prohlížečů zatím nenabízí obrovské množství rozšíření jako právě Chrome. Ty z něj totiž vyrobí mocný nástroj, který nebudete muset během přípravy vyučovacích hodin vůbec opustit.

Co jsou rozšíření pro Chrome

Rozšíření Chrome jsou malé aplikace, které běží v rámci prohlížeče, které rozšiřují jeho funkce a umožňují jeho propojení s aplikacemi třetích stran. Ne všechny doplňky dostupné v obchodě Chrome patří ke špičce, na druhou stranu můžete pečlivým výběrem změnit svůj prohlížeč v základnu, díky které získáte rychlý přístup do nejrůznějších služeb.

Rozšíření vám usnadní přípravu na výuku. Potřebujete si webovou stránku uchovat na později? Stáhněte si ji dvěma kliknutími do Evernote nebo OneNote. Potřebujete vyhledat zdroj? Potřebujete poslat odkaz kolegům, aniž byste otevírali další záložku prohlížeče? Co třeba ukázat žákům, jak se generuje bibliografická citace? Chcete upozornit na zajímavou stránku? Tweetněte ji. Uložte ji do sdílené nástěnky na Pinterestu. Chcete si přečíst příspěvek později? Uložte si jej do služby Pocket. Používáte Google Aplikace? Mějte své dokumenty a obsah Google Disku na dosah. Upravujete občas fotky? Využijte doplněk Pixlr a nebudete se muset přepínat do jiného programu.

Varování:

Než nainstalujete 40+ rozšíření, musím vás varovat. Jednou z mnoha předností prohlížeče Chrome je jeho rychlost. Příliš mnoho instalovaných doplňků však zpomaluje prohlížeč. Jeho rychlost totiž závisí na rychlosti vašeho počítače, na dostupné kapacitě RAM, na rychlosti WiFi připojení, na množství záložek, které máte permanentně otevřené a mnoha dalších proměnných.

Proto vybírejte s rozmyslem, abyste místo dvou much jednou ranou jednou ranou nezabili své duševní rozpoložení. V přípravě na hodinu je jen málo horších zkušeností než čekání na to, až se laskavě načte obsah stránky, bez níž se hodina neobejde. Nebojte se tedy doplňky nainstalovat – a případně hned odstranit, když zjistíte, že vám jejich funkce nevyhovují.

Přehled doplňků vhodných pro učitele

Evernote WebClipper Uloží obsah stránky do populárního programu na uchovávání poznámek v elektronické podobě. (Vybrat si můžete z různých forem obsahu – zjednodušená stránka, celá stránka, výřez stránky aj. Vyžaduje zřízení bezplatného účtu u Evernote.)

OneNote Clipper Obdobně jako předcházející doplněk nabízí OneNote Clipper uložení obsahu (vybraného textu, výřezu nebo celé www stránky) do stále populárnější aplikace OneNote z dílny společnosti Microsoft. OneNote je součástí kancelářského balíku MS Office 2010+ a současně je k dispozici zdarma při zřízení online účtu u společnosti Microsoft v rámci MS Office WebApps.

Uložit na Disk Google Uloží obsah webové stránky (screenshot stránky nebo text jako .pdf soubor) do vašeho prostoru na Disku Google.

Dokumenty Google, Tabulky Google, Prezentace Google Přímé odkazy na populární office online aplikace společnosti Google.

Feedly Pokud jste používali Google Reader k odběru populárních článků, na feedly jste zcela jistě narazili při hledání jeho alternativy minulý rok. Doplněk feedly nabízí nejrychlejší cestu, jak se k odebíraným zdrojům rychle dostat.

Quizlet Online aplikace Quizlet nabízí zdarma možnost vytvářet si jednoduché memokartičky, které se hodí při studiu. Díky doplňku pro Chrome máte k dispozici nejen svoji databázi kartiček, ale také k více než 77 000 000 sad, které vytvořili ostatní uživatelé.

Clearly Doplněk z dílny autorů Evernote „vyčistí” obsah webové stránky od balastu reklam a nabídne pouze text a obrázky, které se k němu přímo vztahují. Obsah stránky se vám bude daleko lépe číst, navíc tento doplněk nabízí možnost uložit obsah stránky jedním kliknutím rovnou do Evernote.

Pocket Cloudová aplikace Pocket nabízí zdarma možnost uložit si navštívenou stránku k přečtení později. Před časem představené funkce navíc umožňuje „tagovat” (neboli štítkovat) uložené stránky dle vámi zvolených kritérií. (Pocket je navíc dostupný ve formě aplikací na všech mobilních platformách).

GoogleURL Shortener Zkracovátka adres webových stránek by měla patřit k nejpoužívanějším nástrojům učitelů, neboť umožňují předat žákům a studentům odkazy na stránky v „lidské”, zapamatovatelné podobě. Doplněk zkrátí adresu aktuální webové stránky v prohlížeči a současně nabídne možnost zobrazit odkaz také ve formě QR kódu.

Hangouts Služba Hangouts nabízí podobné funkce jako známější Skype. Pokud s přáteli komunikujete prostřednictvím Google +, určitě přivítáte možnost vést komunikace pomocí aplikace. Ta běží na pozadí systému, aniž byste museli mít otevřené okno prohlížeče Chromu. (Ve Windows její ikonu najdete vpravo v task-baru vedle hodin.)

Session Manager Doplněk uloží všechny otevřené záložky prohlížeče do „odkazu” pro pozdější návštěvu. Na uložené odkazy (které lze přejmenovat) stačí kliknout a Chrome následně otevře všechny záložky v daném okamžiku otevřené záložky.

Pixlr-o-matic Doplněk nabízí odkaz ke službám aplikace Pixlr, která nabízí doslova hrátky s fotografiemi pomocí nejrůznějších filtrů. Obrázek, který chcete v aplikaci upravit, je nutné nahrát z počítače (nebo využít webkameru).

Pixlr Editor  Pro mírně pokročilou úpravu fotografií nepotřebujete žádnou složitou aplikaci. Pokud se nacházíte v místech se normálním připojením k internetu, určitě oceníte přímý odkaz na online aplikaci Pixlr.

Writebox for Chrome Pokud píšete velké množství textů, používáte jednoduchý, ale velmi účinný značkovací jazyk Markdown a nevyhovuje vám přílišná složitost Dokumentů Google, vyzkoušejte minimalistický textový editor. (Obdobnou službu nabízí také doplněk Mado , který rozdělí obrazovku na dvě části – do jedné části píšete text se značkami markdownu, ve druhé části obrazovky se zobrazuje výsledná podoba textu.

EasyBib  Učitelé vyšších ročníků jistě uvítají možnost představit svým studentům nástroj, který bude automaticky generovat a pamatovat si bibliografické citace z různých zdrojů (webová stránka, kniha, článek v peroidiku a další) v různých mezinárodně uznávaných formátech (MLA, APA a další). K tomu je třeba doinstalovat doplněk EasyBib Toolbar , který obsah stránky změní v citaci. EasyBib je služba v základní verzi dostupná zdarma, stačí si pouze založit účet.) Podobnou službu nabízí také pokročilé nástroje jako Zotero nebo EndNote. Česky je akademickým pracovníkům dostupná služba citace.com, která však zatím nenabízí v základní verzi doplněk do Chrome zdarma.

Snagit Jednoduchý doplněk, který vám umožní zaznamenat vaši práci na ploše a upravovat obrázky.

Voice Recognition Vyhovuje-li vám diktování textů více než klávesnice, vyzkoušejte doplněk Dictation, který váš projev celkem slušně převádí do textového záznamu.

Clipular Jednoduchý nástroj pro zaznamenání obsahu www stránky jako obrázek. Na rozdíl od jiných obdobných nástrojů nabízí možnost tagování a vyhledávání v obrázku (v angličtině).

DiigoWeb Collector  Pokud používáte online aplikaci Diigo na sociální sdílení poznámek, anotování obsahu stránek či jeho sdílení v rámci komunity, jistě oceníte možnost vkládat do diiga obsah prostřednictvím doplňku. Přímý vstup rovnou do vaší databáze potom nabízí doplněk Diigo Web.

HootSuite Hootlet Vyskytujete-li se na více sociálních sítí (Facebook, Twitter, LinkedIn a další), jistě jste narazili na online nástroj HootSuite, který umožňuje z jednoho místa spravovat více účtů na různých sociálních sítí najednou (ve verzi zdarma až 5 účtů). Hootlet umožňuje vkládat příspěvky na tyto sítě pomocí několika kliknutí, aniž byste museli měnit okno či záložku prohlížeče. Doplněk HootSuite Web potom vede přímo do vašeho účtu.

Edmodo Doplněk směřuje do vašeho účtu v stále oblíbenějším prostředí online výukové sociální sítě Edmodo.

Výčet rozhodně není vyčerpávající. Bez jakých dalších užitečných doplňků se neobejdete vy? Podělte se o ně v komentářích.

Rozprava o efektivním ovládání základních funkcí programů pomocí klávesových zkratek,

kteréžto většina běžných uživatelů považuje za tajuplnou magii určenou pouze malému počtu vyvolených uživatelů blikajících obrazovek, doplněná přehledem základních klávesových zkratek k programům, kteréžto samotný autor denně používá, pohybuje-li se na zařízení vybavené v OS Windows.

Když dojde na zefektivnění pracovních návyků na počítači, jen málokdo se nezmíní o nutnosti naučit se psát všemi prsty. A vlastně mají pravdu. Učitelé dnes produkují nejen desítky zcela zbytečných zpráv (jako třeba výstupní hodnocení žáků (nejen) v deváté třídě), ale i nemenší množství textů, jako jsou testy nebo pracovních listů. A všechny se musí psát.  (republikovaný text z roku 2008)

Continue reading

Long Quest with For-Me-Surprising Ending: Jak jsem se stal iOvcí

iSheep! iSheep! iOvce! Bee! Bee!

Ale moment, každý příběh má svůj začátek. Pokud se těšíte na pro tento blog běžný ehm, populárně naučný článek, nečtěte dále.

Tento text je totiž TYPICKÝ BLOGÍSEK.

Everything happens for a reason it has.

V průběhu prázdnin jsem na svém pracovním HP 4330s začal pociťovat jeho bezmeznou únavu. Ač byl systém W7 nově zformátovaný (duben a znovu červenec), ač jsem nainstaloval jen nejdůležitější aplikace, ač jsem zvýšil RAM na 8 GB a přestože jsem jej šetřil (jen trocha stříhání videa a úprav fotek), systém se vztekal a padal, case při přenášení unaveně vzdychal a větrák hučel jako motor 707ičky.

Na hučení by nebylo nic divného, kdyby se nejednalo o před necelým rokem proběhlou reklamaci s výměnou za novou komponentu. Na únavě systému vlastně také ne.

Kdyby to bylo vše, stále bychom se pohybovali v mezích možností. Ale potom odešla baterka. A roh klávesnice se z nepochopitelného důvodu mírně nadzdvihl od těla notebooku a mezi klávesnicí a tělem zela a zeje asi milimetrová mezera. WTF?  A dokonce i DVD se odporoučelo do věčných lovišť, byť jsem jej reklamoval v prosinci 2013.

Jistě, snažil jsem se být k notebooku velmi opatrný. Žádné prudké pohyby, žádné přenášení se spuštěnými systémem. Za ty tři roky každodenního nošení do práce a z práce (a každodenního používání, kdy vznikly stovky prezentací, upravily se tisíce fotek, sepsaly hromady textů a pracovních listů, však to učitelské počítače dobře znají) se mi vlastně přihodily jen dvě nehody.

První nehodou byl pád notebooku z výšky cca 1 m. Prostě mi vyklouzl z ruky při přechodu mezi třídami. Druhou bylo nešťastné svržení hrníčku se zbytkem čajem do klávesnice. (No, zbytkem, to není úplně přesně. Bylo ho trochu více než zbytek.)

Naštěstí následovaly tyto události hned po sobě, takže s výměnou klávesnice proběhla kompletní diagnostika celého zařízení. Tedy, byla objednaná. Zda proběhla, to věru netuším.

Dvě reklamace a jedna oprava na 3 roku starém zařízení, kterému začíná docházet dech, mě tak nějak přesvědčily, že bych se měl pro své soukromé, tedy mimo-základkoškolně-pracovní potřeby porozhlédnout po jiném zařízení.

Pro lidi mimo školství: Dnes je již častější, že učitel dostane k dispozici vlastní notebook. Děje se to nyní díky evropským projektům (tedy vykonáním práce nad rámec učebních povinností), ale rozhodně to není pravidlem. Proto raději zapomeňte na to, že by každá škola mohla všem svým učitelům zakoupit náhradní zařízení, ano?

Me and My Devices

Dnes jsem člověk notebookový. Od roku 1999 jsem vlastnil celkem 3 desktopy (W98, W XP i W Vista). Stolní bedny jsem opustil v roce 2007 a nehodlám se k nim vracet.

Co do verzí Windows to s mými notebooky bylo podobné. Od Aceru TravelMate s Win XP, kterému jsem uvařil grafiku cca měsíc po skončení záruky, přes Asus s W XP, který vydržel 3 roky než přestal hardwarově stíhat (pracuje dodnes, dal jsem jej kamarádovi na psaní restaurátorských zpráv), přes 13” Toshibu Satelite s W Vista, na které nyní pracuje dcera, jsem přešel k pracovnímu HP 4330s s W 7. Aby byl obrázek úplný, asi bych neměl zapomenout na téměř tříleté období, kdy jsem volal a „sám-sebe-si-řídil” z HTC Diamond 2 s Windows Mobile 6.5.

Jen pro ilustraci, s Windows jsem se více skamarádil i v práci, neboť jsem se v roce 2008 stal – zcela omylem – správcem našeho školního dinosauřího výběhu v počtu asi 80 počítačů od různých výrobců a různého stáří. (Samozřejmě vedle dalších elektřinu vyžadujících zařízení jako jsou projektory, routery a další.)

Pro formu: Nepatřím k hype super-cool megavýborným správcům. Dokonce nejsem ani podprůměrný správce. Jsem jen poučený uživatel, který umí počítač rozdělat, vyměnit či doplnit součástku, případně vykuchat starší zařízení a ze dvou nefunkčních vytvořit jedno funkční, nahrát a nastavit systém, aby vše  v rámci možností šlapalo, nainstalovat aplikace, odvirovat, vytvořit image, nastavit nebo využít vzdálenou správu a přístup, pohrát si s virtualizací dvou a více systémů, s dualbootem, s nastavením routerů, s jednoduchou sítí a síťovým tiskem, a sem tam vyřešit problém drobnou editací registrů, prostě absolutní základy s Mr. Google a v poslední době také Karlem Klatovským via Facebook v pozici hlavních poradců. A do serverů se vůbec nepouštím.

Coby „více než poučený uživatel” však funguji daleko lépe v oblasti využívání počítačů a aplikací ve výuce, možná z tohoto důvodu to správcovství na mě padlo.

Back to Quest for the ULTIMATE DEVICE

Vzhledem k dojíždění do práce, k plnému úvazku na škole, blížícím se učebním a PhD studijním povinnostem na katedře anglistiky a potenciálním zakázkám z oblasti školení, mj. i používání počítačů ve výuce, a občasnému copywritingu byla volba jasná:

lehké a výkonné zařízení s Windows s výdrží delší než 4 hodiny (výdrž HP s novou baterkou).

Ultrabooks Come to the Picture

Vzhledem k požadavkům nebylo co řešit.

Ultrabooky vnímám jako vynikající zařízení splňující učitelské požadavky. Dlouhá výdrž, váha, která příliš nezatíží při přenášení z místa na místo každých 50 minut, běžné ovládání, slušná rychlost při nabíhání systému, prostě samá pozitiva.

Jistě, jistě, mírně slabší výkon – ale to se při bastlení prezentací a pracovních listů vážně neprojeví.

Bohužel se však dnes rozumné ultrabooky nabízí za pro běžné školy nedostupné ceny. (Možná je to jen u nás, ale tak nějak se pořád ve školství hraje hra „Za málo peněz hodně muziky”.)

Do questu vstoupila skupina zařízení různých výrobců.

Mezi Dellem (ten mi „rozmluvil” případ druhé (dnes již dokonce třetí) reklamace bratrova kolegy), ThinkPadem (série recenzí displeje včetně jedné na Notebookcheck věru nepotěšila), Acer (poloha konektorů a neblahá 10 let stará zkušenost) nakonec zvítězil v poměru cena-výkon Zenbook od Asusu s i7, 6 GB RAM, dedikovanou grafickou kartou NVidia 840M, bohužel jen s hybridním diskem, s baterkou o výdrži 5 – 6 hodin a… W 8.1. (Svůj vliv na rozhodování měla také pochvalná recenze řady Zenbook od Martina Malého.)

I MacBooky se v hledáčku objevily, ale nakonec zmizely kvůli ceně (Pro), nebo obav z výkonu (Air) (pamatujte, notebook je má jediná stanice).

For the Time Being, I was a Proud Owner of a Zenbook

Přes internet jsem hrdě vyklopil 26 000,- Kč, vyzvedl zařízení a s plánem následující den přednášet svým velmi, velmi šikovným studentům ve Studentskému trenérskému centru Microsoft o prezentačních dovednostech v pražské centrále společnosti odvezl krabici domů.

Doma jsem nedočkavě vybalil zařízení – ano, Asus kopíruje balení MacBooku, to jen pro pořádek – a spustil instalaci systému. Po 20 minutách instalace systému jsem se asi hodinu snažil zprovoznit WiFi. Pár BSOD, na to jsem u Windows celkem zvyklý.

Nakonec jsem stáhl na jiném počítači nové ovladače a SHAZAM! zařízení fungovalo. Teda do chvíle, než se začal stahovat Windows 8.1 Update, po kterém jsem coby živočich, mající rád nové věci aktuální, toužil. 2,5 GB bylo asi moc. BSOD, restart a jelo se, ovšem bez update.

Odradit jsem se nenechal, zařízení do Prahy vzal. Cestou jsem přetáhl data ze starého HP (za asi 3 hodiny). Díky povzbuzení Karla Klatovského jsem před přednáškou stáhl na microsoftí síti 8.1 update (úplně v pohodě) a ty 4 hodiny odpřednášel a s novým – a funkčním – zařízením hrdě odjel domů.

Jsa člověk hravý, rozhodl jsem se potrápit Zenbook gameskou. Volba padla na Skyrim, ten jsem si jako hráč Morrowindu, Oblivionu nebo obou Baldur`s Gate rozhodně nemohl nechat ujít.

Dost mě udivilo, že se při instalaci sekla grafika. BSOD. Sekla se i při zkušební instalaci WarThunderu. BSOD. Papírově by měly být pro tento notebook obě hry úplná malina. Reinstalace ovladačů nepomohla.

Takže návrat do továrního nastavení, aktualizace systému, následná reinstalace wifi ovladačů (opět) a ovladačů grafiky (nově), nahrání dat, instalace potřebných aplikací a SHAZAM!

Skyrim se rozjel a jel, jel, jel. I ponořil jsem se na tři dny do světa mimo náš svět a v duchu si klepal na rameno, jak dobře jsem pořídil. Těch 5+ hodin oživování a ne-pracování, a dokonce ani ne-hraní jsem si nepřipouštěl.

Keep Your System Updated

Přišla středa, polovina měsíce, 15 dní po koupi zařízení. Majitelé Windows už tuší. I stáhly se nové aktualizace W 8.1. Pustil jsem počítač – a nejela wifi. Hm.

Reinstalace ovladačů za staré od výrobce pomohla. Spustil jsem Skyrim – a systém zamrzl. Dvě nebo tři BSOD. Reinstalace ovladačů karty nepomohla. Další díly z telenovely BSOD. Návrat do továrního nastavení, aktualizace, reinstalace ovladačů… You know the drill.

Po opravě systému se však Skyrim nerozjel. BSOD. Rozladěně jsem volal techsupport Asusu, kde mi pan K. (symbolika Zámku mi v té chvíli na mysl nepřišla) sdělil, že za problémy při aktualizaci Windows neručí, oni že jen dodávají hardware. WTF? Reklamace a opravy počítačů řeším ve škole pravidelně, takže ne, pane K. takhle ne.

If it`s working, don`t fu*k with it. However,…

Odnesl jsem proto 16. den po koupi přes internet (signifikantní datum, viďte?) zařízení na klasickou reklamaci. Paní v obchodě ochotně připsala poznámku, že prodejce vyžaduje vzhledem k datu nákupu rychlou opravu. I nastala doba čekání – a mírného naštvání.

Po 16 dnech jsem si byl vyzván, abych si opravené zařízení vyzvedl. Natěšeně jsem vyrazil do obchodu a prozkoumal reklamační protokol. Po návratu systému do továrního nastavení diagnostika neukázala chyby. O eventuálních aktualizacích systému ani slovo. Zbystřil jsem.

Naštěstí jsem poučený uživatel, a proto jsem vybalil zařízení před paní na reklamačním z krabice. A suše polkl. Uprostřed nádherného krytu z leštěného kovu zářil asi 2,5 cm dlouhý škrábanec. WTF2?

Následnou reklamaci na mně – nyní jiná – paní raději ani nezkoušela. Buď ji odradil podrobný popis mých kroků v reklamačním protokolu, kterými zařízení prošlo před odevzdáním do reklamace, nebo to byl pohled na moji maličkost. ”Say hello to my little friend.” Kdyby se točil nový Scarface, věděl bych o horkém kandidátovi na hlavní roli.

Waiting Sucks!

Dalších 14 dní čekání proměnilo základní parametr mého rozpoložení. V podstatě jsem si přestal přát, aby zařízení opravili. Čekání, čekání. (Zámek, da?)

Po uplynutí 33 dní od reklamace (do termínu se projevil víkend na konci období) jsem rozladěně (s tajným, vy-víte-jakým přáním) dorazil do obchodu. Po chvíli hledání v počítači se mě paní, dnes ta první, která přebírala můj počítač do reklamace, zeptala, jestli bych si nechtěl vybrat něco jiného. WTF?

Počítač na prodejnu nedorazil, závada označena za neopravitelnou. Celkem by mě zajímalo, která. Škrábanec na obalu nepovažuji za neopravitelný. Že by se někdo chytl za nos se systémem a jeho komunikací s HW? Netuším.

Shit Happens.

Panu K. jsem raději nevolal, vyinkasoval zaplacené grošíky zpět a radostně odkráčel z obchodu. Nadšení vydrželo do chvíle, než jsem doma sedl k HP, že jako upravím krátký film do výuky. Ani jsem nemrkl a… BSOD zmodral obrazovku. Oops.

V tu chvíli jsem si znovu uvědomil, že by to chtělo nový počítač. O co školnímu notebooku šlo, dodnes netuším. HP celý ten měsíc reklamace prostě fungoval, vyrobil jsem na něm, co jsem potřeboval, a ani neškytl.

Quest: Chapter 2

Z hledání potenciálního zařízení jsem vyřadil z výše uvedených důvodů některé značky – a najednou byl výběr velmi limitovaný. Buď Lenovo, nebo Lenovo. Oops.

Karel Klatovský mi doporučil Lenovo Yoga 13”. Nevím už, jestli to s FHD nebo QHD displejem. Vzhledem k možnostem W 8.1, které vysoké rozlišení zatím moc „nedávají”, mi to bylo jedno.

Vadila mi však velikost hard disku verze s FHD. Vzhledem k nenažranosti Windows a Office updatů co do prostoru, mi 256 GB přišlo jako hodně málo. Mít disk, jehož 1/4 postupně zabere systém, nevnímám jako dobrou investici. Navíc na svém hlavním zařízení.

Majitel firmy, která naší škole spravuje server, mě ujistil, že W 8.1 nemám řešit, neboť si stejně budu muset koupit W7. Znám jej nějakou dobu a vím, že je W8skeptik, ale stejně mě jeho stanovisko ještě více nahlodalo.

When Studying, Study… Hard.

Nebudu raději zmiňovat klišé o tom, že když po něčem toužíte, cesta k dosažení se najde.

Zařízení s nakousnutým jablkem jsem vždy (přesněji zhruba od roku 2002) obdivoval.

Zálusk na ně vzrostl, když jsem začal míchat mimoškolní záležitosti s pedagogickou praxí, jako bylo intermezzo práce na Mít Vše Hotovo, dvou knihách z Melvilu, přednášení na školeních nejen PIL Microsoftu a další aktivity. Tehdy poprvé – a rozhodně ne naposledy – jsem vážně pochyboval o tom, zda je na mém počítači (stolním i přenosném) nainstalovaný ten správný systém.

Ale ať jsem zvažoval, jak jsem zvažoval, pořád se na něj nějak nedostávalo financí. Navíc to bylo v době, kdy na platformu Mac chyběla spousta software. Stručně, každé mé další zařízení běželo na Windows.

Fast-forward, IX/2014

Co ale dělat teď? Počítač potřebuji – a koupit si Lenovo Yoga s W8 s 512 GB diskem za nějakých 33000,- a hrozit se chvíle, kdy se systém kousne (nebo mi začne neskutečně vadit) a já budu muset stejně vyklopit další 3000,- za W7? Nebo to zvednout na 35000 a koupit si rovnou Win 8.1 Pro a downgradovat?

Zařízení by to bylo sice dotykové, ale šudlání po monitoru mi nechybí (máme jedno takové Lenoví All-In-One šudlátko s W8.1 ve školce, to mi ke spokojenosti stačí).

Když si člověk spočítá finance, najednou se ceny zas tak moc neliší. Navíc jsem dostatečně uvědomělý, abych se dopustil oblíbených pseudosrovnání cena MacBooků s low-endových PC, které frajersky vytahují všichni, kdo si chtějí poklepat před majiteli Maců na čelo a zvednout sebevědomí.

Klidně mě zavalte hardwarovými specifikacemi, ale vezme-li se co do kvality zpracování a výkonu kategorie počítačů, do které spadá MacBook, člověk se pohybuje na přibližně stejné cenové hladině, ať už kupuje zařízení s Windows, nebo Mac.

A co čert nechtěl, zrovna v té době jsem se dozvěděl, že mi v rámci mého studia bylo přiznáno studijní stipendium. Nečekaná injekce do kasičky rozhodla.

Najednou už to nebyla otázka, zda Mac nebo ne – ale začalo se promýšlet, který že to Mac vlastně lépe využiji.

Air nebo Pro? Overkill Is Better Than No Kill.

Nějakou dobu trvalo, než se mi podařilo rozseknout gordický uzel. Výdrž baterie a váha na straně jedné, zoufalé návyky ze světa windows (našlapat hardware, nebo se to po prvním ServisPacku nebude dát používat) na straně druhé.

V podstatě rozhodl kamarád, který – coby člověk světa počítačů znalejší než moje maličkost – prohlásil, že za roky či dva nemusí 4 GB RAM stačit, a to ani na Macu.

A potom se objevila možnost využít studentské slevy – a já se vydal do iStylu koupit si svého prvního Maca za cenu rovnající se Lenovu Yoga 2 s novou licencí W 8.1 Pro s možností downgradu na W7. A bylo vymalováno.

WTH? Unbelievable. It`s just working. Unstoppably.

Se žádným počítačem se mi nikdy nestalo, abych se mohl pustit do práce asi 5 minut po vybalení z krabice.

Pravda, kupoval jsem si vždy spíše lowendy (Acer, Asus i školní HP), nebo midclass zařízení (Toshiba, Asus Zenbook), takže srovnání není zcela na místě.

Na druhou stranu se sluší podotknout, že z těch pěti minut čekání jsem totiž asi tak 2 minuty hledal v KeePassu heslo od iCloudu (a AppleID), které jsem si před rokem založil, doufaje, že budu moci online editovat dokumenty v Pages, které mi klient poslal v zakázce.

Od té doby se počítač nezastavil. Za měsíc běžného používání mi spadla aplikace jen 3x (1x KomodoEdit, 2x PowerPoint pro Mac, při druhém pádu PPT zmrazil na chvíli celý Mac, to jsem měl docela našlápnuto ho úplně odinstalovat).

Slowly, the Oddyssey`s Ending

S výdrží baterky jsem při jasu staženém na přibližně polovinu na zhruba 11:00 hodinách. V práci jsem vlastně nabíjel jen jedinkrát. (Displej je mimochodem stále jasnější než byl na Asusu naplno. Navíc je to ty jo! retina.)

Váha 1,5 kg je úplně v pohodě.

Na klávesnici se píše skvěle. A na základní klávesové zkratky jsem si v pohodě zvykl. (Natolik, že při opravách PC ve škole automaticky a následně zuřivě mačkám Alt a divím se, že se nic neděje).

Až na drobná zaškobrtnutí jsou Office 2011 pro Mac OK. Ve státní správě se jich ovšem asi úplně nezbavím. LibreOffice šlapou stejně jako na Windows.

Raději však nemluvím o iTunes, AppStore nebo iBook. V těchto kategoriích nemá Windows zatím co nabídnout. Uvidíme, co na tyhle libůstky ovšem za půl roku řekne moje kreditní karta.

Kdybych chtěl být fiflena, začnu se rozplývat nad tím, jak se mi OS X s Dockem líbí. Windowsovské dlaždice mají něco do sebe, ale sorry, tenhle design je prostě čistší.

Happy Ending

OK. Uznávám. Tomáš Baránek si ze mě dělal na facebooku legraci, když tvrdil, jak budu litovat, že jsem musel před koupí tak dlouho trpět.

Zas tak moc jsem netrpěl.

Počítač jsem vždy vnímal a stále stále vnímám jako pracovní nástroj. Nástroj, který mi pomůže vyřešit nějaký problém. Lenovo Yoga by můj problém možná vyřešil také. Ale odpovědně můžu říct, že bych si práci s ním výrazně méně užíval.

iBeee. iBeee.

Když nevíte, do čeho se pustit, sáhněte po slideru

Slider

Image courtesy CARLISLEHVAC (flickr.com)

„Svůj GTD systém budete mít tak složitý, jak složitý si jej uděláte,“ chce se mi křičet pokaždé ve chvíli, kdy někdo hackuje, ladí či jinak przní Allenovu organizační metodu. A nejvíc mě rozladí, dozvím-li se, když systém začnou od podlahy hackovat úplní začátečníci. Proč? Proč? Proč?

Proč si raději metodu pečlivě neprostudujete, nějakou dobu nepoužíváte způsobem, který Allen navrhl? A teprve až pochopíte, kudy cesta nevede – a proč se teprve až potom nepustíte do prznění?

A jen tak mimochodem, když už si svůj systém domrvíte, neříkejte mu prosím GTD. GTD systém tvoří uzavřenou sérii konkrétních postupů. Dohromady fungují jako ozubené soukolí. Když se ale jeden dva zoubky vylomí, soustava začne skřípat. A časem se zastaví úplně.

Když Až vám totiž nakonec systém vybouchne, nenajdete pro GTD hezkého slova (podobně jako já nenašel kloudného výrazu pro 7 návyků efektivních lidí S. Coveye). Ono to chce notnou dávku sebezapření (a zdravého selského sebevědomí) uznat: „Systém mi vybouchl, protože jsem ho doprasil sám.“

Na druhou stranu – a do jisté míry na obranu všech przničů GTD – však musí zaznít, že David Allen nechal ve svém majstrštyku ve snaze nastavit svůj systém univerzálním způsobem – tedy i na papírové organizéry a diáře – ze pár nepřesností, či dokonce kiksů.

Jeden z kiksů v sobě ukrývají projekty.

Projektem v GTD se rozumí každá aktivita, k jejímuž dokončení potřebujete udělat více než jeden krok. Tolik známé a GTD-hackery milionkrát diskutované pravidlo. Nemusíte s ním souhlasit. Nemusíte se jim řídit do písmenka (Oops, a je to venku). (Nemusíte… konečně vůbec nic.)

Každý projekt si jen musíte zapsat na masterlist, tedy seznam Projektů. A pravidelně jej alespoň jednou za týden během týdenního hodnocení aktualizovat, případně u něj nastavit další kroky neboli činnosti.

A jsme u kamene úrazu. Pokud se totiž důsledně řídíte tímto pravidlem, navštěvujete svůj seznam projektů pouze sporadicky. Jako hlavní organizační nástroj vám slouží seznamy dalších kroků, rozsypaných po systému, a možná ještě kalendář.

Do kalendáře patří pouze termínované úkoly.

U kalendáře v GTD (zejména v elektronické podobě) platí pouze dvě možnosti. Buď jej používáte blbě a ve výsledku vám systém vybuchne, anebo jej používáte přesně podle Allena, ale systém vám na poslech skřípe, na pohmat drhne.

Na rozdíl od rádoby GTD-hackerů totiž lidé často berou až příliš dogmaticky Allenova doporučení. Umísťování připomínek patří mezi „nevychytaná“ pravidla. Ne, že by Allen systém nepromyslel. Ne, že by bylo GTD celé špatně. Jen prostě touha po univerzálnosti nástrojů zapříčinila, že některé věci prostě fungovat nebudou.

Dokážu si živě představit Allena, jak sedí za stolem, žvýká banán a přemýšlí nad zatrolenými projekty. (Respektive s jednotlivými činnostmi k projektům, které přitahují pozornost uživatele, leč buďme lidi a zjednodušujme si život a říkejme jim prozatím jen rozjeté projekty.)

Ze seminářů, které pořádal před sepsáním knihy Getting Things Done (2001), musel mnohokrát slyšet stesky „Ale já na některé rozjeté projekty prostě zapomínám.“ a „Dám si do kalendáře připomínku „Zrealizovat projekt xyz“, ale ten den se k tomu nedostanu… a pak na něj úplně zapomenu.“

Ono se úplně nabízí poradit „Tak si dejte do kalendáře připomínku na každý den od chvíle, kdy se projektem musíte bezpodmínečně začít zabývat. A tuto připomínku si denně připisujte, abyste měli projekt stále před očima.“ Jenže…

Dokážete si sami sebe představit, jak 14 dní před termínem sednete k papírovému diáři a k úkolům na každý den si začnete dopisovat projekt, kterému byste se měli věnovat, neboť …(termín/kontrola/čas) se blíží. A tohle dělat s x- projekty a x- týdnů, tak mě asi škrábne.

Očekávám, že právě trvalé upisování se k smrti je důvod, proč Allen podobné plovoucí připomínky k projektům nedoporučuje. Ne, že by nebylo užitečné tyto projekty mít v době, kdy se jim chcete/můžete/musíte věnovat, před sebou častěji než jednou za týden. Ne, že by nebylo užitečné ve chvíli, kdy máte hotové všechny úkoly juknout do kalendáře a hned vědět, jaká katastrofa se blíží. Ne, že by nebylo užitečné nejen jednou za týden vidět nálož aktivit z ptačí perspektivy a tak trochu usměrňovat priority. Bylo.

Ale ruku na srdce, vážně byste Allena poslechli a začali GTD používat, kdyby před vás žuchl mimo jiné i tenhle oupisovací balvan? (Jestli jste právě kývli, dejte si prosím pohlavek. Lhát se nemá. A pokud to nepomohlo, spoiler alert: grafomanie je choroba.)

Moderní technologie naštěstí tyto aktivity velmi usnadňují. Přesné definice a konkrétní postupy však Allen ani v jedné ze svých knih nějak neaktualizovat.

Co s pravidelnými aktivitami, které vyžadují jinou, specifickou přípravu – (nejlépe) jako projekt?

Buďme trochu konkrétní. Jak to vypadá v praxi učitele?

Jako každý jiný učitel mám v úvazku 22 hodin týdně. (Popravdě, teď o 4 kousky méně, neb správcuji bez dvacítky stovku počítačů, x- projektorů, interaktivních tabulí a další ICT techniky spolu s hromádkou dalších povinností s technikou spojených.)

Každá vyučovací hodina, má-li splnit svůj účel, vyžaduje pečlivou přípravu. Nestačí jen opravit testy z minulé hodiny. Nestačí jen prolistovat učebnici a naznat, že to pár cvičení 45 minut v pohodě zabije.

Má-li mít hodina smysl, vyžaduje stejnou přípravu, jako když člověk připravuje celoškolní projekty. Tedy promyslet cíl, promyslet očekávané výstupy, kterých žáci dosáhnou, promyslet sled aktivit, které je k těmto cílům dostanou, promyslet pomůcky, které budou potřeba, a tyto pomůcky (nejčastěji ve formě aktivit, cvičení, celých pracovních listů, interaktivních cvičení aj.) vyhledat na internetu anebo v drtivé většině případů vyrobit.

Obdobnou přípravou prochází pravidelně mých minimálně 17 hodin týdně (jedna hodina se opakuje dvakrát, neb učím půlenou informatiku – a témata většinou bývají v obou hodinách stejná nebo dost podobná).

Každý týden se mi tedy v kalendáři objevuje jako připomínka vyučovací hodina. A každý den/druhý den/jednou za týden se mi v kalendáři objevuje sada „projektů“-vyučovacích hodin. Vedle toho pracuji samozřejmě na dalších projektech.

(Pro představu v květnu: uspořádání mezinárodní konference CzechDalton včetně vyrobení pozvánky, připravení certifikátů pro téměř 120 návštěvníků a místností, kde se akce uskuteční, vydání 70stránkového almanachu u příležitosti 130/125 výročí vzniku naší školy, uspořádání projektu na Mezinárodní den dětí, kdy naši žáci budou po třídách natáčet krátká videa, dojednat zapojení školy do projektu v rámci výzvy 5.1 OPVK, změnit poskytovatele webové pošty, neb stávající přestal komunikovat (a tedy založit všem pracovníkům adresy, změnit nastavení nameserverů, a převést doménu pod jiného registrátora, což byla zajímavá zkušenost zejména s papírovou válkou), nakrmit webové stránky školy několika texty a opět nastavit učitelům nová přístupová práva/účty do stávajícího redakčního systému, vyhledat studio, které redesignuje webové stránky školy do nového redakčního systému, provést sérii konzultací a na dvou školách a porad se spolukonzultanty pro NIDV v rámci pilotáže metodiky vytváření učitelského portfolia pro zavedení Kariérního systému učitelů… a ještě pár zatím „tajných“ soukromých projektů, které snad – vyjdou-li – vyplují na povrch v průběhu června či července.)

V podobné změti dalších kroků a činností velmi často zmizí ze zřetele blížící se „termíny“ jednotlivých hodin či dalších aktivit. A stejně tak se jednotlivé další kroky objeví na seznamech dalších kroků vedle úkolů, jejichž realizace je sice nutná, ale není nutné udělat je „hned“ (jak říká Allan ASAP).

Proto jsem si GTD upravil do vlastního ne-GTD systému, který však na dovednostech a zkušenostech se více jak osmi lety soužití s GTD staví. I přidal jsem si kategorie, které mi v praxi chyběly.

Seznamte se: SLIDER

Plovoucí činnost neboli SLIDER je jednou z nových, ne-GTD kategorií.

Z hlediska organizační struktury GTD jsou slidery v podstatě připomínky pro „termínované“ projekty (případně jejich dalších kroků-činností), které se ovšem na svém konkrétním seznamu (tedy v kalendáři, neboť co jiného je kalendář než seznam termínovaných dalších kroků) dublují, triplují, kvadruplují či jinak opakují.

Slider vznikl jako reakce na klasický problém s aktualizováním seznamu dalších kroků během týdne.

Jak již zaznělo výše, člověk své seznamy nejčastěji aktualizuje během týdenního zhodnocení. To s sebou ovšem nese problém, kdy úkol uděláte a v rychlosti nenastavíte k projektu další krok (neb se přece děje až na konci týdne). A výsledek: práce na projektu se zastaví. U termínovaných úkolů: Mega-oops!

Proto si do (samostatného) Google kalendáře Slidery přidávám i termíny blížících se projektů, abych během dne na první pohled viděl, čemu se musím věnovat, až splním činnosti, které musely být ten den splněny.

Co z předchozího vyplývá? Veřejně se přiznávám. Jsem przničem GTD. A ne, nepoužívám GTD. Používám vlastní systém řízení pracovního procesu, který z principů GTD vychází.

Můj systém se v mnoha krocích i kategoriích blíží efektivní metodě organizace práce „IC“ [ai si:], kterou ze základních principů GTD vytvořil můj kamarád Robert Chudý. A pokud se chcete dozvědět více – či chcete konečně dostat všechny úkoly pod kontrolu – zvažte návštěvu některého z jeho seminářů. Budete muset ovšem počkat na další kolo, to aktuální je beznadějně obsazené.

Jak jsem vysvětloval [problém] aneb „Nápady na ubrousku“ v praxi

„Počkej, jak to myslíš, vydávat se za nějaký jiný e-mail?“, zeptaly se mě kolegyně, které jsem ukazoval, jak používat naše e-mailové rozhraní. Po poradě toho měly dost – a bylo mi jasné, že cokoliv jim „jen“ řeknu a na počítači ukážu, z toho si moc nezapamatují. Navíc, naprosto bez urážky – každý nemá schopnost představit si, jak určité věci na počítači fungují. Prostě je to jen běžný uživatel a víc vědět nechce. Takže jsem vzal kus papíru a nakreslil

 

„Podívejte se, tohle jste vy a tohle je vaše e-mailová schránka na školním serveru,“ odpověděl jsem. „Každý druhý den nebo minimálně dvakrát za týden byste se do něj měly přihlásit a zkontrolovat, jestli vám píše někdo z rodičů. Najdete e-mail, odpovíte a je to.“

Všechny souhlasně přikyvovaly a mně bylo jasné, že se do mailu podívají v průběhu října jednou za čtrnáct dnů a k nule se frekvence přihlašování přiblíží někdy koncem pololetí. Proto jsem obrázek doplnil.

„Pokud byste měly zájem, můžu vám nastavit takzvané přeposílání,“ dodal jsem co nejrychleji. „To znamená, že když vám někdo pošle e-mail na školní mail, automaticky se přepošle a skončí ve schránce, kterou používáte častěji, třeba na Seznamu nebo Centrumu.“

Bylo vidět, že je to zaujalo. Nastal čas to trochu zkomplikovat.

„Jenže to přeposílání má jeden háček. Ani Seznam ani Centrum zatím neumí posílat e-mail jako jiný uživatel.“ V očích se objevily otazníky. A tak jsem obrázek zase trochu rozšířil.

„To znamená, že když vám přijde e-mail, třeba od rodiče, skončí ve vaší školní schránce, odkud automaticky přeběhne do vaší seznamové schránky – a vy můžete odpovědět. Problém je v tom, že nebudete odpovídat z adresy školní, ale ze své soukromé. A to by se třeba mně osobně moc nelíbilo.“

Bylo vidět, že jsem nebyl jediný, komu se tahle myšlenka nelíbí. Takže nastal čas situaci trochu zkomplikovat.

„Existují dvě řešení. Jakmile dostanete na svou soukromou adresu e-mail týkající se školy, přihlásíte se do školního e-mailového rozhraní a můžete odpovídat – zpráva vám tam zůstane.

„Řešení číslo 2 je jednoduché. Existují služby, například Gmail http://gmail.com nebo LiveHotmail http://mail.live.com (dnes outlook.com, pozn. 2014), které vám umožní nejen všechnu poštu sbírat na jedno místo, ale současně také z jednoho místa odpovídat jako jiné účty. Prostě v adrese e-mailu vyberete z nabídky „Poslat mail jako …“ a je to hotové.

„A v čem je to jiné než loni?,“ zeptala se jedna z kolegyň.

Loni jste všechnu poštu stahovaly tady do toho jednoho počítače ve sborovně. Někdo přišel, všechny e-maily vytiskl a rozdal. Musely jste odpovídat odsud. Takhle můžete odpovídat odkudkoli – z domu, ze školy – a až máte čas.“

Každé dítě se narodí jako umělec. Problém je, jak má zůstat umělcem, až jednou … vychodí školu.

Jako dítě jsem si strašně rád kreslil. Do žádné výtvarky jsem nechodil, na Leonarda jsem také neaspiroval – prostě mě bavilo kreslit si. Vzpomínám si, že jsme spolu s bratrem a naším sousedem dokonce pořádali soutěže v kreslení. Už ani nevím, jak to dopadalo, ale doufám, že podobná „úchylka“ jako závody v kreslení dostatečně dokumentují můj zápal pro věc.

A pak přišla školní léta. Dokud se nezačaly obrázky známkovat, šlo to. Potom začalo přituhovat. Témata typu „zátiší s květinami“ mi opravdu neseděla, navíc se dostavila puberta – a s ním úplně jiné typy obrázků. Obaly sešitů a žákovské knížky začaly plnit geometrické tvary.

Na střední jsem, vedle faktu, že vůbec nerozumím chemii, zjistil, kolik 3D hranolů (rozumějte, kolik krychlí, kvádrů, jehlanů a hranolů vybíhajících z jedné základny) dokážu vměstnat na první stranu sešitu, aby bylo pořád ještě poznat, o jaký útvar se jedná. Žel, významný pokus zůstal nedokončen, neoblomná kantorka neměla pro geometrické pokusy pochopení a donutila mě první stranu sešitu vytrhnout. A tak jsem zase nějakou dobu downgradoval své obrázky a znovu kreslil 2D tvary. V chemii jsem při pohledu na profesorku (a na výsledky testů) vlastně kreslil jen jeden, asi vám nemusím říkat, jaký.

Pablo Picasso prohlásil: Každé dítě je umělec. Problém je, jak má zůstat umělcem, až jednou vyroste. Problém nevidím ani tak v dospívání. Problém vidím ve škole. Každopádně za sebe můžu zodpovědně prohlásit, že mi škola kreslení zprotivila.

Minimálně v mém případě se z umělce (dejme tomu), který se podle Pabla Picasa skrývá v každém dítěti, se stal obyčejný hltač stránek literatury rozmanité kvality a úrovně. Co jsem jako dítě dělal každý den, s tím se školní lavice vyrovnaly stejně rychle, jako se Papinův hrnec vyrovná s dobytčetem věku Metuzaléma.

Na vysoké mě kreslení ani nenapadlo, to jsem žil úplně jinými tvary. A po škole přišla praxe a s ní jedno velmi nepříjemné probuzení do reality: Zjistil jsem, že jsem se vlastně ve škole učitele vlastně vůbec nenaučil vysvětlovat problémy.

Namítnete: „Na tom se není co učit. To buď člověk umí, nebo neumí. A žádná škola tady nepomůže.“ I bral jsem tuto „pravdu“ za nezvratitelný fakt – stejně jako vy. Naštěstí jsem „uměl“ vysvětlovat problémy – alespoň žáci mi tvrdili, že na rozdíl od kolegyně, která je učila přede mnou, mému vysvětlení rozumí lépe. (Vzhledem k tomu, že kolegyně odešla pro svoji vrozenou učitelskou nešikovnost, jsem to nevnímal jako pochvalu.)

Netrvalo ovšem dlouho a otevřel se přede mnou úplně jiný svět. Objevil jsem království myšlenkových map, informací strukturovaných do smysluplných trsů a chuchvalců, které doprovázely – světe, div se – jednoduché kresby. A tak se ve mně znovu objevil dřímající obrázkový grafoman. (Jen tak na okraj, myšlenkové mapy obstály ve velmi náročné zkoušce: zkuste přesvědčit puberťáka, že takové větné členy je učivo, bez kterého se neobejde. Mapy pomohly neskutečně.)

Učím na „nenormální“ škole, která svou „nenormální“ učební metodu šíří na další školy. (Nenormálnost metody, zjednodušeně řečeno, spočívá v maximálním zapojení žáků do výuky tím, že se jim předá zodpovědnost za učení a nechají se samostatně SPOLUpracovat se spolužáky – bez výrazného „vedení“ učitele, který funguje v roli poradce a nabízí především pomocnou ruku.) A vzhledem k tomu, že jsme spolu s kolegou vytvořili vlastní (trochu bych se pochválil – jedinečný) způsob uspořádání učiva do „projektů“, stal jsem se apoštolem jedné z variant tzv. daltonského plánu (www.daltoninternational.org) tak trochu i já.

A tak se přišla i nutnost zapracovat na „přednáškovém“ stylu. Nouze naučila Dalibora housti – a stejně jako Dalibor, i Workaholic studiem mnoha a mnoha textů a následným aplikováním různých přístupů do praxe zjistil, že i vysvětlování problémů se dá naučit.

Jak překvapivé a především motivující! I učil se Workaholic tím, že piloval triky použitelné, odmítal tipy nefungující a především stále se studoval další a další materiály, které by mu s přednášením pomohly. I stali se jeho žáci pokusnými králíky, měl bych dodat, ale to by „serióznosti“ textu ani osoby Workaholica moc nepřidalo, a proto raději tuto větu škrtám: I stali se jeho žáci pokusnými králíky…

A tu mu jednou postavil osud do cesty přednášku Dana Roama. Už si vlastně ani nepamatuji, která to byla. Každopádně musím přiznat, že Roam změnil můj učitelsky vysvětlovací-přednášecí přístup od základů. A když vyšla anglická verze Roamovy příručky „vizuálního“ myšlení The Back of the Napkin, ocitl se Workaholic v sedmém nebi. Víc už studovat nebylo třeba.

Nápady na ubrousku nejsou totiž knihou ledajakou. Jejich autor, spolupracovník mnoha firem jako jsou Google, e-Bay, WallMart či v poslední době Microsoft se živí jako „profesionální“ vysvětlovač problémů. Jinými slovy, pokud máte obrovské množství dat – a nedaří se vám v nich najít jasnou, přehlednou a především pochopitelnou strukturu, Dan Roam je tím, koho potřebujete. A protože Roam nemůže být všude, zkuste jeho bytost nahradit jeho knihou.

Každý umí myslet vizuálně!

Roam přichází k vysvětlování problémů „revolučním“ přístupem – snaží se donutit posluchač používat nejen „běžné“ myšlení, ale jednoduchými obrázky donutit k činnosti i posluchačovu představivost. Na praktických příkladech vysvětluje, proč se hodí použít místo abstraktních, často snadno „uchopitelných“ problémů obrázky – a využít jejich jednoduché hravosti k přesvědčení posluchačů.

Praktický příklad jste viděli: ač se jedná o koncept naprosto cizí, vypadalo to, že po třech minutách moje kolegyně vysvětlování pochopily. Nemluvil jsem do prázdna, protože se všechny se shlukly kolem mne, aby lépe viděly, co jsem se jim snažil vysvětlit. Vidět znamená uvěřit – a pokud člověk vidí postupně, znamená to, že problém pochopí.

Dan Roam svoji knihu koncipuje nikoli jen jako „informativní“ text o efektivním způsobu myšlení. Jakmile se člověk do knihy začte (což díky skvělé historce o snídani na palubě British Rail nebude trvat dlouho), zjistí, že Roamova kniha nejen vysvětluje, jak problémy pomocí jednoduchých obrázků objasňovat. Kniha je současně i učebnicí, která ukazuje, jak efektivním způsobem problémy řešit. A jinak než jako bonus nemohu označit poslední věc: Vzhledem k tomu, že ji napsal člověk s obrovskými zkušenostmi z korporátního světa, stávají se Nápady na ubrousku i případovou studií jedné „komplikovanější“ firmy. Jinými slovy, na vlastní oči uvidíte, jak může takové vysvětlování použít (bez příliš velkého namáhání mozku) v praxi.

Jako učitel a lektor a můžu s naprosto čistým svědomím prohlásit: „Když začnu během vysvětlování nějakého problému skicovat jednoduché obrázky, posluchači najednou na vlastní oči vidí, z čeho se problém skládá, kdy vznikl a jak vypadá řešení, které jim navrhuji.“ A to je podle mě věc, která se může hodit každému – manažerovi, IT pracovníkovi, učiteli – prostě komukoli, kdo musí někdy někomu vysvětlit nějaký problém. Nemyslíte? http://www.melvil.cz/kniha-napady-na-ubrousku

(republikovaná recenze knihy Nápady na ubrousku, 2009. A proč? Protože škola přechází k jinému providerovi a čeká mě další kolečko vysvětlování, proč nám deset minut práce přesčas dokáže v budoucnu uspořit desítky hodin. Tak.)

Co si může z GTD odnést do praxe ředitel školy?

Seznamy činností leží v jádru GTD

Imagecourtesy: sunshinecity.

 

(Před nějakou dobou jsem napsal příspěvek pro učitelský portál rvp.cz na téma GTD. V průběhu psaní jsem původní článek radikálně zkracoval. Zde vám nabízím původní, nezkrácenou verzi příspěvku.)

Čas organizovat nejde. Člověk má 24 hodin a dost. Co člověk může organizovat, je proces, kterým jeho práce a úkoly prochází od okamžiku, kdy se objeví, až do okamžiku, kdy je označí za „hotové“. David Allen

„Zazvoní upozornění e-mailu. Zvedám oči od návrhu směrnice. Kolega ředitel chce přeposlat jednu zprávu. A další nový e-mail. Nabídka školení. Očima přejedu přes hromádku dokumentů čekajících na vyřízení. Výkazy práce. Učební dokumenty. Vytištěný „občasník“ České školní inspekce. Naprosto nečitelný e-mail, text bez českých znaků z CERA.

Rozdrnčí se telefon. Rukou šmátrám po stole a přemýšlím nad tím, na kterou hromádku jsem položil vytištěné podklady pro mzdy. Někde tady musí být! Volá zástupkyně z prvního stupně, že posílá domluvit studenty na praxi.

Přede dveřmi stojí rozrušený rodič. A za ním ve frontě učitelé připravující zájezd s 20 žáky do zahraničí. To mi připomíná, že musím zjistit, co synátor neuměl, že dostal za 3 z angličtiny. A taky zjistit, jak to je s jejich výletem na hory.

A další e-mail. Nabídka školení na projektový management. A za ním nabídka nových tabulí. A lísteček od sekretářky přilepený na stole, že by se měl dnes stavit někdo od zřizovatele a vyřešit, co se střechou, kterou minulý víkend zateklo. Škoda, odnesly to nově vymalované třídy. Takovou hezkou oranžovou si paní učitelka vybrala. A to mi připomíná, že se ještě neozval malíř s nabídkou, za kolik tu spoušť napraví. Měl bych mu zavolat.“

Klasická zátěžová situace. A spousta příležitostí na úkoly zapomenout. Úkoly neudělat. Nebo se jim alespoň na chvíli vyhnout.
Lidský mozek, doslova vycepovaný léty evoluce, vnímá každou událost jako potenciální hrozbu.

Nemusí to být hrozba fyzická, úplně stačí, aby člověka vykolejila z předem zvoleného rytmu. Nemusí to být jen e-mail, připomínka schůzky, dopis nebo klient, který se vehementně dožaduje pozornosti. Výsledkem je zvýšení stresu. A to nejen v práci.

Z praktického hlediska totiž nelze oddělovat pracovní záležitosti od záležitostí soukromých. Jakmile člověku jednou bleskne hlavou, že zapomněl koupit jogurty dětem k večeři, bude se myšlenka vracet, dokud je nekoupí.

Navíc většinu nápadů, které by se hodily v práci, v práci rozhodně nedostáváte.

Manažerská část ředitelské profese radí spolehnout se na osvědčený přístup a naučit se pracovat s vlastním časem. Jinými slovy, ponořit se do vod time-managementu.

S time-managementovými systémy a bojem s prokrastinací (česky (chorobným) odkládáním úkolů) se v posledních pár letech roztrhl pytel. Objevují se desítky knih, školení a školitelů, metod i přístupů k organizaci času a všichni slibují, že právě oni jediní naučí člověka efektivně pracovat s drahocenným časem.

Internet dnes zaplavují články s 5+ zaručenými tipy a triky, které pomohou zkrotit čas i úkoly.

Většina time-managementových metodik začíná u nejdůležitějšího: hledáním priorit a osobního poslání, jinými slovy, zjištěním, proč je člověk na světě, proč ráno vstane a začne třeba pracovat.

Pro život nejdůležitější záležitosti se ovšem v praxi nejobtížněji definují. A čím vyšší hora nevyřízených papírů leží před člověkem na stole, čím více zvoní připomínek e-mailů, čím více jednání probíhá, tím hůře se priority dodržují.

Mít ujasněné priority je rozhodně důležité. Obdobně důležité je také životní poslání.

Obojí se však jen těžko hledá ve chvíli, kdy se člověk topí v každodenní agendě, v úkolech, v nikam nevedoucích poradách a prodírá se hromadami výkazů, školních dokumentů a e-mailů.

V tuto chvíli zavětří hledači jednoduchých řešení a podlehnout kouzlu rychlých a snadných řešení „zaručených rad“ v čtivých článcích.

Popsané triky zní velmi lákavě. Triky chvíli fungují. Pomohou vytrhnout trn z paty.

„Systém by měl být jednoduchý, jak je to jen jde, ale ne jednodušší,“ prohlásil údajně Albert Einstein. Tipy a triky však ve výsledku systém příliš zjednodušují.

A tak člověk časem zjistí, že na některé záležitosti nenašel čas. Že se některé záležitosti neposunují vpřed. A že na spoustu věcí zapomněl. Zjednodušený systém „5+ tipů“ časem jednoduše „vybuchne“.

Co na to GTD?

Metoda GTD (neboli getting things done, do češtiny přeloženo jako mít vše hotovo) přistupuje k řešení úkolů „odspodu“, tedy od zvládnutí každodenní agendy.

Od prvního vydání v roce 2001 se Getting Things Done (zkráceně GTD) stalo jedním z nejvýznamnějších impulzů v oblasti osobní produktivity. Dnes metodiku používají stovky tisíc lidí. Školí se v tak rozdílných společnostech, jako jsou Google, BMW, Světová banka nebo Harvardská univerzita. (Dalším důkazem „obliby i efektivity“ mohou být desítky „variantních“ systémů jako například ZTD, které vycházejí ze základních postupů a principů GTD. Díky „zjednodušování“ ovšem mnohé z nich trpí výše popsaným problémem).

Řízení pracovního procesu (workflow management) staví na zautomatizovaném používání „zdravého rozumu“ a tvoří jej série kroků, které vám pomohou získat kontrolu nad každodenními záležitostmi.

Jasně definovaný postup uvolní ruce a vytvoří prostor, aby se člověk mohl věnovat důležitým věcem. Celý postup lze shrnout do pěti bodů:

  1. Sesbírat všechny záležitosti ve vašem životě předem určená místa.
  2. Nastavit „další činnosti“, které je pomohou vyřešit.
  3. Umístit připomínky činností na místa, kde se objeví, až to bude potřeba.
  4. Udělat činnost v případě, že vám to okolní podmínky umožňují.
  5. Zhodnotit pravidelně systém, aby člověk zajistil, že dělá správné“ věci.

Na první pohled jsou výše uvedené zásady zcela jasné. Ve stresu však člověk panikaří a přepíná do „chaotického“ módu. Místo adekvátní odpovědi na „zátěžovou situaci“ reaguje režimem „musím-stihnout-to-a-ještě-to-a-to“. Lidově řečeno, blbne.

Používáte-li však poctivě (chce se mi napsat neupravenou) metodu GTD (dá-li se tento přístup jako metoda nazvat), budete mít v každém okamžiku před sebou seznam naprosto jasných, konkrétních činností, nad kterými člověk nemusí přemýšlet a může je dělat jednu za druhou.

5 kroků pro zvládnutí každodenních záležitostí

Upravený proces GTD

Zjednodušený „rozhodovací“ diagram GTD, srov. Hyatt, 2007.

Všechno sesbírejte

Všechno, co děláte, čemu se věnujete a nad čím přemýšlíte, zachyťte do důvěryhodného systému. Tedy, mimo svoji hlavu.
Budete-li se snažit všechno si pamatovat, pravděpodobně na spoustu záležitostí (ať drobností, nebo opravdu důležitých) zapomenete.

Jednoduchá pomoc zní: Hlava ať tvoří nové nápady na skvělé projekty a systém ať vám nápady připomínal.

Vytvořte si tedy nějaké externí místo nebo místa, kam všechny podněty shromáždíte.

GTD označuje toto místo termínem vstupní schránka.

Do schránek se ukládá celodenní kolotoč nápadů, nově získaných informací, požadavků, úkolů, telefonátů, e-mailů, přání, záměrů a předsevzetí.

Do schránky zaznamenejte všechno, jakoukoliv záležitost, kterou jste vpustili do svého světa, která nepatří tam, kde se právě teď nachází, a u které jste ještě neurčili její výsledek a nenadefinovali nejbližší konkrétní krok řešení. (Viz Allen, 2008, str. 24)

Jako schránku může člověk použít víceméně cokoli, např. plastovou přihrádku na papíry a došlou poštu, inbox v e-mailovém klientu, mobilní telefon s nahráváním hlasu, program na vedení poznámek, žluté lepíky nebo obyčejný notýsek.

Jedna schránka vám však stačit nebude. Přes den se nacházíte na mnoha místech, doma, v ředitelně, ve třídách, na poradách s dalšími řediteli, na provozních poradách, na cestě do práce, z práce – a v každé chvíli vás může napadnout řešení nějakého problému či podnět pro novou činnost. Mějte tedy u sebe něco, do čeho si dané záležitosti zaznamenáte. (Jak už to v praxi bývá, většinu nápadů, které by se hodily v práci, v práci rozhodně nedostanete.)

Při vytváření schránek se řiďte čtyřmi následujícími pravidly:
(1) každou neuzavřenou záležitost musíte zaznamenat mimo svou hlavu,
(2) proto musíte mít v každém okamžiku jednu ze schránek k dispozici.
(3) Počet schránek musí být co nejmenší, ale současně plně postačující,
(4) a jejich obsah se musí pravidelně vyprazdňovat – tedy zpracovat.

Vyjdeme-li z příkladu výše, potom se ve schránce objeví následující seznam záležitostí (ideálně každá jako samostatná poznámka).

  • Přeposlat X.Y. plán krizového řízení.
  • Nabídka školení projektový management víkendovka za 3 měsíce
  •  Výkazy práce
  • Učební dokumenty
  • Zpravodaj ČŠI
  • Zpráva z CERA
  • Studenti – praxe
  • #&@!! Podklady pro mzdy?
  • Stížnost rodiče na známkování v ČJ v 6. ročníku
  • Zájezd do Vídně
  • Proč má David 3 z AJ?
  • Pojede letos David na hory?
  • Nabídka nových tabulí
  • Přijde X.Y. vyřešit vytopené třídy
  • Zjistit, za kolik třídy vymaluje X.Y.Z.?

Zpracujte schránku

Mnoha lidem ke spokojenosti stačí už i první krok, tedy zaznamenat si informace někam mimo hlavu.

Spokojenost je to však zrádná. Může totiž nastat opačný extrém – nápady a úkoly si člověk zapíše, ale tím pro něj končí. Některé záležitosti si zapamatuje a vyřeší. Na další si vzpomene a udělá je. A zbytek založí do zásuvky ve stole. Anebo se utopí v záplavě žlutých lístečků nalepených všude ředitelně.

Schránky pravidelně vyprazdňujte. Stanovte si na tuto činnost konkrétní dobu, třeba před odchodem z práce na oběd nebo domů, a chovejte se k této době jako k normální schůzce.

Určitě však nenechejte obsah schránky doutnat do dalšího dne. Během dne jste si zcela jistě poznačili něco, co můžete vyřešit cestou domů, třeba telefonát babičce nebo to, že musíte koupit jogurty. A zcela jistě ve schránce najdete něco, co můžete/musíte udělat zítra dřív, než dorazíte do ředitelny.

Při zpracování schránky nic nepřeskakujte a postupujte záznam po záznamu shora dolů (nebo naopak).

Nejprve si uvědomte, jakou přesně záležitost jste si zaznamenali.

Co to je? Je to záležitost týkající se nové směrnice? Nového projektu? Chyby ve výkazech? Na co konkrétně si rodič stěžuje? Dostali jste nápad na novou vyučovací hodinu? Žádost o zaměstnání? Výtku hygieny? Odkaz na stránky, které vám někdo doporučil?

GTD pracuje se dvěma typy záležitostí: zrealizovatelnými (tedy vyžadujícími nějakou další činnost) a nezrealizovatelnými (které další činnost nevyžadují).

Zvažte tedy, zda tato sebraná záležitost vyžaduje nějakou činnost – a je-li možné ji v dohledné době provést.
Máte čas pustit se do nového projektu? Nebo je to jen informace, kterou budete někdy v budoucnosti potřebovat?

Ihned nezrealizovatelné záležitosti:
1) zahoďte,
2) uložte pro případnou realizaci někdy později,
3) založte do „kartotéky“ v případě, že se jedná o např. doplňující informaci k již řešené záležitosti (třeba k projektu).

U každé záležitosti, o níž jste usoudili, že je možné ji realizovat, se zeptejte:

Jaký je další krok?

Jinými slovy, jaký jeden jediný krok, jakou jedinou činnost můžete udělat, abyste tuto záležitost posunul/a o kousek blíž ke splnění? Co přesně uděláte, abych mohl tuto záležitost označit jako vyřízenou?

Přesně pojmenovanou činnost (tedy Zavolat xyz, napsat e-mail, vyhledat ve směrnicích, koupit abc, předat osobě xyz a další)

1) udělejte,
2) delegujte,
3) odložte na později.

Zda se do činnosti pustíte hned nebo později pomůže rozhodnout pravidlo dvou minut.

Pravidlo 2 minut: Jde-li záležitost provést během dvou minut, udělejte ji hned. Více času strávíte zapisováním na konkrétní seznam úkolů.

Co například stihnete během dvou minut?

  • odpovědět stručně na e-mail,
  •  vyhledat telefonní číslo,
  • ověřit telefonem nějakou informaci,
  • objednat stůl na oběd/večeři,
  • rychle prohlédnout text na webu či v časopisu a zjistit, zda se vyplatí jej číst celý.

Projekty – úkoly vyžadující více činností

Pro činnosti vyžadující více než jeden krok, používá metoda GTD poněkud nešťastně pojem projekt. Zapomeňte na vše, co se vám honí při zaslechnutí slova projekt hlavou, a držte se definice:

Vyžaduje-li splnění záležitosti více než jeden krok, vzniká v GTD tzv. projekt.

„Nimrání se“ v otázce Jaký je další krok? musí znít opravdu dětinsky. Není to dětinské.

Během dopoledního/brzy odpoledního kolotoče nemá člověk čas přemýšlet nad tím, co by měl vlastně dělat. K tomu mu slouží seznam úkolů a kalendář.

Prohlédněte si svůj seznam úkolů na dnešní den.

Kolik z těchto úkolů jsou jen „nástřely“ toho, co byste měli dělat? Které úkoly neříkají přesně „Udělej to nebo toto? A především: Které úkoly vyžadují více než jeden činnost, aby byla záležitost splněná? Kolik je v něm činností, které nemůžete udělat na jednom místě? Kolik činností, ke kterým vám schází doplňující informace?

Seznam úkolů může vypadat také jinak.

Představte si, že jste robot.

Robot nad pokyny přemýšlí, pouze reaguje. Obdobně si připravte také jednotlivé úkoly. Nač během dne plýtvat energií a zjišťovat, co že to vlastně máte udělat?

Položíte-li si otázku Jaký je další konkrétní, viditelný krok? (jinými slovy Jakou konkrétní činnost udělám?) nikdy si neodpovíte neřešitelným postupem. Odpovíte „akčním“ slovesem, které jasně řekne: Udělej toto…

Zorganizujte další činnosti a projekty

Až si uvědomíte, jakou záležitost přesně řešíte, zda je vůbec řešitelná a určíte, jakou další činnost pro její vyřešení musíte udělat, uspořádejte záležitosti do systému.

Všechny sebrané (a rozhodnuté) záležitosti lze umístit na jedno z pěti následujících míst:

  • Seznamy Dalších kroků (tedy činností) – GTD radí rozdělit si tyto seznamy podle tzv. kontextů, tedy pomůcek, lidí nebo prostředí, které potřebujete k jejich provedení.

Běžně se setkáte s kontexty jako „Ve škole“, „V ředitelně“ „Doma“, „Na počítači“ (nebo „Offline“ a „Online“ v případě, že někdy pracujete bez internetového připojení), „Telefonáty“ a další.

Samostatnou skupinu potom tvoří kontexty podle jednotlivých lidí, které k činnosti potřebujete. Jinými slovy, objeví se vám seznamy probrat s Karel, David a další.

  • Seznam „Čekám na…“ – Delegované úkoly si veďte na samostatném seznamu. Kromě osoby si na tento seznam také zapište datum, kdy jste záležitost delegovali a požadovaný termín splnění.
    Ve školním prostředí se člověk běžně nesetká s reporty, tedy zprávami o stavu delších projektů. Vytvořte si proto v kalendáři připomínky, kdy si u daného člověka ověříte, jak to s řešením úkolu vypadá.
  • Seznam projektů – Projekty, tedy záležitosti vyžadující více než jednu činnost, si veďte na samostatném seznamu. Seznam pravidelně procházejte a aktualizujte, aby měl každý „aktivní“ projekt nastavenou alespoň jednu další činnosti.
  • Kalendář – Do kalendáře patří jedině činnosti, které mají přesně stanovený termín, kdy musí proběhnout. (Nejen o vedení kalendáře bude pojednávat příští článek.)
  • Seznam Někdy/Možná – do tohoto seznamu se zapisují položky, o nichž jste se v okamžiku zpracování nedokázali rozhodnout, zda je v budoucnu nebudete chtít realizovat. Objeví se zde například nápady na nové projekty, netradiční vyučovací hodiny, další možné investice (až se nebudou hasit požáry).(Vedle pracovních záležitostí se mohou objevit třeba i tipy na výlet s dětmi, recepty na uvaření a další. Nebojte se proto seznam Někdy/Možná rozdělit do různých oblastí, podobně jako jsou seznamy dalších činností rozdělené podle kontextů.)

Jak bude vydat úvodní situace v uvedených krocích?

  • Přeposlat X.Y. plán krizového řízení.

Jaký je další krok? Vyhledat v PC plán a napsat stručný e-mail. Záležitost do 2 minut? Udělat.

  • Nabídka školení víkendovka projektového managementu za 3 měsíce

Jaký je další krok? Nyní není možné rozhodnout. Odložit na seznam Někdy/Možná. Zapsat připomínku do kalendáře, kdy už budete znát další okolnosti a budete se moci rozhodnout.

  • Výkazy práce

Jaký je další krok? Zkontrolovat, zda sedí odsuplované hodiny, náhradní volna, dovolené, návštěvy lékařů aj. Jsem ten správný člověk? Ne. Delegovat zástupci/hospodářce. Na seznam „Čekám na“ zapsat připomínku k činnosti. Do Kalendáře zapsat úkol „Předat ekonomce zkontrolované výkazy“ ke dni, kdy musí být záležitost hotova.

  • Učební dokumenty

Jaký je další krok? Zkontrolovat, zda sedí učební plán a celé ŠVP s revizemi na aktuální školní rok. Mohu to udělat do 2 minut? Ne, potřebuji koordinátora a přibližně 30 minut času. Na seznam Projekty zapsat projekt „Zkontrolovat učební dokumenty“. Do seznamu .Eva zapsat „Domluvit 30 minut kontrola ŠVP“. (Po dohodě následně do Kalendáře zapsat novou „schůzku“.)

  • Zpravodaj ČŠI

Jaký je další krok? Prostudovat zpravodaj. Na seznam dalších činností Prostudovat zapsat připomínku úkolu. A zpravodaj založit do složky „K přečtení“ (případně uložit soubor do sdílené složky v počítači, k níž máte přístup třeba z telefonu a můžete dokument prostudovat cestou z práce v hromadné dopravě).

  • Zpráva z CERA

Jaký je další krok? Rozšifrovat, co text znamená. Jsem ten správný člověk? Ne, češtinář to zvládne lépe. Tedy, delegovat a případně na seznam .Lukáš zapsat „Předat zprávu CERA“ (nebo nalepit na vytištěný dokument lísteček s úkolem). Zapsat na seznam Čekám na připomínku „Prostudovat do češtiny přeložený dokument CERA – Lukáš“.

  • Studenti – praxe

Jaký je další krok? Nechat studenty podepsat BOZP a další dokumenty. Jsem ten správný člověk, který je má poučit? Ne. Delegovat úkol zástupci/pověřenému učiteli. Na seznam Čekám na zapsat připomínku „Podepsané BOZP studenti – praxe“.

  • Kde jsou #&@!! podklady pro mzdy?

Jaký je další krok? Najít svoje podklady. 2 minuty? Udělat (tedy najít). A dále rozhodnout, případně jako další činnost V ředitelně zapsat připomínku „Vyplnit výkazy pro mzdy EU peníze“.

  • Stížnost rodiče na známkování v ČJ

Jaký je další krok? Probrat známkování s dotyčným učitelem. Na seznam .Lukáš zapsat připomínku „Probrat známkování v ČJ, projít podklady pro známky“. (Nebo domluvit termín a zapsat do Kalendáře připomínku.)

  • • Zájezd do Vídně

Jaký je další krok? Dohodnout termín, kdy se s učiteli sejdu a projdu jednotlivé dokumenty, seznam účastníků a další. Na seznam .Katka připomínku „Domluvit termín – schůzka Vídeň.“ Do Kalendáře vyhradit čas pro schůzku. A na seznam Projekty zapsat „Uspořádat zájezd do Vídně“. Zahraniční zájezd minimálně znamená vyřídit povolení (oznámení) výjezdu zřizovateli (seznam Na počítači „Vyplnit povolení Vídeň“). Dále vyřešit s .Hospodářkou cestovní výkaz, zálohu na cestovné a pojištění účastníků a další úkoly, které vás v souvislosti s tímto projektem napadnou.

  • Proč má David 3 z AJ?

Jaký je další krok? Zatelefonovat odpoledne paní učitelce a zjistit, co se stalo. Zapsat připomínku do Kalendáře nebo na seznam Telefonáty.

  • Pojede letos David na hory?

Jaký je další krok? Napsat e-mail třídní učitelce a zjistit, jak to vypadá. 2 minuty? Udělat. (Pokud je vypnutý počítač, potom na seznam Na počítači zapsat připomínku.)

  • Nabídka nových tabulí

Jaký je další krok? Není realizovatelné, nejsou peníze. Založit do podkladů (složka např. nabídky tabule), případně zahodit.

  • Přijde X.Y. vyřešit vytopené třídy

Jaký je další krok? Zapsat do Kalendáře schůzku. A případně si vyhradit čas před schůzkou na sepsání dalších informací a záležitostí, které s X.Y. potřebujete vyřešit. A na seznam Projekty zapsat „Zařídit vymalování tříd“.

  • Zjistit, za kolik to vymaluje X.Y.Z.?

Jaký je další krok? Zavolat malíři. Mám číslo? Ne. Úkol tedy je „Vyhledat číslo na webu“ nebo rovnou zaúkolovat .Hospodářku. Umístění připomínky na patřičný seznam už doplníte sami.

A benefit?

Z úvodního chaosu vznikly naprosto jasné činnosti umístěné na několik seznamů. Na těch se ocitly vedle dalších aktivit, které můžete udělat, máte-li po ruce konkrétní pomůcku nebo člověka. A už vůbec nemusíte přemýšlet, co přesně ještě můžete udělat.

Zhodnoťte

V GTD hodnotíte na několika úrovních.

V každém v každém okamžiku přehodnocujete, zda děláte právě to, co dělat máte (nadefinované další činnosti a projekty versus nově se objevivší záležitosti).

Jedenkrát za týden provádíte tzv. týdenní hodnocení, během kterého aktualizujete celý systém. U každého projektu zkontrolujete, zda jste si k němu nastavili další činnost. U některých projektů také zjistíte, zda se vyplatí se jim vůbec věnovat. A případně přidáte projekty další.

A samozřejmě hodnotíte i z hlediska krátkodobějších a dlouhodobějších cílů a priorit, kdy se rozhodujete, zda se jedná o věc, kterou musíte dělat / měli byste dělat / chtěli byste dělat anebo mohli dělat, kdyby … (O prioritách a hodnocení bude některý z příštích článků.)

Udělejte

V ideálním případě člověk ví, co má dělat. Jenže ideální případ nastane tak jednou za měsíc. X+1 věc si žádá vaší pozornost, X dalších vyžaduje vaše rozhodnutí.

Zní-li předpoklad GTD „vytvořit si důvěryhodný systém“, musí i tento sytém bezpodmínečně poskytnout vodítka, podle nichž se budete rozhodovat.

GTD nabízí 4 kritéria, podle nichž v každém okamžiku rozhodujete o tom, co budete dělat.

  • kontext, v němž se nacházíme,
  • priorita daného úkolu,
  • energie, která člověku zbývá,
  • čas, který má k dispozici.

Kritéria mluví sama za sebe, nemyslíte? Nezbývá než se do úkolu pustit (rozumějte „donutit se“).

Můžete být v klidu, i když máte hromadu práce

Cestu od nápadu k podepsané smlouvě, vytvořené směrnici, evropskému projektu či dobře vybavené a jako hodinky fungující škole tvoří desítky, stovky, ne-li rovnou dílčích kroků a činností.

David Allen však odvážně tvrdí, že „i když má člověk práce nad hlavu, může fungovat produktivně, s jasnou hlavou a pozitivním pocitem uvolněné kontroly nad situací.(Allen, 2008, str. 11) A praxe mu dává zapravdu.

Ono totiž úplně stačí, když si vytvoříte důvěryhodný (a pravidelně aktualizovaný) systém, ze kterého během dne okamžitě zjistíte, co konkrétně můžete v dané situaci (a za daného množství času a energie) udělat.

A pak už stačí dělat jeden krok za druhým – a nemůže se stát, že někdy nebudete mít hotovo.

GTD tm a Getting Things Done tm jsou registrované ochranné známky společnosti David Allen Company. Text článku pojednává o přístupu k organizaci práce, který z metody GTD vychází. Liší se např. v označení jednotlivých kroků řízení pracovního postupu nebo též v mírně upravené podobě rozhodovacího diagramu. Úpravy vycházejí z autorovy více jak 6leté zkušenosti s používáním metody v učitelské, lektorské a další „mimoškolní“ praxi.

Použitá literatura

Allen, D. 2009. Aby vše klapalo. Brno : Jan Melvil Publishing, s.r.o., 2009. ISBN 978-80-87270-00-4.
Allen, D. 2001. GTD Fast. [CD] místo neznámé : Nightingale – Conant, 2001.
Allen, D. 2008. Mít vše hotovo. Brno : Jan Melvil Publishing, 2008. 978-80-903912-8-4.
Hyatt, M. 2007. My Current Workflow System. 2007. [cit. 2013-2-24]. Dostupný z WWW: [http://michaelhyatt.com/my-current-workflow-system…].

Jaké systém práce s úkoly pomáhá vám? Podělte se o něj v komentářích.

Chcete odebírat příspěvky do svého e-mailu? 


 

Jak zpracovat poznámky z knihy do myšlenkové mapy?

Studijní poznámky ve formě myšlenkové mapy

Studijní poznámky z knihy ve formě myšlenkové mapy

Začne-li se mluvit o poznámkách a výpiscích z knih z dob školních škamen či studií, nejednomu z nás se zamlží zrak vzpomínkami na hromady papírů a sešity plné náčrtků, odrážek, šipek a barevných komentářů vytvořených tehdy populární „čtybarevkou“.

A mezi tím na stránkách drtivé většiny z nás skvěly se řádek za řádkem úhledně (-jak kdo-) vypracované poznámky ve formě osnovy textu s vysvětlením konkrétních, tehdy veledůležitých pojmů.

Doba byla taková. Jen ti opravdu šťastní měli osvícené učitele, kteří je naučili dělat výpisky jiným způsobem (než jak bylo psáno v učebnicích českého jazyka pro 5. ročník, část Sloh, kapitola Poznámky a výtah), nebo natolik rozumu, aby si vytvořili systém na poznámky vlastní.

Těm měně šťastným trhala pravidelně paní učitelka (tehdy ještě „soužka učitelka“) sešity do Vlastivědy se slovy: „Piš to pořádně, úhledně a pod sebe!“

Dnes se doba naštěstí změnila.

V minulém článku na téma „jak efektivně studovat“ jsem mluvil o základním postupu pro čtení populárně naučných knížek, kterému učím své žáky.

V posledním bodu zazněla rada převést si poznámky do digitální podoby, a to buď do nějakého „lineárního“ nástroje, který nabízí klasickou strukturovanou osnovu (Evernote nebo OneNote), nebo do software na vytváření myšlenkových (aka mentálních) map.

Proč využívat pro poznámky formát myšlenkové mapy?

Patříte-li do skupiny „vizuálních humanoidů“, tedy těch, kterým více vyhovuje „obraz připomínající“ zpracování poznámek, bez myšlenkové mapy těžko uděláte pořádnou ránu.

Mapa vám umožní:

  • Vyjádřit hlavní myšlenky jednotlivých částí knihy pomocí klíčových slov.
  • Uspořádat tato klíčová slova / informace do smysluplné struktury.
  • Přidat symboly, diagramy a další analogie, kterými zdůrazníte klíčové myšlenky.
  • Snadno zopakovat informace, které jste si ještě nezapamatovali.
  • (pokud bude kreslená rukou) Snadněji si některé informace vzpomenout.

Jak při vytváření mapy postupovat?

1. Prostudujte celou knihu.

Jeden ze způsobů by byl nejprve knihu prolistovat, udělat si do nové mapy drobné poznámky o stylu, povaze a struktuře kapitol, obsahu a nejzajímavějších pojmech v rejstříku. (Tedy rozšířit body 3. a 4. minulého článku.) Několikrát jsem vyzkoušel a tento způsob zavrhl. Prostě mi nevyhovovalo příliš dlouhé zdržení u samého začátku knihy.

Místo toho radím svým žákům (přesněji od 6. třídy): pročtěte si nejprve celou knihu, zatrhávejte v textu, pište si do okrajů, když nestačí okraje, použijte lepíky, ale nezdržujte se u čtení „downloadem“ do digitální podoby. U mnoha učebnic byste totiž mohli narazit na fakt, že vás tuze nebaví. Místo vypisování nejdůležitějších informací sklouznete do studijní metody „nechce se mi přemýšlet, podtrhuji všechno“.

2. Vytvořte novou mapu a pečlivě ji pojmenujte.

V současné době není na trhu platformy Windows nástroj na tvoření map, který by dokázal Průzkumník Windows nebo GoogleSearch (hodně zjednodušeně řečeno) analyzovat a fulltextově indexovat. V praxi to znamená, že v počítači nevyhledáte mapy podle jejich obsahu, ale jen podle jejich názvu. S platformou Mac nemám zkušenosti a budu rád za každou informaci.

Nejčastěji používám jméno autora a název knihy plus několik klíčových slov. V systému souborů to nevypadá vůbec hezky, ale čert to vem.

3. Vypište základní informace o knize.

Na citace se často zapomíná. Pokud nepoužíváte pravidelně nástroj na hlídání bibliografických citací (např. Citace.com nebo Spravovat prameny ve Wordu), naučte si psát si tyto informace do svých poznámek automaticky, byť se jedná třeba jen o delší článek na internetu. Vyhovuje mi vypsat si tyto informace do samostatné větvě.

Co přesně si poznačit?

Záleží na zdroji, ze kterého studujete. Pro českou citační normu ISO 690 postačí následující informace.

  • Běžná kniha: autor, název díla, překladatel, místo vydání, nakladatelství, rok vydání, počet stran, ISBN.
  • Web: autor, název textu, název webu, server/název vydavatelství, [Online:] den.měsíc.rok vydání, den.měsíc.rok (eventuálně hodina) návštěvy, adresa URL, (případně) ISBN.
  • Článek v časopisu: autor, název, název časopisu, rok vydání, (edice, svazek), číslo vydání, (event. datum vydání), strana.

Více podrobností pro další typy publikací naleznete například na stránce Citace.com nebo ve MS Wordu (máte-li verzi 2007 a vyšší).

(Poznámka typografická: Word vám případný seznam citací nevysází do textu typograficky úplně správně. Pokud narazíte na zoufalce, který vás bude při obhajobě za toto pochybení peskovat (a nestudujete-li zrovna typografii), argumentujte tím, že ani samotná norma ISO 690 není vysázená správně. Třeba to zabere.)

4. Pomocí obsahu vypište názvy jednotlivých kapitol (a podkapitol) do samostatných větví.

Přestože vám přijde psaní všech (i těch málo významných kapitol, kde jste si nepoznačili nic) jako zbytečné, udělejte to. V ideálním případě obsahují názvy podkapitol klíčové pojmy. Ty vám pomohou v následujícím kroku.

5. Ke každé kapitole napište shrnutí vlastními slovy.

Stručně do 1-5 vět shrňte, co jste se z kapitoly (eventuálně podkapitoly) dozvěděli.

Není potřeba se rozepisovat do složitých souvětných konstrukcí. Cílem je vytvořit si v tuto chvíli „shrnutí“ obsahu celé diskutované problematiky. (Podobně jako třeba v Cornell Notes aka Poznámky ve stylu Cornell).

6.Vypište si klíčové informace.

Nyní nastává největší dřina. Vypisujte podtržené části textu, opisujte své poznámky, hodnocení, komentáře, shrnutí. Neopisujte otrocky celé věty, ale zhušťujte své výpisky do klíčových slov. Čím více budete u psaní poznámek a výpisků přemýšlet, tím snadněji si informace zapamatujete.

Myšlenková mapa bude užitečná do té míry, do jaké budou jednotlivé klíčové informace strukturované. Nebojte se vytvářet podvětve i pro jediné slovo (či vysvětlení pojmu).

Při vypisování důsledně rozlišujte vlastní komentáře od autorova textu.

V jakýchkoliv výpiscích postačí vytvořit si vlastní systém značek. Já používám následující skupinu značek

Q: quote (a text kurzívou) pro přesnou citaci (včetně strany),
S(Sum): summary (tučným textem) pro shrnutí obsahu vlastními slovy
C: comment (bez formátu) pro můj vlastní komentář k vypsanému textu (hodnocení, hodně volné převedení textu do vlastních slov).

V případě, že jste narazili na zajímavý diagram, graf či tabulku, vyfoťte si ji (třeba telefonem se slušným aparátem) a vložte ji do mapy. (Nezapomeňte si k obrázku připsat také základní bibliografické údaje.)

7. Ke každé kapitole (části kapitoly) si vytvořte studijní otázky.

Na konci vypisování kapitoly se na chvíli zastavte a do samostatné větve si pod každou kapitolu vypište tzv. „studijní otázky“. Jinými slovy, při představte si, že jste učitel a zkoušíte studované učivo.

    • Jak by zněla otázka na tento pojem?
    • Jak by se učitel zeptal na tyto informace?
    • S čím by učitel srovnal tuto část?
    • Jak by v testu vypadal tento diagram?

Všimněte si, že se jedná o tzv. doplňovací otázky, vyžadující doplnění odpovědi. Klasické zjišťovací otázky (tj. otázky ano/ne) k přemýšlení moc nevedou.

8. Dokončete strukturu mapy.

  • Pomáhají-li vám barevné asociace, přebarvěte jednotlivé větve mapy do jednoho tónu a jednotlivé části mapy barevně rozlište.
  • Sjednoťte vzhled studijních otázek v jednotlivých kapitolách.
  • Do „volných“ témat (floating topic) doplňte obrázky. Pomocí „vztahů“ (a plovoucích témat) naznačte vztahy mezi jednotlivými kapitolami.
  • Doplňte do úvodního shrnutí zpřesňující informace.
  • Propojte pomocí hyperlinků s dalšími mapami týkajícími se podobného tématu či s webovými stránkami (studiemi, výtahy, videi k tématu atd.)

Jak s myšlenkovou mapou dále pracovat?

Jedná-li se o učivo, z něhož vás bude někdy někdo zkoušet (a pokud čte tento text některý z mých žáků (či jeho rodič) a jedná-li se o doporučenou knihu nebo článek, ano, bude), naplánujte si do kalendáře opakování. Pokud se mapa týká nějakého hlubšího zkoumaného problému (VŠ studenti, zbystřete), vložte si do svých „výzkumných deníků“ patřičné komentáře či odkazy mezi položky Maybe.

Při opakování tématu zpracovaného v mapě postupujte zcela opačným způsobem.

  1. Do NOVÉ mapy si vypište vše, co vás k danému tématu napadá. (Využijte např. brainstorming mode, který nabízí téměř každý pokročilejší mapovací software. Nebo postačí kus papíru velkého papíru.)
  2. Uspořádejte vypsané informace do logických (a strukturovaných) celků.
  3. Doplňte další informace, napadnou-li vás.
  4. Okopírujte si z jednotlivých kapitol studijní otázky. (Nebo otevřete pouze větve s otázkami.)
  5. Odpovězte z hlavy na otázky.
  6. Nevíte-li dále, otevřete ve druhém okně původní mapu s poznámkami a začněte studovat.
  7. Do nové „učební“ mapy vypisujte pouze informace vlastními slovy. (Pravidlo se netýká termínů. Ujistěte se ovšem, že máte dostatek konkrétních příkladů, kterými dané termíny dokážete ilustrovat.)

Myšlenkové mapy si vydobyly pevné místo v osnovách většiny škol na všech úrovních. Aniž bych sklouzl do vod rádoby výzkumů vnímání či třídění lidí do skupin podle různých stylů učení, z praxe mám ověřeno, že určité skupině studentů tento způsob záznamu vyhovuje. Jako učitel cítím povinnost vybavit své studenty dovednostmi odpovídající jejich potenciálu či stylu myšlení. (Fuj, to zní pateticky. Ale je to pravda.)

A vy nevizuální, kterým vyhovuje spíše klasická osnova, který z výše uvedených kroků nelze použít, využijete-li např. zobrazení osnovy v klasickém rozumném textovém editoru?

Chcete-li, můžete si stáhnout moji šablonu na vytváření poznámek v Evernote, jako .rtf nebo jako myšlenkovou mapu v MindManageru a Freemindu.

Jakým způsobem zpracováváte své poznámky z knih vy? Jakým způsobem si nastudované a vypsané opakujete? Podělte se o své zkušenosti, tipy a triky v komentářích.