Co si může z GTD odnést do praxe ředitel školy?

Seznamy činností leží v jádru GTD

Imagecourtesy: sunshinecity.

 

(Před nějakou dobou jsem napsal příspěvek pro učitelský portál rvp.cz na téma GTD. V průběhu psaní jsem původní článek radikálně zkracoval. Zde vám nabízím původní, nezkrácenou verzi příspěvku.)

Čas organizovat nejde. Člověk má 24 hodin a dost. Co člověk může organizovat, je proces, kterým jeho práce a úkoly prochází od okamžiku, kdy se objeví, až do okamžiku, kdy je označí za „hotové“. David Allen

„Zazvoní upozornění e-mailu. Zvedám oči od návrhu směrnice. Kolega ředitel chce přeposlat jednu zprávu. A další nový e-mail. Nabídka školení. Očima přejedu přes hromádku dokumentů čekajících na vyřízení. Výkazy práce. Učební dokumenty. Vytištěný „občasník“ České školní inspekce. Naprosto nečitelný e-mail, text bez českých znaků z CERA.

Rozdrnčí se telefon. Rukou šmátrám po stole a přemýšlím nad tím, na kterou hromádku jsem položil vytištěné podklady pro mzdy. Někde tady musí být! Volá zástupkyně z prvního stupně, že posílá domluvit studenty na praxi.

Přede dveřmi stojí rozrušený rodič. A za ním ve frontě učitelé připravující zájezd s 20 žáky do zahraničí. To mi připomíná, že musím zjistit, co synátor neuměl, že dostal za 3 z angličtiny. A taky zjistit, jak to je s jejich výletem na hory.

A další e-mail. Nabídka školení na projektový management. A za ním nabídka nových tabulí. A lísteček od sekretářky přilepený na stole, že by se měl dnes stavit někdo od zřizovatele a vyřešit, co se střechou, kterou minulý víkend zateklo. Škoda, odnesly to nově vymalované třídy. Takovou hezkou oranžovou si paní učitelka vybrala. A to mi připomíná, že se ještě neozval malíř s nabídkou, za kolik tu spoušť napraví. Měl bych mu zavolat.“

Klasická zátěžová situace. A spousta příležitostí na úkoly zapomenout. Úkoly neudělat. Nebo se jim alespoň na chvíli vyhnout.
Lidský mozek, doslova vycepovaný léty evoluce, vnímá každou událost jako potenciální hrozbu.

Nemusí to být hrozba fyzická, úplně stačí, aby člověka vykolejila z předem zvoleného rytmu. Nemusí to být jen e-mail, připomínka schůzky, dopis nebo klient, který se vehementně dožaduje pozornosti. Výsledkem je zvýšení stresu. A to nejen v práci.

Z praktického hlediska totiž nelze oddělovat pracovní záležitosti od záležitostí soukromých. Jakmile člověku jednou bleskne hlavou, že zapomněl koupit jogurty dětem k večeři, bude se myšlenka vracet, dokud je nekoupí.

Navíc většinu nápadů, které by se hodily v práci, v práci rozhodně nedostáváte.

Manažerská část ředitelské profese radí spolehnout se na osvědčený přístup a naučit se pracovat s vlastním časem. Jinými slovy, ponořit se do vod time-managementu.

S time-managementovými systémy a bojem s prokrastinací (česky (chorobným) odkládáním úkolů) se v posledních pár letech roztrhl pytel. Objevují se desítky knih, školení a školitelů, metod i přístupů k organizaci času a všichni slibují, že právě oni jediní naučí člověka efektivně pracovat s drahocenným časem.

Internet dnes zaplavují články s 5+ zaručenými tipy a triky, které pomohou zkrotit čas i úkoly.

Většina time-managementových metodik začíná u nejdůležitějšího: hledáním priorit a osobního poslání, jinými slovy, zjištěním, proč je člověk na světě, proč ráno vstane a začne třeba pracovat.

Pro život nejdůležitější záležitosti se ovšem v praxi nejobtížněji definují. A čím vyšší hora nevyřízených papírů leží před člověkem na stole, čím více zvoní připomínek e-mailů, čím více jednání probíhá, tím hůře se priority dodržují.

Mít ujasněné priority je rozhodně důležité. Obdobně důležité je také životní poslání.

Obojí se však jen těžko hledá ve chvíli, kdy se člověk topí v každodenní agendě, v úkolech, v nikam nevedoucích poradách a prodírá se hromadami výkazů, školních dokumentů a e-mailů.

V tuto chvíli zavětří hledači jednoduchých řešení a podlehnout kouzlu rychlých a snadných řešení „zaručených rad“ v čtivých článcích.

Popsané triky zní velmi lákavě. Triky chvíli fungují. Pomohou vytrhnout trn z paty.

„Systém by měl být jednoduchý, jak je to jen jde, ale ne jednodušší,“ prohlásil údajně Albert Einstein. Tipy a triky však ve výsledku systém příliš zjednodušují.

A tak člověk časem zjistí, že na některé záležitosti nenašel čas. Že se některé záležitosti neposunují vpřed. A že na spoustu věcí zapomněl. Zjednodušený systém „5+ tipů“ časem jednoduše „vybuchne“.

Co na to GTD?

Metoda GTD (neboli getting things done, do češtiny přeloženo jako mít vše hotovo) přistupuje k řešení úkolů „odspodu“, tedy od zvládnutí každodenní agendy.

Od prvního vydání v roce 2001 se Getting Things Done (zkráceně GTD) stalo jedním z nejvýznamnějších impulzů v oblasti osobní produktivity. Dnes metodiku používají stovky tisíc lidí. Školí se v tak rozdílných společnostech, jako jsou Google, BMW, Světová banka nebo Harvardská univerzita. (Dalším důkazem „obliby i efektivity“ mohou být desítky „variantních“ systémů jako například ZTD, které vycházejí ze základních postupů a principů GTD. Díky „zjednodušování“ ovšem mnohé z nich trpí výše popsaným problémem).

Řízení pracovního procesu (workflow management) staví na zautomatizovaném používání „zdravého rozumu“ a tvoří jej série kroků, které vám pomohou získat kontrolu nad každodenními záležitostmi.

Jasně definovaný postup uvolní ruce a vytvoří prostor, aby se člověk mohl věnovat důležitým věcem. Celý postup lze shrnout do pěti bodů:

  1. Sesbírat všechny záležitosti ve vašem životě předem určená místa.
  2. Nastavit „další činnosti“, které je pomohou vyřešit.
  3. Umístit připomínky činností na místa, kde se objeví, až to bude potřeba.
  4. Udělat činnost v případě, že vám to okolní podmínky umožňují.
  5. Zhodnotit pravidelně systém, aby člověk zajistil, že dělá správné“ věci.

Na první pohled jsou výše uvedené zásady zcela jasné. Ve stresu však člověk panikaří a přepíná do „chaotického“ módu. Místo adekvátní odpovědi na „zátěžovou situaci“ reaguje režimem „musím-stihnout-to-a-ještě-to-a-to“. Lidově řečeno, blbne.

Používáte-li však poctivě (chce se mi napsat neupravenou) metodu GTD (dá-li se tento přístup jako metoda nazvat), budete mít v každém okamžiku před sebou seznam naprosto jasných, konkrétních činností, nad kterými člověk nemusí přemýšlet a může je dělat jednu za druhou.

5 kroků pro zvládnutí každodenních záležitostí

Upravený proces GTD

Zjednodušený „rozhodovací“ diagram GTD, srov. Hyatt, 2007.

Všechno sesbírejte

Všechno, co děláte, čemu se věnujete a nad čím přemýšlíte, zachyťte do důvěryhodného systému. Tedy, mimo svoji hlavu.
Budete-li se snažit všechno si pamatovat, pravděpodobně na spoustu záležitostí (ať drobností, nebo opravdu důležitých) zapomenete.

Jednoduchá pomoc zní: Hlava ať tvoří nové nápady na skvělé projekty a systém ať vám nápady připomínal.

Vytvořte si tedy nějaké externí místo nebo místa, kam všechny podněty shromáždíte.

GTD označuje toto místo termínem vstupní schránka.

Do schránek se ukládá celodenní kolotoč nápadů, nově získaných informací, požadavků, úkolů, telefonátů, e-mailů, přání, záměrů a předsevzetí.

Do schránky zaznamenejte všechno, jakoukoliv záležitost, kterou jste vpustili do svého světa, která nepatří tam, kde se právě teď nachází, a u které jste ještě neurčili její výsledek a nenadefinovali nejbližší konkrétní krok řešení. (Viz Allen, 2008, str. 24)

Jako schránku může člověk použít víceméně cokoli, např. plastovou přihrádku na papíry a došlou poštu, inbox v e-mailovém klientu, mobilní telefon s nahráváním hlasu, program na vedení poznámek, žluté lepíky nebo obyčejný notýsek.

Jedna schránka vám však stačit nebude. Přes den se nacházíte na mnoha místech, doma, v ředitelně, ve třídách, na poradách s dalšími řediteli, na provozních poradách, na cestě do práce, z práce – a v každé chvíli vás může napadnout řešení nějakého problému či podnět pro novou činnost. Mějte tedy u sebe něco, do čeho si dané záležitosti zaznamenáte. (Jak už to v praxi bývá, většinu nápadů, které by se hodily v práci, v práci rozhodně nedostanete.)

Při vytváření schránek se řiďte čtyřmi následujícími pravidly:
(1) každou neuzavřenou záležitost musíte zaznamenat mimo svou hlavu,
(2) proto musíte mít v každém okamžiku jednu ze schránek k dispozici.
(3) Počet schránek musí být co nejmenší, ale současně plně postačující,
(4) a jejich obsah se musí pravidelně vyprazdňovat – tedy zpracovat.

Vyjdeme-li z příkladu výše, potom se ve schránce objeví následující seznam záležitostí (ideálně každá jako samostatná poznámka).

  • Přeposlat X.Y. plán krizového řízení.
  • Nabídka školení projektový management víkendovka za 3 měsíce
  •  Výkazy práce
  • Učební dokumenty
  • Zpravodaj ČŠI
  • Zpráva z CERA
  • Studenti – praxe
  • #&@!! Podklady pro mzdy?
  • Stížnost rodiče na známkování v ČJ v 6. ročníku
  • Zájezd do Vídně
  • Proč má David 3 z AJ?
  • Pojede letos David na hory?
  • Nabídka nových tabulí
  • Přijde X.Y. vyřešit vytopené třídy
  • Zjistit, za kolik třídy vymaluje X.Y.Z.?

Zpracujte schránku

Mnoha lidem ke spokojenosti stačí už i první krok, tedy zaznamenat si informace někam mimo hlavu.

Spokojenost je to však zrádná. Může totiž nastat opačný extrém – nápady a úkoly si člověk zapíše, ale tím pro něj končí. Některé záležitosti si zapamatuje a vyřeší. Na další si vzpomene a udělá je. A zbytek založí do zásuvky ve stole. Anebo se utopí v záplavě žlutých lístečků nalepených všude ředitelně.

Schránky pravidelně vyprazdňujte. Stanovte si na tuto činnost konkrétní dobu, třeba před odchodem z práce na oběd nebo domů, a chovejte se k této době jako k normální schůzce.

Určitě však nenechejte obsah schránky doutnat do dalšího dne. Během dne jste si zcela jistě poznačili něco, co můžete vyřešit cestou domů, třeba telefonát babičce nebo to, že musíte koupit jogurty. A zcela jistě ve schránce najdete něco, co můžete/musíte udělat zítra dřív, než dorazíte do ředitelny.

Při zpracování schránky nic nepřeskakujte a postupujte záznam po záznamu shora dolů (nebo naopak).

Nejprve si uvědomte, jakou přesně záležitost jste si zaznamenali.

Co to je? Je to záležitost týkající se nové směrnice? Nového projektu? Chyby ve výkazech? Na co konkrétně si rodič stěžuje? Dostali jste nápad na novou vyučovací hodinu? Žádost o zaměstnání? Výtku hygieny? Odkaz na stránky, které vám někdo doporučil?

GTD pracuje se dvěma typy záležitostí: zrealizovatelnými (tedy vyžadujícími nějakou další činnost) a nezrealizovatelnými (které další činnost nevyžadují).

Zvažte tedy, zda tato sebraná záležitost vyžaduje nějakou činnost – a je-li možné ji v dohledné době provést.
Máte čas pustit se do nového projektu? Nebo je to jen informace, kterou budete někdy v budoucnosti potřebovat?

Ihned nezrealizovatelné záležitosti:
1) zahoďte,
2) uložte pro případnou realizaci někdy později,
3) založte do „kartotéky“ v případě, že se jedná o např. doplňující informaci k již řešené záležitosti (třeba k projektu).

U každé záležitosti, o níž jste usoudili, že je možné ji realizovat, se zeptejte:

Jaký je další krok?

Jinými slovy, jaký jeden jediný krok, jakou jedinou činnost můžete udělat, abyste tuto záležitost posunul/a o kousek blíž ke splnění? Co přesně uděláte, abych mohl tuto záležitost označit jako vyřízenou?

Přesně pojmenovanou činnost (tedy Zavolat xyz, napsat e-mail, vyhledat ve směrnicích, koupit abc, předat osobě xyz a další)

1) udělejte,
2) delegujte,
3) odložte na později.

Zda se do činnosti pustíte hned nebo později pomůže rozhodnout pravidlo dvou minut.

Pravidlo 2 minut: Jde-li záležitost provést během dvou minut, udělejte ji hned. Více času strávíte zapisováním na konkrétní seznam úkolů.

Co například stihnete během dvou minut?

  • odpovědět stručně na e-mail,
  •  vyhledat telefonní číslo,
  • ověřit telefonem nějakou informaci,
  • objednat stůl na oběd/večeři,
  • rychle prohlédnout text na webu či v časopisu a zjistit, zda se vyplatí jej číst celý.

Projekty – úkoly vyžadující více činností

Pro činnosti vyžadující více než jeden krok, používá metoda GTD poněkud nešťastně pojem projekt. Zapomeňte na vše, co se vám honí při zaslechnutí slova projekt hlavou, a držte se definice:

Vyžaduje-li splnění záležitosti více než jeden krok, vzniká v GTD tzv. projekt.

„Nimrání se“ v otázce Jaký je další krok? musí znít opravdu dětinsky. Není to dětinské.

Během dopoledního/brzy odpoledního kolotoče nemá člověk čas přemýšlet nad tím, co by měl vlastně dělat. K tomu mu slouží seznam úkolů a kalendář.

Prohlédněte si svůj seznam úkolů na dnešní den.

Kolik z těchto úkolů jsou jen „nástřely“ toho, co byste měli dělat? Které úkoly neříkají přesně „Udělej to nebo toto? A především: Které úkoly vyžadují více než jeden činnost, aby byla záležitost splněná? Kolik je v něm činností, které nemůžete udělat na jednom místě? Kolik činností, ke kterým vám schází doplňující informace?

Seznam úkolů může vypadat také jinak.

Představte si, že jste robot.

Robot nad pokyny přemýšlí, pouze reaguje. Obdobně si připravte také jednotlivé úkoly. Nač během dne plýtvat energií a zjišťovat, co že to vlastně máte udělat?

Položíte-li si otázku Jaký je další konkrétní, viditelný krok? (jinými slovy Jakou konkrétní činnost udělám?) nikdy si neodpovíte neřešitelným postupem. Odpovíte „akčním“ slovesem, které jasně řekne: Udělej toto…

Zorganizujte další činnosti a projekty

Až si uvědomíte, jakou záležitost přesně řešíte, zda je vůbec řešitelná a určíte, jakou další činnost pro její vyřešení musíte udělat, uspořádejte záležitosti do systému.

Všechny sebrané (a rozhodnuté) záležitosti lze umístit na jedno z pěti následujících míst:

  • Seznamy Dalších kroků (tedy činností) – GTD radí rozdělit si tyto seznamy podle tzv. kontextů, tedy pomůcek, lidí nebo prostředí, které potřebujete k jejich provedení.

Běžně se setkáte s kontexty jako „Ve škole“, „V ředitelně“ „Doma“, „Na počítači“ (nebo „Offline“ a „Online“ v případě, že někdy pracujete bez internetového připojení), „Telefonáty“ a další.

Samostatnou skupinu potom tvoří kontexty podle jednotlivých lidí, které k činnosti potřebujete. Jinými slovy, objeví se vám seznamy probrat s Karel, David a další.

  • Seznam „Čekám na…“ – Delegované úkoly si veďte na samostatném seznamu. Kromě osoby si na tento seznam také zapište datum, kdy jste záležitost delegovali a požadovaný termín splnění.
    Ve školním prostředí se člověk běžně nesetká s reporty, tedy zprávami o stavu delších projektů. Vytvořte si proto v kalendáři připomínky, kdy si u daného člověka ověříte, jak to s řešením úkolu vypadá.
  • Seznam projektů – Projekty, tedy záležitosti vyžadující více než jednu činnost, si veďte na samostatném seznamu. Seznam pravidelně procházejte a aktualizujte, aby měl každý „aktivní“ projekt nastavenou alespoň jednu další činnosti.
  • Kalendář – Do kalendáře patří jedině činnosti, které mají přesně stanovený termín, kdy musí proběhnout. (Nejen o vedení kalendáře bude pojednávat příští článek.)
  • Seznam Někdy/Možná – do tohoto seznamu se zapisují položky, o nichž jste se v okamžiku zpracování nedokázali rozhodnout, zda je v budoucnu nebudete chtít realizovat. Objeví se zde například nápady na nové projekty, netradiční vyučovací hodiny, další možné investice (až se nebudou hasit požáry).(Vedle pracovních záležitostí se mohou objevit třeba i tipy na výlet s dětmi, recepty na uvaření a další. Nebojte se proto seznam Někdy/Možná rozdělit do různých oblastí, podobně jako jsou seznamy dalších činností rozdělené podle kontextů.)

Jak bude vydat úvodní situace v uvedených krocích?

  • Přeposlat X.Y. plán krizového řízení.

Jaký je další krok? Vyhledat v PC plán a napsat stručný e-mail. Záležitost do 2 minut? Udělat.

  • Nabídka školení víkendovka projektového managementu za 3 měsíce

Jaký je další krok? Nyní není možné rozhodnout. Odložit na seznam Někdy/Možná. Zapsat připomínku do kalendáře, kdy už budete znát další okolnosti a budete se moci rozhodnout.

  • Výkazy práce

Jaký je další krok? Zkontrolovat, zda sedí odsuplované hodiny, náhradní volna, dovolené, návštěvy lékařů aj. Jsem ten správný člověk? Ne. Delegovat zástupci/hospodářce. Na seznam „Čekám na“ zapsat připomínku k činnosti. Do Kalendáře zapsat úkol „Předat ekonomce zkontrolované výkazy“ ke dni, kdy musí být záležitost hotova.

  • Učební dokumenty

Jaký je další krok? Zkontrolovat, zda sedí učební plán a celé ŠVP s revizemi na aktuální školní rok. Mohu to udělat do 2 minut? Ne, potřebuji koordinátora a přibližně 30 minut času. Na seznam Projekty zapsat projekt „Zkontrolovat učební dokumenty“. Do seznamu .Eva zapsat „Domluvit 30 minut kontrola ŠVP“. (Po dohodě následně do Kalendáře zapsat novou „schůzku“.)

  • Zpravodaj ČŠI

Jaký je další krok? Prostudovat zpravodaj. Na seznam dalších činností Prostudovat zapsat připomínku úkolu. A zpravodaj založit do složky „K přečtení“ (případně uložit soubor do sdílené složky v počítači, k níž máte přístup třeba z telefonu a můžete dokument prostudovat cestou z práce v hromadné dopravě).

  • Zpráva z CERA

Jaký je další krok? Rozšifrovat, co text znamená. Jsem ten správný člověk? Ne, češtinář to zvládne lépe. Tedy, delegovat a případně na seznam .Lukáš zapsat „Předat zprávu CERA“ (nebo nalepit na vytištěný dokument lísteček s úkolem). Zapsat na seznam Čekám na připomínku „Prostudovat do češtiny přeložený dokument CERA – Lukáš“.

  • Studenti – praxe

Jaký je další krok? Nechat studenty podepsat BOZP a další dokumenty. Jsem ten správný člověk, který je má poučit? Ne. Delegovat úkol zástupci/pověřenému učiteli. Na seznam Čekám na zapsat připomínku „Podepsané BOZP studenti – praxe“.

  • Kde jsou #&@!! podklady pro mzdy?

Jaký je další krok? Najít svoje podklady. 2 minuty? Udělat (tedy najít). A dále rozhodnout, případně jako další činnost V ředitelně zapsat připomínku „Vyplnit výkazy pro mzdy EU peníze“.

  • Stížnost rodiče na známkování v ČJ

Jaký je další krok? Probrat známkování s dotyčným učitelem. Na seznam .Lukáš zapsat připomínku „Probrat známkování v ČJ, projít podklady pro známky“. (Nebo domluvit termín a zapsat do Kalendáře připomínku.)

  • • Zájezd do Vídně

Jaký je další krok? Dohodnout termín, kdy se s učiteli sejdu a projdu jednotlivé dokumenty, seznam účastníků a další. Na seznam .Katka připomínku „Domluvit termín – schůzka Vídeň.“ Do Kalendáře vyhradit čas pro schůzku. A na seznam Projekty zapsat „Uspořádat zájezd do Vídně“. Zahraniční zájezd minimálně znamená vyřídit povolení (oznámení) výjezdu zřizovateli (seznam Na počítači „Vyplnit povolení Vídeň“). Dále vyřešit s .Hospodářkou cestovní výkaz, zálohu na cestovné a pojištění účastníků a další úkoly, které vás v souvislosti s tímto projektem napadnou.

  • Proč má David 3 z AJ?

Jaký je další krok? Zatelefonovat odpoledne paní učitelce a zjistit, co se stalo. Zapsat připomínku do Kalendáře nebo na seznam Telefonáty.

  • Pojede letos David na hory?

Jaký je další krok? Napsat e-mail třídní učitelce a zjistit, jak to vypadá. 2 minuty? Udělat. (Pokud je vypnutý počítač, potom na seznam Na počítači zapsat připomínku.)

  • Nabídka nových tabulí

Jaký je další krok? Není realizovatelné, nejsou peníze. Založit do podkladů (složka např. nabídky tabule), případně zahodit.

  • Přijde X.Y. vyřešit vytopené třídy

Jaký je další krok? Zapsat do Kalendáře schůzku. A případně si vyhradit čas před schůzkou na sepsání dalších informací a záležitostí, které s X.Y. potřebujete vyřešit. A na seznam Projekty zapsat „Zařídit vymalování tříd“.

  • Zjistit, za kolik to vymaluje X.Y.Z.?

Jaký je další krok? Zavolat malíři. Mám číslo? Ne. Úkol tedy je „Vyhledat číslo na webu“ nebo rovnou zaúkolovat .Hospodářku. Umístění připomínky na patřičný seznam už doplníte sami.

A benefit?

Z úvodního chaosu vznikly naprosto jasné činnosti umístěné na několik seznamů. Na těch se ocitly vedle dalších aktivit, které můžete udělat, máte-li po ruce konkrétní pomůcku nebo člověka. A už vůbec nemusíte přemýšlet, co přesně ještě můžete udělat.

Zhodnoťte

V GTD hodnotíte na několika úrovních.

V každém v každém okamžiku přehodnocujete, zda děláte právě to, co dělat máte (nadefinované další činnosti a projekty versus nově se objevivší záležitosti).

Jedenkrát za týden provádíte tzv. týdenní hodnocení, během kterého aktualizujete celý systém. U každého projektu zkontrolujete, zda jste si k němu nastavili další činnost. U některých projektů také zjistíte, zda se vyplatí se jim vůbec věnovat. A případně přidáte projekty další.

A samozřejmě hodnotíte i z hlediska krátkodobějších a dlouhodobějších cílů a priorit, kdy se rozhodujete, zda se jedná o věc, kterou musíte dělat / měli byste dělat / chtěli byste dělat anebo mohli dělat, kdyby … (O prioritách a hodnocení bude některý z příštích článků.)

Udělejte

V ideálním případě člověk ví, co má dělat. Jenže ideální případ nastane tak jednou za měsíc. X+1 věc si žádá vaší pozornost, X dalších vyžaduje vaše rozhodnutí.

Zní-li předpoklad GTD „vytvořit si důvěryhodný systém“, musí i tento sytém bezpodmínečně poskytnout vodítka, podle nichž se budete rozhodovat.

GTD nabízí 4 kritéria, podle nichž v každém okamžiku rozhodujete o tom, co budete dělat.

  • kontext, v němž se nacházíme,
  • priorita daného úkolu,
  • energie, která člověku zbývá,
  • čas, který má k dispozici.

Kritéria mluví sama za sebe, nemyslíte? Nezbývá než se do úkolu pustit (rozumějte „donutit se“).

Můžete být v klidu, i když máte hromadu práce

Cestu od nápadu k podepsané smlouvě, vytvořené směrnici, evropskému projektu či dobře vybavené a jako hodinky fungující škole tvoří desítky, stovky, ne-li rovnou dílčích kroků a činností.

David Allen však odvážně tvrdí, že „i když má člověk práce nad hlavu, může fungovat produktivně, s jasnou hlavou a pozitivním pocitem uvolněné kontroly nad situací.(Allen, 2008, str. 11) A praxe mu dává zapravdu.

Ono totiž úplně stačí, když si vytvoříte důvěryhodný (a pravidelně aktualizovaný) systém, ze kterého během dne okamžitě zjistíte, co konkrétně můžete v dané situaci (a za daného množství času a energie) udělat.

A pak už stačí dělat jeden krok za druhým – a nemůže se stát, že někdy nebudete mít hotovo.

GTD tm a Getting Things Done tm jsou registrované ochranné známky společnosti David Allen Company. Text článku pojednává o přístupu k organizaci práce, který z metody GTD vychází. Liší se např. v označení jednotlivých kroků řízení pracovního postupu nebo též v mírně upravené podobě rozhodovacího diagramu. Úpravy vycházejí z autorovy více jak 6leté zkušenosti s používáním metody v učitelské, lektorské a další „mimoškolní“ praxi.

Použitá literatura

Allen, D. 2009. Aby vše klapalo. Brno : Jan Melvil Publishing, s.r.o., 2009. ISBN 978-80-87270-00-4.
Allen, D. 2001. GTD Fast. [CD] místo neznámé : Nightingale – Conant, 2001.
Allen, D. 2008. Mít vše hotovo. Brno : Jan Melvil Publishing, 2008. 978-80-903912-8-4.
Hyatt, M. 2007. My Current Workflow System. 2007. [cit. 2013-2-24]. Dostupný z WWW: [http://michaelhyatt.com/my-current-workflow-system…].

Jaké systém práce s úkoly pomáhá vám? Podělte se o něj v komentářích.

Chcete odebírat příspěvky do svého e-mailu? 


 

Jak zpracovat poznámky z knihy do myšlenkové mapy?

Studijní poznámky ve formě myšlenkové mapy

Studijní poznámky z knihy ve formě myšlenkové mapy

Začne-li se mluvit o poznámkách a výpiscích z knih z dob školních škamen či studií, nejednomu z nás se zamlží zrak vzpomínkami na hromady papírů a sešity plné náčrtků, odrážek, šipek a barevných komentářů vytvořených tehdy populární „čtybarevkou“.

A mezi tím na stránkách drtivé většiny z nás skvěly se řádek za řádkem úhledně (-jak kdo-) vypracované poznámky ve formě osnovy textu s vysvětlením konkrétních, tehdy veledůležitých pojmů.

Doba byla taková. Jen ti opravdu šťastní měli osvícené učitele, kteří je naučili dělat výpisky jiným způsobem (než jak bylo psáno v učebnicích českého jazyka pro 5. ročník, část Sloh, kapitola Poznámky a výtah), nebo natolik rozumu, aby si vytvořili systém na poznámky vlastní.

Těm měně šťastným trhala pravidelně paní učitelka (tehdy ještě „soužka učitelka“) sešity do Vlastivědy se slovy: „Piš to pořádně, úhledně a pod sebe!“

Dnes se doba naštěstí změnila.

V minulém článku na téma „jak efektivně studovat“ jsem mluvil o základním postupu pro čtení populárně naučných knížek, kterému učím své žáky.

V posledním bodu zazněla rada převést si poznámky do digitální podoby, a to buď do nějakého „lineárního“ nástroje, který nabízí klasickou strukturovanou osnovu (Evernote nebo OneNote), nebo do software na vytváření myšlenkových (aka mentálních) map.

Proč využívat pro poznámky formát myšlenkové mapy?

Patříte-li do skupiny „vizuálních humanoidů“, tedy těch, kterým více vyhovuje „obraz připomínající“ zpracování poznámek, bez myšlenkové mapy těžko uděláte pořádnou ránu.

Mapa vám umožní:

  • Vyjádřit hlavní myšlenky jednotlivých částí knihy pomocí klíčových slov.
  • Uspořádat tato klíčová slova / informace do smysluplné struktury.
  • Přidat symboly, diagramy a další analogie, kterými zdůrazníte klíčové myšlenky.
  • Snadno zopakovat informace, které jste si ještě nezapamatovali.
  • (pokud bude kreslená rukou) Snadněji si některé informace vzpomenout.

Jak při vytváření mapy postupovat?

1. Prostudujte celou knihu.

Jeden ze způsobů by byl nejprve knihu prolistovat, udělat si do nové mapy drobné poznámky o stylu, povaze a struktuře kapitol, obsahu a nejzajímavějších pojmech v rejstříku. (Tedy rozšířit body 3. a 4. minulého článku.) Několikrát jsem vyzkoušel a tento způsob zavrhl. Prostě mi nevyhovovalo příliš dlouhé zdržení u samého začátku knihy.

Místo toho radím svým žákům (přesněji od 6. třídy): pročtěte si nejprve celou knihu, zatrhávejte v textu, pište si do okrajů, když nestačí okraje, použijte lepíky, ale nezdržujte se u čtení „downloadem“ do digitální podoby. U mnoha učebnic byste totiž mohli narazit na fakt, že vás tuze nebaví. Místo vypisování nejdůležitějších informací sklouznete do studijní metody „nechce se mi přemýšlet, podtrhuji všechno“.

2. Vytvořte novou mapu a pečlivě ji pojmenujte.

V současné době není na trhu platformy Windows nástroj na tvoření map, který by dokázal Průzkumník Windows nebo GoogleSearch (hodně zjednodušeně řečeno) analyzovat a fulltextově indexovat. V praxi to znamená, že v počítači nevyhledáte mapy podle jejich obsahu, ale jen podle jejich názvu. S platformou Mac nemám zkušenosti a budu rád za každou informaci.

Nejčastěji používám jméno autora a název knihy plus několik klíčových slov. V systému souborů to nevypadá vůbec hezky, ale čert to vem.

3. Vypište základní informace o knize.

Na citace se často zapomíná. Pokud nepoužíváte pravidelně nástroj na hlídání bibliografických citací (např. Citace.com nebo Spravovat prameny ve Wordu), naučte si psát si tyto informace do svých poznámek automaticky, byť se jedná třeba jen o delší článek na internetu. Vyhovuje mi vypsat si tyto informace do samostatné větvě.

Co přesně si poznačit?

Záleží na zdroji, ze kterého studujete. Pro českou citační normu ISO 690 postačí následující informace.

  • Běžná kniha: autor, název díla, překladatel, místo vydání, nakladatelství, rok vydání, počet stran, ISBN.
  • Web: autor, název textu, název webu, server/název vydavatelství, [Online:] den.měsíc.rok vydání, den.měsíc.rok (eventuálně hodina) návštěvy, adresa URL, (případně) ISBN.
  • Článek v časopisu: autor, název, název časopisu, rok vydání, (edice, svazek), číslo vydání, (event. datum vydání), strana.

Více podrobností pro další typy publikací naleznete například na stránce Citace.com nebo ve MS Wordu (máte-li verzi 2007 a vyšší).

(Poznámka typografická: Word vám případný seznam citací nevysází do textu typograficky úplně správně. Pokud narazíte na zoufalce, který vás bude při obhajobě za toto pochybení peskovat (a nestudujete-li zrovna typografii), argumentujte tím, že ani samotná norma ISO 690 není vysázená správně. Třeba to zabere.)

4. Pomocí obsahu vypište názvy jednotlivých kapitol (a podkapitol) do samostatných větví.

Přestože vám přijde psaní všech (i těch málo významných kapitol, kde jste si nepoznačili nic) jako zbytečné, udělejte to. V ideálním případě obsahují názvy podkapitol klíčové pojmy. Ty vám pomohou v následujícím kroku.

5. Ke každé kapitole napište shrnutí vlastními slovy.

Stručně do 1-5 vět shrňte, co jste se z kapitoly (eventuálně podkapitoly) dozvěděli.

Není potřeba se rozepisovat do složitých souvětných konstrukcí. Cílem je vytvořit si v tuto chvíli „shrnutí“ obsahu celé diskutované problematiky. (Podobně jako třeba v Cornell Notes aka Poznámky ve stylu Cornell).

6.Vypište si klíčové informace.

Nyní nastává největší dřina. Vypisujte podtržené části textu, opisujte své poznámky, hodnocení, komentáře, shrnutí. Neopisujte otrocky celé věty, ale zhušťujte své výpisky do klíčových slov. Čím více budete u psaní poznámek a výpisků přemýšlet, tím snadněji si informace zapamatujete.

Myšlenková mapa bude užitečná do té míry, do jaké budou jednotlivé klíčové informace strukturované. Nebojte se vytvářet podvětve i pro jediné slovo (či vysvětlení pojmu).

Při vypisování důsledně rozlišujte vlastní komentáře od autorova textu.

V jakýchkoliv výpiscích postačí vytvořit si vlastní systém značek. Já používám následující skupinu značek

Q: quote (a text kurzívou) pro přesnou citaci (včetně strany),
S(Sum): summary (tučným textem) pro shrnutí obsahu vlastními slovy
C: comment (bez formátu) pro můj vlastní komentář k vypsanému textu (hodnocení, hodně volné převedení textu do vlastních slov).

V případě, že jste narazili na zajímavý diagram, graf či tabulku, vyfoťte si ji (třeba telefonem se slušným aparátem) a vložte ji do mapy. (Nezapomeňte si k obrázku připsat také základní bibliografické údaje.)

7. Ke každé kapitole (části kapitoly) si vytvořte studijní otázky.

Na konci vypisování kapitoly se na chvíli zastavte a do samostatné větve si pod každou kapitolu vypište tzv. „studijní otázky“. Jinými slovy, při představte si, že jste učitel a zkoušíte studované učivo.

    • Jak by zněla otázka na tento pojem?
    • Jak by se učitel zeptal na tyto informace?
    • S čím by učitel srovnal tuto část?
    • Jak by v testu vypadal tento diagram?

Všimněte si, že se jedná o tzv. doplňovací otázky, vyžadující doplnění odpovědi. Klasické zjišťovací otázky (tj. otázky ano/ne) k přemýšlení moc nevedou.

8. Dokončete strukturu mapy.

  • Pomáhají-li vám barevné asociace, přebarvěte jednotlivé větve mapy do jednoho tónu a jednotlivé části mapy barevně rozlište.
  • Sjednoťte vzhled studijních otázek v jednotlivých kapitolách.
  • Do „volných“ témat (floating topic) doplňte obrázky. Pomocí „vztahů“ (a plovoucích témat) naznačte vztahy mezi jednotlivými kapitolami.
  • Doplňte do úvodního shrnutí zpřesňující informace.
  • Propojte pomocí hyperlinků s dalšími mapami týkajícími se podobného tématu či s webovými stránkami (studiemi, výtahy, videi k tématu atd.)

Jak s myšlenkovou mapou dále pracovat?

Jedná-li se o učivo, z něhož vás bude někdy někdo zkoušet (a pokud čte tento text některý z mých žáků (či jeho rodič) a jedná-li se o doporučenou knihu nebo článek, ano, bude), naplánujte si do kalendáře opakování. Pokud se mapa týká nějakého hlubšího zkoumaného problému (VŠ studenti, zbystřete), vložte si do svých „výzkumných deníků“ patřičné komentáře či odkazy mezi položky Maybe.

Při opakování tématu zpracovaného v mapě postupujte zcela opačným způsobem.

  1. Do NOVÉ mapy si vypište vše, co vás k danému tématu napadá. (Využijte např. brainstorming mode, který nabízí téměř každý pokročilejší mapovací software. Nebo postačí kus papíru velkého papíru.)
  2. Uspořádejte vypsané informace do logických (a strukturovaných) celků.
  3. Doplňte další informace, napadnou-li vás.
  4. Okopírujte si z jednotlivých kapitol studijní otázky. (Nebo otevřete pouze větve s otázkami.)
  5. Odpovězte z hlavy na otázky.
  6. Nevíte-li dále, otevřete ve druhém okně původní mapu s poznámkami a začněte studovat.
  7. Do nové „učební“ mapy vypisujte pouze informace vlastními slovy. (Pravidlo se netýká termínů. Ujistěte se ovšem, že máte dostatek konkrétních příkladů, kterými dané termíny dokážete ilustrovat.)

Myšlenkové mapy si vydobyly pevné místo v osnovách většiny škol na všech úrovních. Aniž bych sklouzl do vod rádoby výzkumů vnímání či třídění lidí do skupin podle různých stylů učení, z praxe mám ověřeno, že určité skupině studentů tento způsob záznamu vyhovuje. Jako učitel cítím povinnost vybavit své studenty dovednostmi odpovídající jejich potenciálu či stylu myšlení. (Fuj, to zní pateticky. Ale je to pravda.)

A vy nevizuální, kterým vyhovuje spíše klasická osnova, který z výše uvedených kroků nelze použít, využijete-li např. zobrazení osnovy v klasickém rozumném textovém editoru?

Chcete-li, můžete si stáhnout moji šablonu na vytváření poznámek v Evernote, jako .rtf nebo jako myšlenkovou mapu v MindManageru a Freemindu.

Jakým způsobem zpracováváte své poznámky z knih vy? Jakým způsobem si nastudované a vypsané opakujete? Podělte se o své zkušenosti, tipy a triky v komentářích.

Jak číst (populárně) naučné knihy

ImageCourtesy: Mo Riza

Škole se často vytýká, že nás toho moc nenaučí. Tisíckrát opakované klišé přece zní: Škola nás nenaučí praktické dovednosti. Třeba napsat kvalitní životopis. Nebo efektivně studovat.

Kecy.

Možná kdysi dávno, když jsem ještě chodil do školy já, tomu tak bylo. Kdyby si však tito dnešní kritikové ráčili vytáhnout hlavu ze zadku oněch míst, kde se nohy setkávají s trupem, a vydali se do skutečných tříd na normálních školách, hlavou by o zeď tloukli, svědomí zpytovali, čerta se báli.

Na mnoha školách se učí praktické (a užitečné) věci. Teda minimálně na té naší.

Jaké zásady efektivního čtení si odnáší do života každý deváťák, který absolvuje mé hodiny češtiny?

1. Nedočítejte knihu, která vám nic nepřináší

Jako zkušení čtenáři nemusíte knihu dočíst. Mýtus dočítání asi vyvolaly babičky, maminky a desítky dětských pohádkových knížek. Člověk nějak získá pocit, že musí číst do konce, aby zjistil, jak příběh dopadne.

Zkuste sladce spát s vědomím, že vlk právě slupl Karkulku i s babičkou.

Že Popelka odešla z bálu, ztratila střevíček, princ jej našel a…

S vědomím, že se Neo vrátil do matrixu, aby vysvobodil Morfea z rukou agenta Smithe. (Ve filmech to funguje také.)

Very unlikely.

V policích knihoven se však práší na jiné knihy. Zatímco Potopu, Ohněm a mečem, Toma Jonese či Plačky nad Finneganem jsem si užil, Joycova Oddyssea jsem prostě nedal. Měl bych se za to stydět?

Ve výborné knize esejí Jako román mluví Daniel Pennac o jednom z prvních návyků (pravidel) zkušených čtenářů – nemusíte dočíst knihu, která se vám nelíbí a nic nepřináší. Za nedočtení knihy vás v životě nikdo perzekvovat nebude. Není-li ovšem člověk učitel.

Dočíst nemusíte jen romány či povídky. Stejně tak mohou dopadnout i nebeletristické knihy. Možná především tyto.
Upravené pravidlo Pennacovo tedy zní: čtěte jen ty části knihy, které vám přinesou nějaký užitek.

2. Začněte se životem autora

Fakt, že někdo napíše knihu, říká o člověku mnoho. Stráví hodiny studiem materiálů a podkladů. Stráví hodiny jejím sepisováním. Stráví další hodiny editováním, Minimálně položku „vytrvalost“ může ve svém životopisu tučně zvýraznit. To ovšem o užitečnosti knihy nic neříká.

Zjistěte, co o svém oboru ví. Jakého postavení ve svém oboru dosáhl? Co jiného dokázal, než napsat tuto knihu? Poradí přítel Google. A bylo by dobré konzultovat s ním dříve, než se do čtení pustíte.

[SpoilerAlert:] Počítejte však s jedním. Vlivem této zásady se takové učebnice metodiky a didaktiky výuky budou číst tuze, přetuze obtížně.

3. Projděte si obsah/rejstřík

Čte (či studuje) se mi nejlíp, když vím, co od textu čekat. Když zhruba tuším, jaký typ obsahu mě čeká. Když poznám zdroje, z nichž autor vychází, když vím, jakou formou (jazykovou i strukturní) se rozhodl text své knihy zpracovat.

4. Prolistujte celou knihu

Než se pustíte do čtení, zjistěte, kolik času strávíte s jednotlivými úseky.

Prolistujte knihou a zjistěte, jak dlouhé kapitoly vás čekají, jakou formu mají, jak autor pracuje s podkapitolami, se shrnutím obsahu.

Před čtením kapitol projděte celou kapitolu, přečtěte si nadpisy, podnadpisy, tučně zvýrazněný text, prohlédněte obrázky a titulky obrázků. V tuto chvíli byste také měli vědět, jestli vás kniha nějak obohatí. Pokud ne, co vás nutí číst ji dále?

5. Zvýrazněte důležité pasáže

Manželka mě používá jako zdroj varování dětem: hlavně nečmárejte do knihy jako taťka, slyším pravidelně. Nesouhlas – a nejen v tomto se naše výchovné metody rozcházejí.

Nedokážu si představit, že bych četl knihu bez zvýrazňovače a tužky v ruce. Zvýrazňovačem (či podtržením propiskou) vybírám pasáže, které mě při čtení osloví, které mě zaujmou natolik, abych si je chtěl zapamatovat. Zvýrazněné pasáže potom přepisuji do patřičného notebooku v Evernote.

V elektronických knihách dojíždím na absenci Kindle. Ač má Android (i PC), kde ebooky čtu, nativní aplikaci pro e-booky, ani jedna z nich neumí exportovat v textu zvýrazněné pasáže do nějakého textového souboru, jako to umí Kindle. Stejně tak to neumí e-BookReader na mém tabletu Samsung 8.9″. Byť původně digitální, přece jen musím zatržené pasáže přepsat jako z analogu.

Časem, bude-li to situace vyžadovat, plánuji pořídit C-Pen skener.

6. Pište si poznámky do okrajů knihy

Druhým nevyhnutelným pomocníkem je mi kvalitní propiska. V současné době je mi favoritem gelové pero Pentel Hybrid Technica, které se díky tenkému hrotu nepropíjí na další strany jako obdobné výrobky Pilot (z řady Be-Green). Praktičnost asi zvítězila nad mou láskou k recyklaci.

Do okrajů knih si píši poznámky, kreslím „sketchnotes„, nejčastěji ve formě různých rámečků a diagramů.

Své žáky též učím techniku RWCT „podvojný deník“, kdy při výpiscích student současně (ve vlastní části textu) polemizuje či hodnotí autorovy výroky. I toho se v odborných publikacích dopouštím. Poznámky, stejně jako podtržený text, potom přepíšu/vyfotím do Evernote.

Při čtení některých knih jindy používám další studijní metodu RWCT, v Česku i jinde známou jako I.N.S.E.R.T.

Během čtení si do okrajů knihy kreslím symboly podle obsahu textu. Mé symboly se ovšem od RWCT liší:

x pro informaci, kterou znám již znám,
* pro informaci, kterou si musím zapamatovat,
-> pro novou informaci, která ovšem není úplně významná,
[] pro informaci, se kterou musím udělat,
? pro informaci, o níž bych se chtěl dozvědět více,
WTF pro informaci, která je v rozporu s tím, co znám.

7. Založte si lepíky stránky, ke kterým se chcete vrátit

Není moc vynálezů, které by život studentů usnadnily více jako Wikipedia (pro studijní metodu Ctrl+C, Ctrl+V), zvýrazňovač, tužka/papír a lepíky.

Nejčastěji zakládám stránky, které obsahují opravdu důležité informace. Někdy jsou to schémata či fakta, která chci použít v přednášce, zajímavé učební metody, které chci s žáky (přesněji na žácích) vyzkoušet, či jen zajímavé citáty, ke kterým bych se chtěl někdy vrátit.

Pokud se jedná o knihu, se kterou pracuji často, zakládám si lepíky jednotlivé kapitoly a podkapitoly, abych nemusel stále řešit index/obsah knihy.

8. Převeďte poznámky z knihy do digitální podoby

Pustíte-li se po prvních x-krocích do čtení, je jasné, že v knize nějaký ten „poklad“ naleznete. Projděte knihu a převeďte základní sdělení do konkrétních činností (i když budou spadat do seznamu @Někdy/Možná).

V dnešní době si jen obtížně představuji člověka, který by chtěl mít své poznámky jen v klasické, papírové podobě. Nebojte se své poznámky digitalizovat.

Zcela jistě jste během čtení narazili na citáty, které chcete uchovat, na diagramy či obrázky vhodné k oskenování (a založení do systému). Nebojte se, mobilním telefonem dnes člověk pořídí více než ucházející snímky. Evernote, OneNote či myšlenková mapa vytvořená v některém z dostupných nástrojů, snesou leccos.

Efektivní čtení se dá naučit

Dovolím si tvrdit, že se minimálně na naší škole učí užitečné věci i dovednosti. Co by to bylo za tvrzení bez důkazu, že? Jsme téměř „běžná“, spádová základní škola na hranici sociálně vyloučené oblasti. A přitom naši žáci dopadli v roce 2009 v PISA testech výborně. Nevěříte?

Budiž mi toto důkazem, že mí žáci číst umí.

Co při čtení populárně naučných knih děláte vy?

[PS: Když po sobě výsledný text čtu, začínám se divit, že jsem vůbec některé knihy dočetl. Mezi jinými třeba Konec prokrastinace. Milí přátelé z Melvilu, WTF? [Komentář bude, podobnou „lahůdku“ si nenechám ujít.]