Book review: Ten Commandments for the Thriving Writer by Karen Banes

It doesn’t matter whether you’re moonlighting or thinking of becoming a freelancer, you can take from „10 commandments for the Thriving Writer“ quite something. Karen Banes, a long time freelance writer and editor herself,  offers in a short guide simple principles on how to freelance and/or blog and/or write and publish an e-/book.

The first chapter offers simple, yet powerful routine for finding writing ideas – and it is simply brilliant. The last chapter on how to stay sane when freelancing closes the book in a style. And in-between, Banes mentions several handy resources for writers, „doable“ routines and advice to follow like how to re-purpose your content, outsource and network.

So, if you think of becoming a freelance writer and haven’t done much research yet, this is a „must-read“.

A disclaimer: I received a free copy in exchange of my honest review.

Delegovat úkol neznamená zbavit se horké brambory

Burning Food

Imagecourtesy: Pheaber

Všeobecně platí, že jakmile člověk „povýší“, brzy zjistí, že rozhodně nestíhá dělat všechno sám. Přibydou nové úkoly, rozšíří se oblasti zodpovědnosti a všechno jako dřív rozhodně stíhat nebudete. Ptáte se, jak tohle souvisí s praxí učitele? Jakou může mít obyčejný učitel jako já „vedoucí pozici“?

Nu, odpovědí bych měl hodně. Většinu si raději teď nechám pro sebe. Hm, nebo… jak to říct a nikoho nenaštvat… Řekněme, že rozhazovat kolem sebe úkoly nemusí jen ředitel školy nebo jeho zástupci.

(Mí drazí kolegové, kteří možná tento článek čtete, jako omluvu nabízím své „malé“ tajemství. Jinými slovy, můžete mi to vrátit i s úroky.)

Delegování není jen rozdělování úkolů

GTD používám hodně dlouho. Pomáhá mi v mnoha okamžicích pracovního života. Ale k delegování úkolů řeknu jen jedno: je to jedna z nejlepších věcí, které mě GTD naučilo.

Žádný člověk není ostrov a na všechno prostě sám nestačí.

Proč tedy nedelegovat úkol na někoho, o kom vím, že práci udělá mnohem lépe než já Navíc, když je to úkol, s kterým byste se zbytečně potýkali?

V této souvislosti rád vzpomínám na první úkol při nástupu na Husovu – vybavit studovnu novými studijními materiály. O co šlo? Vybav žákům učebnu studijními materiály pro žáky od 7. – 9. tříd.

Jako absolutní začátečník, v prvním přípravném týdnu mého prvního školního roku coby učitele, jsem dostal – na poměry panující v českém školství – téměř „neomezenou kreditku“. (Mimochodem, z manažerského hlediska to byl vynikající způsob, jak mě začlenit do učitelského sboru A do jisté míry, když se na to dívám zpětně, také jeden z nejdůležitějších okamžiků mé učitelské „kariéry“.

Klasické rozdělování úkolů se totiž často zvrhne v přehazování horké brambory „s tímhle nechci mít nic společného, ať vyhoří někdo jiný“. A často už to ani není horká brambora, jako spíš zákon padajícího lidského trusu.

Nevím, možná je to jen můj snobismus, ale nevidím důvod, proč bych se měl kvůli někomu prodírat trubkou exkrementů. To nechám Andymu

Efektivní, tedy smysluplné delegování znamená více.

Delegujte zodpovědnost…

Pokud předáváte úkol odpovědně, předáváte i kus odpovědnosti. Ve výsledku si člověk přičichne i k práci, ke které by se za normálních okolností nedostal.

Pro „nadřízeného“ to ovšem neznamená, že rezignuje na svou práci. Naopak, za splnění úkolu stále zodpovídá těm, kteří mu úkol svěřili. Současně však nabízí část této zodpovědnosti jinému člověku.

Spolu s předáním zodpovědnosti se ovšem zapomíná na tři důležité věci.

…nezapomeňte na pravomoci

Pokud někdo deleguje úkol a neposkytne také dostatečné pravomoci, nedeleguje, ale jen přehodí bramboru s dovětkem, „Se spal, zoufalče.“

Člověk, který úkol dostal, se pro potřeby úkolu musí stát vedoucím – se všemi souvisejícími pravomocemi.

Stačí jednoduchý případ: Přijde za vámi jeden ze zaměstnanců a bude se ptát na stav úkolu a další kroky spojené s jeho dokončení. Přichází totiž s novým návrhem, který celý proces urychlí. Úkol jste ale delegovali jinému pracovníku. Co dělat?

Běžný vedoucí onomu člověku stav prostě oznámí. Nebo si v lepším případě uvědomí, že je teď vlastně jen „supervizor“ a odpoví něco ve smyslu – „Tento úkol řeší…., jdi se jej proto zeptat/navrhovat…“ atp.

Vedoucí pracovník ovšem musí nastavit pravidla hry tak, aby jeho černý kůň mohl úkol nejenom splnit, ale také aby mohl z jeho postupu vyvodit nějaké důsledky.

…možnosti konzultace a reporty…

Ať už delegujete zkušenému pracovníkovi, či úplnému novici samostatnou prací na úkolech nepoznamenanému, nezapomeňte si krýt vlastní záda.

Pro potřeby práce na projektech se používají pravidelné reporty. Dozvíte se všechny základní informace, dozvíte se, jak to vypadá s výhledem do budoucna – a zjistíte, na jaké problémy řešitelský tým narazil.

V případě „neprojektových“ úkolů (či úkolů, které řeší jeden dva jedinci) se však velké projektové porady spíše nekonají. Nakolik se každý „nadřízený“ vystavuje nebezpečí, že ho jeho tým nechá na holičkách, je snad jasné.

V ideálním případě slouží porady vedle shrnutí stavu projektu porady také k řešení problémů, nejasností či průšvihů. Pokud budete delegovat novicům či méně zkušeným, dopředu počítejte s tím, že budou potřebovat pomoci, a to nejen s administrativou, ale i s konkrétními problémy, kroky řešení a další.

Jistě, záleží na podmínkách a účelu, za jakým do vašeho týmu tito lidé nastoupili. Každý si ale zaslouží nějakou dobu hájení. Prostě se musí ve své nové „roli“ zorientovat.

Vztahy na pracovišti, kdy každý očekává od každého, že bude ve svém oboru a dalších přidružených úkolech mistrem světa, jsem naštěstí na vlastní kůži nezažil. Ze svých školení ovšem vím, že vedoucí často očekávají od podřízených nemožné. „Reality distortion field“  funguje pouze v okamžiku, kdy vám vaši zaměstnanci uvěří – a souhlasí s vámi. Jinak se změníte v nesnesitelného tlučhubu… a to se ještě nechci nikoho dotknout.

A učitele tím nevyjímaje. Žáci se prostě musí v jednotlivých rolích rozkoukat.

a skládání účtů.

Dvě předchozí podmínky řešily „výhody“, které delegovaný pracovník získává. Není všechno zlato, co se třpytí…

Když člověku delegujete úkol, musí dopředu vědět, že bude ze své činnosti (a zvoleného způsobu řešení úkolu) skládat účty.

Nepředloží „jen“ fyzické vyúčtování, ale ponese i odpovědnost za všechna „strategická“ rozhodnutí, za nastavená pravidla spolupráce, za termíny, rozpočet, propagaci i výslednou kvalitu práce.

Jenže přesně tady mám s delegováním trochu problém.

Pravidelný čtenář blogu ví, že učím na ne úplně normální škole. Jedním z našich cílů (a principů stojících na pozadí drtivé většiny úkolů, které žáci řeší) je výchova k samostatnosti. Tu i u menších dětí nevytvoříte jinak než předáním zodpovědnosti.

Jenže jako se vším, všeho najednou moc škodí. Nejde přijít a říci něco ve smyslu „Od teď se učíte sami.“ (Bohužel, byl jsem „svědkem“ toho, jak se paní učitelka, která s daltonem začínala, dopustila této chyby.)

I samostatnost je nutné v lidech vypěstovat. Jak v malých, tak v dospělých.

Čtyři úrovně delegování úkolů,

(které jsem je časem identifikoval během své učitelské praxe).

  1. Udělej to přesně tak, jak jsem ti řekl.

Nejjednodušší, (pro obě strany) nejméně příjemný způsob. Při delegování úkolu prostě dotyčnému vysvětlíte i způsob, jakým má postupovat.

V této části jen zjišťuje, nakolik se dotyčnému dá věřit. A je to také první okamžik, kde lidé (z vlastní zkušenosti vím, že učitelé určitě, ale jinde to nebude jiné) nejčastěji u delegování chybují.

Nelze předpokládat, že někdo na samém začátku přebírání zodpovědnosti ví, jak má ten který úkol uchopit. Nelze. Tečka.

Co ve škole? Co třeba vaše první slohové úkoly? Vzpomínáte, jak vám po slovech „Napište popis předmětu“ (nebo „vypravování z prázdnin“) zkřečovatěl úsměv a ztuhly vlasy? A vsadím se, že jste se úplně stejně cítili i u svého prvního referátu. Dělat základní školu dnes, první věc, která by mě v 5. ročníku (a mém prvním, ehm seriózním referátu) napadla, by bylo jedno velké WTF?

Z praxe mám ověřeno, že i taková blbost, jakou je psaní referátu či slohovky, vyžaduje řádný výcvik za výslednou práci zodpovídajících jedinců. Neproběhne-li, měl by si za každou špatnou známku ze slohu ubalit po kebuli i každý učitel. A bez pardonu.

Proč by se totéž nemělo týkat nových, delegovaných úkolů „podřízeným“?

  1. Prozkoumej možnosti a navrhni postup řešení. Potom rozhodnu.

Na první pohled je jednoduše přehození horké brambory. Nejenže delegovaný odedře všechen výzkum, nejenže odedře všechnu práci, nejenže odedře hledání řešení. Tu slíbenou třešinku, tedy vyřešení (a případné předání dál) slízne za něj někdo jiný.

Jedinci z práce nadšený však vnímá tento úkol jako příležitost otestovat své schopnosti, dovednosti a nápady. (Věřte, nevěřte, i tací žáci se ve školách nacházejí. A je jich dokonce více než pověstného šafránu.)

  1. Vyřeš úkol a potom mi řekni, jak jsi jej vyřešil.

Ideální stav žáka-zaměstnance na konci základní, respektive střední školy. Jak krásně by se pracovalo, kdyby ze škol vycházeli podobně vybavení absolventi, že?

Delegovaný umí vyřešit úkol, ví, jak v kterém kroku postupovat a v případě nejasnosti si umí poradit. A nebojí se zeptat.

Tak nějak mi v skrytu duše psaní předchozích řádků hraje hudba budoucnosti.

  1. Dělej, co uznáš za vhodné. Důvěřuji Ti.

Přesnější by možná bylo označit poslední úroveň za „vysněný stav všech vedoucích pracovníků“. Pracovník je připraven vyřešit celý úkol sám, vlastním způsobem. Má vaši plnou důvěru.

Přehozená brambora nezačne pálit někoho jiného.

Pokud v tuto chvíli úkol delegujete, předáváte nejen velkou část odpovědnosti. Současně se také zavazujete poskytnout dotyčnému vaši plnou podporu. A to i v situaci, že nebudete některým jeho krokům rozumět. Nebo s nimi souhlasit. A navíc přijímáte plnou odpovědnost za výsledky i chyby. And that needs some balls, man!

(Neznamená to však, že budete muset se svým chybným rozhodnutím žít navěky. Existuje pořád ještě § 54 a § 55 zákoníku práce, že…)

Jak se z delegovaných úkolů nezbláznit

Úkol jste předali. Dohodli jste se na termínech dokončení, na pravidlech hry i na způsobu zpracování.

GTD učí zapsat si každou předanou položku na seznam @Čekám na. Ve většině případů ovšem zapsat si jen jméno. Úkol je také nutné provázat s kalendářem. Co tedy zapsat?

  • jméno
  • obsah práce
  • datum, kdy úkol předali,
  • datum, kdy musí být úkol hotový,
  • datum (data), kdy budou požadovat zprávu z řešení.

Možná vám to přijde příliš, ale mně tyto body pomáhají. A z praxe vím, že pomohly téměř všem, komu jsem je doporučil.

Jaké máte zkušenosti vy? Co vám v praxi pomáhá? Jak se vám daří rozvíjet delegováním schopnosti svých „svěřenců“?