Why I use Todoist as my productivity app?

Todoist new app logo

Todoist new logo

For about a year, I have been using ToDoist as my GTD/productivity app. My set-up is somewhat schizophrenic (in combinig different approaches to projects), yet working. And after a year, I know this is the app I am definitely going to stay with for the next year.

A skippable intro: What I need from an organizational tool?

I have been a huge fan of David Allen’s approach. This those who have followed my writing/blogging have already known for some time. (And this being  my first English blog, some input is in order for my new English-speaking readers. 1)

GTD teaches user to deal with „stuff“ in managable steps. Starting with collecting over to organizing to actually doing. And finally reviewing.

It’s the GTD apps that make the productivity-porn hype

Many productivity apps has seen the light (many dying as fast) as the GTD book became popular.

Testing. Tweaking. Hacking GTD (usually to fit a concrete app). These became an important topic among GTD-followers. When a GTD-aware person learns I am fond of Allen’s system,  it is as if I wanted to get a question: „What app do you use?“

I am not going to list all the apps I used to fit my organizing approach. It would get scary if I counted the hours it took me to bring data from one system over to other. Yuck!

As an editor of Mít vše hotovo who also wrote reviews, I was  trying to find out how usable these productiity apps were for different organizational approaches.

Your apps have to grow with you

As a user, I had to consider my needs several times. Leaving Outlook in 2011 and OneNote in 2013 as my main organization tools (Remember? Android became useful!) made me switch to GMail, GCal and Evernote.

A new productivity setup was born.

But, as Allen says in his GTD Fast programme, the „The better you get, the better you better get“ saying came through. My duties have caught up with me (well, with my GTD setup) and it was not enough.

(Remember Evernote beginings? The pains without reminders? With SmartSearch that  was actually easy to set up and worked the same through all the systems? You know, what I gripe about.)

And then, it got even more complicated. I switched platforms.

After an unpleasant experience with an Asus Zenbook (W 8.1), I switched to Mac last September.

I found myself working on several platforms: Windows 7 and W 8.1 at work as a teacher and speaker of IT integration in learning kids (spiced with just a bit of Linux), OS X on my Mac. And at the same time using Android 4.1 – .3 on my SGIII and Samsung tablet. (I have left both recently for iPad and iPhone 6+.)

An optimal app meant combination of Android/iOS app, web access and desktop app as a bonus.

And Evernote was not enough

Switching to Mac, the Evernote desktop surprised me. It behaved, well, different on a Mac – and the setup became insufficient to my needs. (These being father of 3, husband, full time teacher, PhD student, IT coordinator dealing with 130+ machines at three different school buildings, speaker for different organizations that bring further education for teachers, part time blogger and a freelance copywriter). (Few blogposts got published this year, but I have co-authored a set of „manuals” on IT in education. (Which helped, as my my writing skills didn’t get so much rusty.))

Hello again, Todoist

Testing several productivity apps in August and September last year (none of which fit my chores), I remembered testing & reviewing one of the earlier versions of Todoist.

It was not an absolute love at first sight then. The app held to its minimalist mantra of simplification which was popular in 2009, but it was not robust enough to handle more complex duties. Well, it was not much more then than a fancy todo list accessible through a webbrowser.

In 2014, I wanted to know whether things changed. And they have. Tremendously.

Todoist has grown into a packed productivity tool, while staying true to its minimalist roots.

What a pleasant surprise!

Todoist allows GTD workflow (to a meaningful measure)

There is a nice description of a GTD setup on Todoist website,

that provides a clear idea.

Using a sofware (or paper-based) tool for your agenda has a catch. Sometimes, you fall for the idea of tweaking and improving (and searching for the best tool ever) instead of actually doing.

Any working time-management strategy requires a mindshift. (I guess  „workflow-management“ is a better term. You cannot manage the given 24 hours a day; all you can manage are the activities to fill the day with).

This new mindshift should make you actually work. You shouldn’t just organize your stuff into nicely crafted, well-defined cathegories and drawers and labels and (please add in whatever you do to procrastinate over your tasks).

What makes Todoist special?

Meet the INBOX

As any true GTDoer will confirm, capturing is the most important part of dealing with stuff. The inbox then makes the place where your tasks enter your system.

Todoist offers a well-thought „inbox“ feature for that matter.

You can add stuff to inbox using several means:

  • from a native/web app,
  • via Android widget (works magic),
  • via iOS „so-called but not fancy“ widget in Notification Center that slows me down (not the Todoist’s problem, but Apple’s),
  • Chrome and Firefox plugins,
  • Outlook, Postbox and Gmail integration.

You can even send/fww e-mails right to Todoist. (The Inbox gets its separete e-mail address to which you can e-mail from approved  addresses.)

Meet the PROJECTS

As someone who deals with 100+ projects at a time, I think the PROJECT part of Todoist is it’s only downsize. (Remember, if you have more than one next action to finish a task, it’s a project in GTD.)

A free(mium) member gets 80 active projects. This is not enough for a decent productivity setup of a someone who often burns midnight oil. (But a minimilist simplifier may find this number as just enough).

A premium member gets up to 200 active projects. 200 is enough even when you want to differentiate among projects with areas of responsibility. (Another GTD-term. Whatever a „theme“ you deal with on a regular basis in life gets labeled. There are „home“, „school“, „PhD studies“, „copywriting“, „speaking“, „publications“ and others). I use Level 1 project for „the area“; subprojects (up to level 4) as standalone projects.

Similar way of organing is often used when an app is not created as a GTD app (e.g. Producteev, Doit.im and others). And yes, it can get messy. And quite soon. But a tree-structure can be set with just a mouseclick/tap, so it’s no pain.

A project in Todoist is sharable. It has it’s own unique e-mail address which allows e-mailing tasks directly to projects. (It is kinda non-GTD step and I have never used it. But it just sounds as a cool feature if you’re collaborating on projects).

Project allows basic operation. You can

  • share it,
  • add some basic color,
  • place it within your project masterlist (using a „parent“ project), – inspect completed tasks,
  • and add several tasks at once (this I use when brainstorming projects).

Meet the Tasks

The tasks pane in Todoist does not differ much from other apps. And it provides similar functions (like Producteev, Doit.im, Things, OmniFocus, and a ton of others).

In Todoist, you add date, priorities, repeated tasks, labels (see below) and notes.

Premium members get the ability to add attachments to tasks.

Useful when copywriting for clients who don’t trust online collaboration on documents. (Not cool, given the fact that I teach document sharing & collaboration to 10-year-olds in my class projects).

What Todoist excels at here is the thrive for maximal simplicity on all OS systems. Many of those „productivity“ apps shock the user with so many options when adding a task. There are time sets, start/due dates, labels, colors, projects, subtasks, priorities, emoticons, team-members etc. to add. Which often leads to interruption from what you are working on (or procrastinating in worse case scenarios). Wrong!

Collection is about speed and getting back to whatever you are doing. It’s not about messing up with options.

In Todoist (and now also in others, to be fair), you get a hotkey combination or a widget to add a task description. Need more? Ok, there are other options, like dates, priority, labels, reminders and notes. But these all are decently greyed. Hotkeys (and inbox) are about fast collection. Need to change a task-priority? A context? Use a dropdown menu when sorting the inbox.

Depending on your set-up and kind of work you do, I believe that even a Free user gets enough active tasks. There are 150 per project against 200 for Premium to organize things in an effective way. There is also a way to set subtasks using just tap/mouse within the task. (I am not going futher this path, for it is not the way I like.)

Meet the @labels

If nothing, then it’s the contexts that made GTD approach widely popular. (Allen did not invent the concept, he just used it – because it works magic).

In short, a context in GTD is a specific situation when resources  (time/people/tools) become available to act on your tasks.

The basic idea: structure any todo-list to sort your tasks accordingly. Why getting a reminder to buy yoghurt for kids when sitting in your office, right?

I am not a developer, but I guess Context-based calendar oriented todo-list must be a pain to create. Many of the apps I have aready used failed in this area quite miserably. Not the Todoist.

The concept of labeling and then filtering your labeled tasks works magic. Each context (a place, people, agenda-items, anything) gets a label. And you can use these lables to filter your tasks.

If you are deep into contexts, you can move your labels up and down. If you are working with many places (and tons of people as any teacher does), the list of contexts gets messy. Todoist allows you to add more than one label to a task (not GTD-like, but useful, sometimes several contexts overlap).

With labels in Todoist, I miss the ability to organize them into clouds/groups (like in Evernote).

Beware: there are no labels for free users. And „no labels“ limit (after a month trial) turns Todoist into nothing more that a dull to-do list. Which sucks.

Meet the Calendar

Back in the days, calendars often turned into wish-lists more than actionable to-do lists. (I’m not going to get into longer argument here, and save it for a longer post, so bear with me. Adding a date to an agreement with no deadline does that.)

Don’t get me wrong, date is important. But it is nothing more than another context. It’s a situation in time when resource „time“ or „deadline“ becomes available or necessary to meet).

Nowadays, depending on what you do for living, situation change rapidly. (Not long ago, my plans for the day went sideways when a client informed me in the afternoon that they needed a different copy from what they asked for at 10:30 that morning.  And in school, it happens on a daily basis. Time to renegotiate schedule.)

Business shifts, work schedule must shift accordingly.

Many of the productivity apps work within their own calendar. Others (including Todoist) allow you to sync time-sensitive tasks with your calendar app.

I am not sure if Todoist fixed problems with Google Calendar API that it used to have last summer. I switched to .ical export, so my tasks appear almost immediately in my Calendar on all my devices. (It used to be once in a day when Todoist synced with GCal last year.) I set a time-oriented task – and it appears in my iCal as a new calendar event. Period.

However, the event has to be changed in Todoist. I miss the opportunity to check-off my tasks in calendar, I miss changing time/notes from the iCal (like by moving upward/down in the day). That would be cool. But nothing’s perfect, eh?

(Be careful, calendar sync and reminders are only for premium users.)

Many systems, one Todoist to rule them all

Some apps differ system from system. Not Todoist. Windows version equals Mac OS X app. Android and iOS offer the same setup. (Thanks to its widget, Android app allows adding new tasks to Inbox much faster.) Yet, what you set on Windows, works on a Mac app or in any browser. That is something that does not work with Evernote. (As the UX/OS changes, the options behave in a different way in browser and in the apps an all systems I checked.)

Meet other features that make Todoist exceptionally useful

There are loads of ways to integrate Todoist to your productivity set-up. It offers prioritizing task (4 levels, color-differentiated). You can base reminders on time and location (only premium). You can have e-mail or banner notification (on iOS and Android).

Todoist can archive your projects in a backup; it can create project templates (in a .txt file that you import).

There are many recipes for IFTTT integration to automate. And a whole chapter can be writen about „todoist karma“ feature that allows you to review tasks and track your progress. (Truth be told, it bullies you a bit to work, too.)

Need to know more? Check the versions page.

So, where’s the catch?

The only issue here (with my friends) is the price. One year premium costs €23 (€6 discount Sept 2015!). Some folks just don’t get it.

Considering the benefits Todoist brought me last year, €23 is a no-brainer to pay. In short:

There are many tools like Todoist, but none of them fits me this great.

  1. In my non-teaching gigs, I used to be an editor-in-chief of a personal productivity webzine Mít vše hotovo and took part in publishing Czech version of David Allen’s Getting Things Done book. I was using various productivity oriented approaches before landing at GTD and have been using it since 2006. ↩︎

Když nevíte, do čeho se pustit, sáhněte po slideru

Slider

Image courtesy CARLISLEHVAC (flickr.com)

„Svůj GTD systém budete mít tak složitý, jak složitý si jej uděláte,“ chce se mi křičet pokaždé ve chvíli, kdy někdo hackuje, ladí či jinak przní Allenovu organizační metodu. A nejvíc mě rozladí, dozvím-li se, když systém začnou od podlahy hackovat úplní začátečníci. Proč? Proč? Proč?

Proč si raději metodu pečlivě neprostudujete, nějakou dobu nepoužíváte způsobem, který Allen navrhl? A teprve až pochopíte, kudy cesta nevede – a proč se teprve až potom nepustíte do prznění?

A jen tak mimochodem, když už si svůj systém domrvíte, neříkejte mu prosím GTD. GTD systém tvoří uzavřenou sérii konkrétních postupů. Dohromady fungují jako ozubené soukolí. Když se ale jeden dva zoubky vylomí, soustava začne skřípat. A časem se zastaví úplně.

Když Až vám totiž nakonec systém vybouchne, nenajdete pro GTD hezkého slova (podobně jako já nenašel kloudného výrazu pro 7 návyků efektivních lidí S. Coveye). Ono to chce notnou dávku sebezapření (a zdravého selského sebevědomí) uznat: „Systém mi vybouchl, protože jsem ho doprasil sám.“

Na druhou stranu – a do jisté míry na obranu všech przničů GTD – však musí zaznít, že David Allen nechal ve svém majstrštyku ve snaze nastavit svůj systém univerzálním způsobem – tedy i na papírové organizéry a diáře – ze pár nepřesností, či dokonce kiksů.

Jeden z kiksů v sobě ukrývají projekty.

Projektem v GTD se rozumí každá aktivita, k jejímuž dokončení potřebujete udělat více než jeden krok. Tolik známé a GTD-hackery milionkrát diskutované pravidlo. Nemusíte s ním souhlasit. Nemusíte se jim řídit do písmenka (Oops, a je to venku). (Nemusíte… konečně vůbec nic.)

Každý projekt si jen musíte zapsat na masterlist, tedy seznam Projektů. A pravidelně jej alespoň jednou za týden během týdenního hodnocení aktualizovat, případně u něj nastavit další kroky neboli činnosti.

A jsme u kamene úrazu. Pokud se totiž důsledně řídíte tímto pravidlem, navštěvujete svůj seznam projektů pouze sporadicky. Jako hlavní organizační nástroj vám slouží seznamy dalších kroků, rozsypaných po systému, a možná ještě kalendář.

Do kalendáře patří pouze termínované úkoly.

U kalendáře v GTD (zejména v elektronické podobě) platí pouze dvě možnosti. Buď jej používáte blbě a ve výsledku vám systém vybuchne, anebo jej používáte přesně podle Allena, ale systém vám na poslech skřípe, na pohmat drhne.

Na rozdíl od rádoby GTD-hackerů totiž lidé často berou až příliš dogmaticky Allenova doporučení. Umísťování připomínek patří mezi „nevychytaná“ pravidla. Ne, že by Allen systém nepromyslel. Ne, že by bylo GTD celé špatně. Jen prostě touha po univerzálnosti nástrojů zapříčinila, že některé věci prostě fungovat nebudou.

Dokážu si živě představit Allena, jak sedí za stolem, žvýká banán a přemýšlí nad zatrolenými projekty. (Respektive s jednotlivými činnostmi k projektům, které přitahují pozornost uživatele, leč buďme lidi a zjednodušujme si život a říkejme jim prozatím jen rozjeté projekty.)

Ze seminářů, které pořádal před sepsáním knihy Getting Things Done (2001), musel mnohokrát slyšet stesky „Ale já na některé rozjeté projekty prostě zapomínám.“ a „Dám si do kalendáře připomínku „Zrealizovat projekt xyz“, ale ten den se k tomu nedostanu… a pak na něj úplně zapomenu.“

Ono se úplně nabízí poradit „Tak si dejte do kalendáře připomínku na každý den od chvíle, kdy se projektem musíte bezpodmínečně začít zabývat. A tuto připomínku si denně připisujte, abyste měli projekt stále před očima.“ Jenže…

Dokážete si sami sebe představit, jak 14 dní před termínem sednete k papírovému diáři a k úkolům na každý den si začnete dopisovat projekt, kterému byste se měli věnovat, neboť …(termín/kontrola/čas) se blíží. A tohle dělat s x- projekty a x- týdnů, tak mě asi škrábne.

Očekávám, že právě trvalé upisování se k smrti je důvod, proč Allen podobné plovoucí připomínky k projektům nedoporučuje. Ne, že by nebylo užitečné tyto projekty mít v době, kdy se jim chcete/můžete/musíte věnovat, před sebou častěji než jednou za týden. Ne, že by nebylo užitečné ve chvíli, kdy máte hotové všechny úkoly juknout do kalendáře a hned vědět, jaká katastrofa se blíží. Ne, že by nebylo užitečné nejen jednou za týden vidět nálož aktivit z ptačí perspektivy a tak trochu usměrňovat priority. Bylo.

Ale ruku na srdce, vážně byste Allena poslechli a začali GTD používat, kdyby před vás žuchl mimo jiné i tenhle oupisovací balvan? (Jestli jste právě kývli, dejte si prosím pohlavek. Lhát se nemá. A pokud to nepomohlo, spoiler alert: grafomanie je choroba.)

Moderní technologie naštěstí tyto aktivity velmi usnadňují. Přesné definice a konkrétní postupy však Allen ani v jedné ze svých knih nějak neaktualizovat.

Co s pravidelnými aktivitami, které vyžadují jinou, specifickou přípravu – (nejlépe) jako projekt?

Buďme trochu konkrétní. Jak to vypadá v praxi učitele?

Jako každý jiný učitel mám v úvazku 22 hodin týdně. (Popravdě, teď o 4 kousky méně, neb správcuji bez dvacítky stovku počítačů, x- projektorů, interaktivních tabulí a další ICT techniky spolu s hromádkou dalších povinností s technikou spojených.)

Každá vyučovací hodina, má-li splnit svůj účel, vyžaduje pečlivou přípravu. Nestačí jen opravit testy z minulé hodiny. Nestačí jen prolistovat učebnici a naznat, že to pár cvičení 45 minut v pohodě zabije.

Má-li mít hodina smysl, vyžaduje stejnou přípravu, jako když člověk připravuje celoškolní projekty. Tedy promyslet cíl, promyslet očekávané výstupy, kterých žáci dosáhnou, promyslet sled aktivit, které je k těmto cílům dostanou, promyslet pomůcky, které budou potřeba, a tyto pomůcky (nejčastěji ve formě aktivit, cvičení, celých pracovních listů, interaktivních cvičení aj.) vyhledat na internetu anebo v drtivé většině případů vyrobit.

Obdobnou přípravou prochází pravidelně mých minimálně 17 hodin týdně (jedna hodina se opakuje dvakrát, neb učím půlenou informatiku – a témata většinou bývají v obou hodinách stejná nebo dost podobná).

Každý týden se mi tedy v kalendáři objevuje jako připomínka vyučovací hodina. A každý den/druhý den/jednou za týden se mi v kalendáři objevuje sada „projektů“-vyučovacích hodin. Vedle toho pracuji samozřejmě na dalších projektech.

(Pro představu v květnu: uspořádání mezinárodní konference CzechDalton včetně vyrobení pozvánky, připravení certifikátů pro téměř 120 návštěvníků a místností, kde se akce uskuteční, vydání 70stránkového almanachu u příležitosti 130/125 výročí vzniku naší školy, uspořádání projektu na Mezinárodní den dětí, kdy naši žáci budou po třídách natáčet krátká videa, dojednat zapojení školy do projektu v rámci výzvy 5.1 OPVK, změnit poskytovatele webové pošty, neb stávající přestal komunikovat (a tedy založit všem pracovníkům adresy, změnit nastavení nameserverů, a převést doménu pod jiného registrátora, což byla zajímavá zkušenost zejména s papírovou válkou), nakrmit webové stránky školy několika texty a opět nastavit učitelům nová přístupová práva/účty do stávajícího redakčního systému, vyhledat studio, které redesignuje webové stránky školy do nového redakčního systému, provést sérii konzultací a na dvou školách a porad se spolukonzultanty pro NIDV v rámci pilotáže metodiky vytváření učitelského portfolia pro zavedení Kariérního systému učitelů… a ještě pár zatím „tajných“ soukromých projektů, které snad – vyjdou-li – vyplují na povrch v průběhu června či července.)

V podobné změti dalších kroků a činností velmi často zmizí ze zřetele blížící se „termíny“ jednotlivých hodin či dalších aktivit. A stejně tak se jednotlivé další kroky objeví na seznamech dalších kroků vedle úkolů, jejichž realizace je sice nutná, ale není nutné udělat je „hned“ (jak říká Allan ASAP).

Proto jsem si GTD upravil do vlastního ne-GTD systému, který však na dovednostech a zkušenostech se více jak osmi lety soužití s GTD staví. I přidal jsem si kategorie, které mi v praxi chyběly.

Seznamte se: SLIDER

Plovoucí činnost neboli SLIDER je jednou z nových, ne-GTD kategorií.

Z hlediska organizační struktury GTD jsou slidery v podstatě připomínky pro „termínované“ projekty (případně jejich dalších kroků-činností), které se ovšem na svém konkrétním seznamu (tedy v kalendáři, neboť co jiného je kalendář než seznam termínovaných dalších kroků) dublují, triplují, kvadruplují či jinak opakují.

Slider vznikl jako reakce na klasický problém s aktualizováním seznamu dalších kroků během týdne.

Jak již zaznělo výše, člověk své seznamy nejčastěji aktualizuje během týdenního zhodnocení. To s sebou ovšem nese problém, kdy úkol uděláte a v rychlosti nenastavíte k projektu další krok (neb se přece děje až na konci týdne). A výsledek: práce na projektu se zastaví. U termínovaných úkolů: Mega-oops!

Proto si do (samostatného) Google kalendáře Slidery přidávám i termíny blížících se projektů, abych během dne na první pohled viděl, čemu se musím věnovat, až splním činnosti, které musely být ten den splněny.

Co z předchozího vyplývá? Veřejně se přiznávám. Jsem przničem GTD. A ne, nepoužívám GTD. Používám vlastní systém řízení pracovního procesu, který z principů GTD vychází.

Můj systém se v mnoha krocích i kategoriích blíží efektivní metodě organizace práce „IC“ [ai si:], kterou ze základních principů GTD vytvořil můj kamarád Robert Chudý. A pokud se chcete dozvědět více – či chcete konečně dostat všechny úkoly pod kontrolu – zvažte návštěvu některého z jeho seminářů. Budete muset ovšem počkat na další kolo, to aktuální je beznadějně obsazené.

Díky dvěma minutkám zkrátíte seznam úkolů na polovinu

Image courtesy Martin Whitmore

Image courtesy Martin Whitmore

Mezi nejužitečnější pomůcky, které jsem se během více jak 6 let života s GTD naučil používat, patří pravidlo 2 minut.

V pravidle nehledejte žádnou vědu:

Během zpracování schránky prostě dělejte všechno, co stihnete udělat do dvou minut.

Ve výsledku byste jej zcela zbytečně zapisovali na seznam úkolů (či dalších činností) a potom jej v systému zase vyhledali a vyřešili ho.

Jinými slovy, neztrácejte čas s uspořádáváním krátkých (a přesto důležitých) úkolů a raději je rovnou udělejte.

Co můžete udělat se záležitostí v inboxu?

Během zpracování záležitostí nemáte jinou možnost než udělat jeden z pěti následujících kroků.

· UDĚLAT úkol hned sami.
· DELEGOVAT úkol někomu kompetentnějšímu (nebo třeba člověku, který si úkol více vychutná).
· ODLOŽIT úkol na později (na seznam dalších kroků či do kalendáře).
· ZALOŽIT na patřičné místo do systému podkladů.
· ZAHODIT a zapomenout na něj.

Aplikujte dvou-minutový zázrak

Možná je to jen můj pocit, ale jinak se snad ani nedá výsledek přísně aplikovaného pravidla 2 minut popsat. Jako učitel mám čas jasně definovaný celkem krátkými přestávkami, kdy se mohu do úkolu či záležitosti pustit.

Po příchodu z hodiny se čas přestávky ukrojí na nějakých 8 minut. A když odpočítám ještě minutku dvě potřebnou na připravení pomůcek na další hodinu, z imaginárního volna, které nám učitelům ne-učitelé závidí, zbývá tak pětiminutovka. (Nekalkuluji s nutností zajít si na toaletu, na to během dopoledne není čas.)

I během pěti minut se však dá něco stihnout. Něco, třeba malý krok jako e-mail, telefonát, který posune velký projekt kupředu.

Jednou se rozhodněte

Nejdůležitější je rozhodnout se – a rozhodnutí se držet. Samozřejmě se někdy netrefíte. Někdy zahodíte něco, co mělo v systému zůstat. Delegujete úkol, který se později vrátí jako bumerang a bude se dožadovat splnění. Odložíte úkol a on později vyhnije sám, aniž byste se do něj pustili.

Pořád mi ale přijde lepší rozhodnout se a posunout se kupředu, než při zpracování schránky sedět a dlouze meditovat nad tím, co by se mohlo se záležitostí udělat, kdyby…

V takových případech si ji založte třeba na seznam dalších činností @Promyslet a v nejbližší době se k ní vraťte. Na rozdíl od bezcílného bloumání (a ztráty času při zpracování schránky) však úkol uchopíte a (na základě vědomého rozhodnutí) promyslíte. Čím náročnější záležitost, tím se promýšlení (až do finálního rozhodnutí) protáhne.

Držte se svého rozhodnutí

A jakmile se jednou rozhodnete, stůjte si za svým. Nemá cenu se k rozhodnutí vracet a neustále řešit, zda jste se rozhodli správně. Rozhodněte se – a tím to pro vás končí.

Nastavte si (a dodržujte) časový limit

Nevím, zda skutečně platí Parkinsonovo pravidlo, které tvrdí, že daný úkol trvá přesně tak dlouho, kolik si na jeho vypracování vyhradíme. Pracovat s časovým limitem jsem se naučil už příliš dávno, a natolik se mi zaryl pod kůži, že si bez něj už vlastně rozhodování (a dělání) nedokážu představit.

Když se však někdy zapomenu a tweakuji (pro neangličtináře „upravuji, dolaďuji, vylepšuji, dotahuji do konce“ a to všechno pokud možno najednou), tak nějak se mi práce na úkolu protáhne.

Proto platí jedno: dvě minuty a dost. (A ano, kuchyňská minutka zpočátku určitě pomůže.)

Trénink dělá mistra

Nebude to trvat dlouho a pravidlo dvou minut se vám zaryje pod kůži. Brzy odhadnete, co se dá za dvě minuty stihnout. Brzy se začnete efektivně rozhodovat a především mnohé úkoly rychle řešit.

Přestanete si seznamy dalších činností (kroků) zaplevelovat krátkými úkoly, které už mohly být dávno hotové. A co je nejdůležitější: budete mít pocit, že se posouváte kupředu.

Zda to bude pocit oprávněný, tedy že se budou řešit ty opravdu důležité úkoly z hlediska priorit, zjistíme v některém z příštích článků série věnované produktivitě.

Když se projekt ne(z)daří

Image courtesy: blathlean

Ne vždy se podaří dotáhnout každý projekt do úspěšného konce.
 
U menších záležitostí se člověk oklepe a jde s někdy trochu kyselým úsměvem dál. Sice jej zamrzí, že se věc nepodařila, ale s následky se vyrovná víceméně snadno.
 
Jinak je to však s většími projekty.
 
Dva tři měsíce, nebo dokonce půl roku či rok na něčem pracujete a místo nadšení z úspěchu a pocitu z dobře vykonané práce (a v neposlední řadě také sjednaného finančního ocenění) se dostaví pocit naprosto opačný.
 
A jeho intenzita a dotěrnost navíc přímo úměrně stoupá s délkou projektu, který se nevyvedl.
 
Nepřeskládávali jste hromadu dynamitu, takže nepovedený projekt naštěstí nikdy neznamená konec světa – byť se tak můžete cítit v okamžiku, kdy se o konci dozvíte.
 
Pravda, když na něčem člověk delší dobu pracuje, určitě si k této věci vytvoří i emocionální vztah.
 
Postupem času mu prostě začne záležet na tom, aby to vyšlo. Jakmile však začne práce hodně skřípat, vypadne z rytmu a nadšení se sesype jako domeček z karet.

 

Změňte cíl a případně pravidla hry projektu

 
Naštěstí se téměř nikdy nestane, že byste zničehonic spadli z výšin a znenadání zjistili, že projekt končí.
 
Už během práce na projektu se určitě tu a tam objeví signály, které věští budoucí nebezpečí.
 
Nemusí to být jen signály zvenku, mnohdy postačí všímat si jen toho, jak se vám do práce na jednotlivých krocích projektu chce.
 
Selhává motivace? Zjišťujete, že místo práce kroky stále častěji odkládáte? Rozplývají se vám úkoly do ztracena a projekt ztrácí hranice?
 
V podobných případech doporučuje David Allen (a samozřejmě i zdravý rozum) na chvíli zastavit a zjistit, proč se projekt vylil z břehů.
 
Podívejte se na (anebo ještě lépe napište si) svou vizi projektu. Nejčastěji totiž projekt selže proto, že člověk neví, anebo si neuvědomuje, za čím se vlastně pachtí a kam směřuje. Čeho chcete dosáhnout? Jak má vypadat výsledek?
 
Nemusíte si vytvořit naprosto přesnou představu, jak bude závěrečný výsledek vypadat. (Ale není to na škodu.)
 
Přesnou představou výsledku myslím například vizi, že článek bude rozdělený do dvaceti odstavců na 3 stránkách a každý odstavec bude obsahovat x slov. Ač by mi nějaká čísla jistě pomohla při promýšlení obsahu jednotlivých stránek nebo odstavců, přece jen bych podobnou vizi vnímal jako příliš svazující. Někdy se prostě u promýšlení textu nechávám rád překvapit tím, kam až se v myšlenkách dostanu. (Pro zajímavost, tento článek je výsledkem promýšlení úplně jiného textu.)
 
Představu, jak bude výsledek vypadat, u delších projektů většinou nevytvoříte snadno. Takových těch kreativních záblesků, kdy najednou přesně uvidíte dotyčnou věc, jsem v praxi moc nezažil.
 
Protože „představa“ výsledku pro mě znamená v jedné větě popsaný stav situace po dokončení projektu, její promýšlení se u delších záležitostí občas nějakou dobu protáhne. Větu totiž v okamžicích, kdy se mi do práce nechce, často používám jako jakousi „mantru“: říká mi, proč dělám to, co dělám.
 
(Předchozí odstavce musí na mnohé z vás působit hodně „ujetě“.
Přesně tak jsem se cítil i já, když jsem tyto řádky dával dohromady. Jiné slovo než mantra mě ovšem nenapadlo. Možná to bude tím, že jsem viděl až příliš mnoho přednášek a četl až příliš mnoho textů Guye Kawasakiho, který místo „poslání“ firmy doporučuje vytvořit právě onu mantru – jednoduchou a jasnou všem zaměstnancům i zákazníkům. V mém podání je ovšem „představa“ výsledku projektu o něco delší než tři či čtyři slova.)
 
Zkuste se podívat také na pravidla hry, která jste si pro projekt nastavili.
 
Jaké zásady jste si pro tento projekt stanovili? Nejsou příliš svazující? Nenutí vás příliš se držet vyjetých kolejí – zatímco by tento projekt potřeboval spíše úplně jiný, nespoutaně kreativní přístup?
 
Když jsem začal učit (a vlastně i školit), stanovil jsem jedno základní pravidlo: účastníci mých „hodin“ musí být aktivní. Jinými slovy, danou problematiku nejlépe pochopí, když si ji na sobě prakticky vyzkouší.
 
Dlouhou dobu tento přístup vycházel, než jsem se začal z ničeho nic topit na přípravě jednoho semináře. Jednotlivé dílky do sebe nezapadaly, tu neseděl čas, tady selhávala návaznost aktivit a jejich napojení působilo až příliš strojeně.
 
Vzhledem k tomu, že byl můj nějaký dvacátý workshop (a vezmu-li v úvahu i vyučovací hodiny, tak minimálně třítisící příprava), pravidlo o maximální aktivitě účastníků jsem si ani neuvědomoval – dokud jsem neudělal krok stranou a nepodíval se na připravovaný workshop z ptačí perspektivy.
 
Zastavte se také nad průběžnými „signály“ od klienta. V okamžiku, kdy člověk pracuje na delším projektu (dejme tomu na tříměsíčním), určitě se s klientem minimálně telefonicky domlouváte nad vašimi návrhy a řešíte detaily.
 
Všechny poznámky k projektu patří do podkladů.(V mém případě je to většinou poznámky v Evernote.) Nikdy nevíte, kdy se budou hodit.
 
Nedílnou součástí záznamu je i shrnutí závěrů, na kterých jsme se s klientem shodli. Jakmile si totiž píšete informace na jedno místo, objeví se vedle sebe informace, které jste dostali v různé době a různých fázích projektu – a ony opakující se signály samy z šedi informací vystoupí.

 

Pokuste se zjistit všechna proč

 
Někdy se ovšem zastavit včas nepodaří.
 
Dostaví se zklamání, otřeseně sedíte nad rozdělanou (nebo v horším případě víceméně dokončenou prací) a vaše další plány se sesypaly jako hromádka karet. Všichni blízcí se za vás sice postaví, všichni radí „Nechej to být.“, či přidávají „Pusť se hned do něčeho jiného.“ – ale pořád to jaksi není ono.
 
Stát se mohlo cokoliv. Až opadne první vlna zklamání, vyplatí se zastavit se a zjistit, proč projekt nedopadl podle vašich představ. A vzhledem k tomu, že v podobných případech se člověku do přemýšlení nechce, nejjednodušší je využít existujícího rámce, například použít metodu 5 proč?.
 
Postup je jednoduchý, sérií otázek Proč se stalo A? Proč A způsobilo B? Proč B způsobilo C? atd. Ono číslo 5 v názvu metody je jen orientační a stanovuje minimální počet otázek, které musí zaznít. Velmi často
 
Metodu 5 proč? vytvořil japonský průmyslník a vynálezce Sakichi Toyoda a ve velkém ji použila například automobilka Toyota při přetváření svého výrobního procesu.
 
Jestliže postupujete správně, pomůže vám zjistit, z čeho vaše chyba či selhání pramenilo, a napomůže, abyste se podobné situaci příště vyhnuli.
 
Přestože se jedná o postup efektivní, metoda 5 proč má své mouchy.
 
Asi nejvýznamnější z nich je fakt, že je nutné se ji pořádně naučit. A ani to však nezaručí stoprocentní úspěch.
 
Může se stát, že během hledání odpovědi na otázku Proč se to pokazilo? zůstanete jen u příznaků a hluboko ke kořenům se nedostanete. Důvody, z kterých klient projekt odmítl, také nemusí být zřejmé (nebo to nemusí být ty, které vám předložil). Ač z nich budete vycházet či si jiné důvody představíte, nikdy nebudete znát celé pozadí, a tak získáte jen subjektivní hodnocení toho, co se mohlo pokazit.
 
U mnoha projektů, které selhaly vaší vinou, je ovšem toto subjektivní hodnocení naprosto zásadní.
 
Připravte se na studenou sprchu. Na rozdíl od selhání někoho jiného nebude zjištění, kde jste selhali vy, patřit k nejsvětlejším okamžikům vašeho života.
 
Praxe mě však v této oblasti dostatečně vyškolila. To, že jsem uviděl, co se pokazilo, mi vždy pomohlo se se situací snadněji vyrovnat. A jako naprosto jasná, přidaná hodnota poslouží uvědomění jako náplast na budoucí bolístky – člověk minimálně zjistí, na co si musí příště dát větší pozor.

 

Maximálně využijte existujících částí

 
Ač dopadl neslavně, stále ještě můžete z projektu něco vytěžit. Jinými slovy, klávesa DELETE není vždy tím nejlepším přítelem a je na ni vždy času dost.
 
To, že jeden klient projekt odmítl, neznamená, že by se nedal přepracovat a nabídnout klientovi jinému.
 
(Jak jste asi vycítili, mluví ze mě zkušenost. Workshop, který jedna organizace odmítla – a tím smetla ze stolu více než 70 hodin příprav, si do dnešního dne s patřičnými úpravami pro jejich prostředí vyžádalo dalších 5 jiných klientů. (A i dnes, celé 4 roky ode dne, kdy vznikl tento text, se rýsují další možnosti využití. Toto jako argument snad mluví samo pro sebe. A ano, nemýlíte se, i ta původní organizace už o onen workshop také projevila zájem.)
 
Podívejte se na všechny podklady, které jste během práce shromáždili. Nebude možné je použít jinde? K čemu ještě by se mohly tyto informace hodit? Projděte si také kontakty, které jste prací na projektu získali.
 
V této fázi zjišťování mi hodně pomáhá jednoduchá SWOT analýza, ovšem s tím, že v podkladech hledám ony silné stránky a příležitosti k jejich dalšímu využití. Mnohdy člověk třeba zjistí, že z prezentace může použít tento koncept, a tahle série snímků, ta určitě zabere i v jiném kontextu.
 
(Pokud se rozhodnete použít SWOT analýzu, vážně se v této fázi soustřeďte jen na silné stránky a příležitosti. Sice jsem v předchozím bodě tvrdil, že pomáhá vědět, co se kde pokazilo, ale všeho moc opravdu škodí.)

 

Nastartujete se dalším projektem

 
Nevím, zda jste někdy slyšeli o Benu Saundersovi. Před nějakým týdnem jsem v angličtině pouštěl svým deváťákům (jako motivaci pro ty, kterým se nepodařily přijímací zkoušky napoprvé) přednášku o jeho téměř neuvěřitelném výkonu: na lyžích a sám dojel na severní pól. „Úlet“, který do této doby zvládli pouze čtyři lidé v dějinách. „Úlet“, který Reinhold Messner označil jako 12x náročnější než výstup na Mount Everest.
 
Nebyl to jeho první pokus o dosažení pólu. První neúspěch ve 23 letech způsobila spousta faktorů – od omrzlin přes nedostatek potravin až po napadení ledním medvědem. Ben krásně popisuje, jak se cítil, když tento projekt poprvé selhal.
 
S úsměvem mluví o tom, jak ležel na posteli a jediné, co zvládl, bylo sledovat telenovely. A do toho přišla SMS zpráva od bratra s citátem ze Simpsonů:
 

Snažil ses ze všech sil a absolutně jsi to nezvládl. Poučení do budoucna: příště se vůbec nesnaž.

 
S Homerem Simpsonem se těžce polemizuje. Ale přesto:

Nezáleží na tom, jak velký projekt selhal. Určitě to nebyl váš projekt poslední. Na stole sice ještě leží trosky předchozí katastrofy a možná se vám do ničeho příliš nechce, ale následující věta je extrémně důležitá:
 
Co nejdříve si najděte něco jiného. Nemusíte se zrovna pouštět do nějakého pracovního projektu. Jako rekonvalescenci si třeba naordinujte nějaký projekt vycházející z vašeho koníčku.
 
Mé malé rekonvalescenční tajemství: když někde „vybuchnu“, začnu psát jako „náplast na bolístku“ nějakou povídku „do šuplíku“. Anebo se pustím do dokončování některého z předchozích nedopsaných textů.
 
Nakonec je víceméně úplně jedno, jaký projekt jako náplast zrealizujete. Víceméně nezáleží na tom, zda provedete analýzu toho, proč se váš velký projekt nezdařil. Nemusíte se ani pouštět do podrobného hodnocení podkladů. Použijte jakýkoliv způsob, kterým se co nejrychleji dostanete do sedla. A udělejte to co nejdříve.

[Upravený článek ze září 2009. Od té doby je přednáška Bena Saunderse mimochodem pevnou součástí mé angličtiny v 8., respektive 9. ročníku.]

Zaostřeno na: Zpracování

Image courtesy: andercismo

Sesbírali jste všechny své závazky, všechny podněty, všechny záležitosti, které nějak zaujaly vaši pozornost. Všechno čeká ve vašich inboxech

Pokud sbíráte drtivou většinu podnětů za pochodu a nevěnujete jim pozornost (věda, že jsou zaznamenány a že se k nim dostanete později), mnoho záležitostí tvoří neurčité, mlhavé a na první pohled ne zcela jasné informace. Zpracování vás posune dál.
 
Rozdělovat postup na „sbírání” a „zpracování” se může zdát jako zbytečná komplikace. Jenže zbytečné to rozhodně není.

Ač na první pohled zbytečná komplikace, ve skutečnosti staví „sbírání” a „zpracování” na odlišných principech.
 
Zatímco u sbírání si člověk uvědomí, že se něco děje, u zpracování si k dané „situaci” vytvoří vztah – a začlení ji do svého života.
 
Stručně řečeno: soustředíte se na to, co během dne přitáhlo vaši pozornost, a rozhodnete, jaký význam pro vás má konkrétní zaznamenaná záležitost.
 
Poznámka na okraj:
V knize Mít vše hotovo používá David Allen pro tuto část procesu označení „zpracování”.
 
Ve své další knize Aby vše klapalo potom pracuje s termínem „objasňování”. Jedná se o stejný okamžik managementu pracovního procesu. Během něj si objasníte, jak daná sebraná záležitost zapadá do vašeho života.

 

Jak postupovat při zpracování schránky?

 

Co to je?

 
Při sbírání většinou nedostanete jasnou informaci, která řekne: „Jsem tohle a toto, musí se se mnou udělat tohle, budeš mě potřebovat tehdy a v takovéto situaci, a takhle zapadám do tvého života, do tvé aktuální situace a do tvých krátko- a dlouhodobých plánů. Tak se rozhodni, necháš si mě?”
 
V drtivé většině případů musíte všechny souvislosti zaznamenané záležitosti odhalit sami. A právě odpověď na otázku Co přesně tato záležitost je? (a pár dalších) souvislostí odhalí.
 
Je to informace? Úkol k řešení? Něco, co byste někdy chtěli udělat? Konkrétně ji pojmenujte. A definice vás navede k dalšímu postupu.

 

Jste ten správný člověk, který se má záležitostí zabývat?[1]

 

Nejste?

 
Delegujte ji. Pokud se jen jedná o nějakou informaci, položka pro vás končí.
 
A v případě, že s touto záležitostí musí dotyčný něco dělat, poznačte si na seznam @Čekám na… osobu, jakou přesně práci jste předali a datum, kdy jste ji předali. Během týdenních zhodnocení (neboli „weekly review) se k delegované položce vrátíte a případně si jako připomínku vytvoříte další krok třeba Zavolat XY, abyste zjistili, jak se řešení posunuje kupředu.

 
Jste ten správný člověk?

 
Potom následuje další otázka:

Je záležitost realizovatelná? Musím s tím něco udělat?

 
V originálu používá Allen nepřeložitelný management-speak „actionable”, tedy vyžaduje-li záležitost nějakou činnost, akci, kterou ji zrealizujete. Pro přesnost, v pojmu „actionable“ se současně s tím schovává také význam „umožňují-li to okolní podmínky“, mezi které mimo jiné spadají také vaše aktuální i dlouhodobé cíle, vize, hodnoty a další. Hezký novotvar, že?
 
Mohl bych zajít hodně do podrobností a uvádět jako David Allen příklady. Nebudu, přečtěte si knihu Mít vše hotovo, str. 127n a . Místo toho jen nabídnu stručné shrnutí v podobě jednoduchých otázek, které používám já.
 
Jaký je další krok? Pojmenujte, co přesně (fyzicky) uděláte.

Bude řešení trvat do 2 minut? Udělejte ho.

Musí se činnost provést v nějaký konkrétní den či čas? Zapište si ji do kalendáře.

Vztahuje se záležitost k nějakému vašemu konkrétnímu projektu? Dejte ji do složky/připište na projektový plán/do podkladů k projektu.

Je to něco, čemu byste se mohli někdy v budoucnosti chtít věnovat? Zapište ji na seznam „Někdy/Možná”.

Vyžaduje řešení více po sobě jdoucích kroků? Potom je to v přísně Allenovském duchu „projekt“, tedy záležitost, jejíž dokončení vyžaduje provedení více kroků. Pojmenujte nejbližší z kroků a na seznam @Projekty si zapište, jakou přesně „dlouhodobější vícekrokovou” činnost děláte. A jednotlivé kroky neboli činnosti zapište na další místo, seznam dalších kroků (třeba roztříděných do kontextů, tedy míst, nástrojů nebo lidí, které k provedení kroku potřebujete).
 
U posledních dvou položek se na chvíli zastavím.
 
Jako výtka na adresu GTD často zní, že člověka nutí dělat velkou spoustu věcí. Dojem je to oprávněný.

Na rovině „operativní“, tedy na rovině konkrétních aktivit, úkolů, e-mailů apod., totiž nabízí velmi jednoduchý postup třídění a uspořádání od podnětu ke konkrétní činnosti, až člověk najednou získá pocit, že toho zvládne opravdu hodně. Výsledkem je, že se při rozhodování o „realizovatelnosti“ nápadu často neřídí svými prioritami (pokud se kdy nad nimi vůbec začne zamýšlet) a dělá všechno.
 
Omyl. Pokud budete řídit svůj proces pomocí GTD (nebo podobě orientovaného systému řízení), priority musíte mít naprosto jasně vytyčené.
 
GTD vám vaše priority nenadiktuje. Ty si musí stanovit každý člověk sám.
 
GTD nabízí návod v podobně systému po sobě jdoucích kroků, které vás přivedou od nápadu až k jeho konkrétní realizaci. V případě priorit potom pomocí analogie „letových hladin“ velmi vágně vymezuje témata, která by si měl člověk ujasnit předtím, než se rozhodne, jakou činnost by chtěl, chce nebo musí dělat.
 
GTD vám pomůže koupit auto. Pomůže vám najít cestu třeba k založení firmy. A když se budete hodně snažit, jednotlivé kroky vám pomůžou sestavit doma, já nevím, třeba atomovou bombu. Na to, že je to blbost, ovšem musíte přijít sami.
 
Jak se rozhodnout, do kterého projektu se pustit? Jak zjistit, zda má tento projekt vůbec cenu dělat? Jak určit, že se do něj máte pustit zrovna teď?
 
Neexistuje jednoduchá odpověď. Navíc ji ani kniha Mít vše hotovo, ani Aby vše klapalo nepomáhají nalézt. Spíš obě jen naznačují. Trochu více se Allen prioritám věnuje v knize Ready For Anything (kap. 46 – 50) a o ještě drobek více ve svém semináři GTD Fast (GTD Live jsem neslyšel, takže nemůžu sloužit.)

Pro všechny texty ale platí: zatímco v oblasti každodenní agendy nabízí GTD jasný a promyšlený, a především funkční postup, v oblasti stanovení priorit očekávání bohužel nesplní. Návod na stanovení priorit zůstává hodně povšechný. Ale zpátky ke zpracování.
 
Jestliže jste se již před „zpracováním” (a ještě lépe dlouho, dlouho před tím) nerozhodli, čemu se chcete věnovat ve svém soukromém a pracovním světě v této době (jinými slovy, nemáte stanovené priority), bude se vám rozhodovat nelehce.
 
Bez vytyčeného plánu totiž bude většina nápadů lákat a jeden přes druhého volat: „Udělej mě!” „Ne, mě.” „Mě, já jsem nejhezčí.” „A já nejzářivější!”
 
Než se necháte nalákat a spadnete do pasti nekonečných, „špatných, nevhodně načasovaných nebo úplně zbytečných” projektů, zkuste si třeba položit několik následujících otázek. Nejsou univerzální, leč mým potřebám i podmínkám naprosto vyhovují.
 

  1. Co mi realizace tohoto nápadu pomůže vyřešit? Kam mě posune?
  2. Co přesně budu potřebovat, abych nápad zrealizoval?
  3. Jak tento projekt ovlivní další již řešené projekty?
  4. Mám dostatek času/peněz/znalostí/dovedností atd., abych se do toho mohl teď pustit?
  5. Pokud znalosti/dovednosti/finance nemám, je tento nápad natolik zajímavý, že bych jej měl nechat dozrát na seznamu @Někdy/Možná?
  6. Mám dostatek energie/motivace/chuti, abych se pustil do práce?

 
(O další možnosti, jak se rozhodnout o nápadu (nebo projektu) k realizaci, bude některý z příštích článků.)

 

Několik tipů pro efektivní zpracování inboxů

 

Vyhraďte si čas na zpracování

 
Než se vám návyk zpracovat celý obsah schránky dostane pod kůži, zkuste trochu ošidit svoji nechuť pustit se do práce.
 
Vyhraďte si na zpracování čas v kalendáři – a zacházejte s blokem jako s každou jinou schůzkou. Uvidíte, časem se jednotlivé kroky zautomatizují a žádné tvrdé postupy „jak-se-sakra-donutit” nebudou potřeba.

 
Kdy si čas vyhradit?

 
Záleží jen na povaze vaší práce. Jedni se neobejdou bez neustálé kontroly e-mailů, jiným je e-mail klidně den dva ukradený. Ať patříte do první skupiny, druhé skupiny nebo někam mezi, troufnu si tvrdit, že minimálně 2 hodiny se bez e-mailu obejdete.
 
Navíc nepovažuji za ideální nastartovat den tím, že si zkontroluji, co do schránek zaválo během večera a noci.
 
Každému vyhovuje něco jiného. Pro mě je ideální začít den smysluplnou – a tedy předem definovanou – prací. A teprve až potom v klidu zkontrolovat, co na mě kde vybafne, protože mám vytvořený fungující systém[2].
 
Vyžaduje-li to vaše práce, vyhraďte si na zpracování časy dva. Jeden během dopoledne, druhý odpoledne (nebo večer, podle toho, zda máte z domu přístup do svého firemního účtu).
 
Až při odpolední/večerní kontrole se pusťte nejen do e-mailů z odpoledne, ale i do dalších papírů a poznámek, které jste během dne nasbírali.
 
A nezapomeňte – inbox není jen e-mailová schránka. Máte minimálně dvě – ještě tu klasickou, poštovní. A vedle nich „x” dalších.

 

Snižte počet schránek na minimum

 
Čím komplikovanější systém budete používat, tím hůř jej budete dlouhodobě udržovat. A než se zpracování stane rutinou, klidně si udělejte jednoduchý kontrolní seznam míst a oblastí, které musíte zpracovat.

 

Rozhodujte se rychle

 
Cílem zpracování není úkol udělat. Cílem je rozhodnout, o co se jedná a jak to zapadá do vašeho života. Proto se rozhodujte rychle.
 
Allen uvádí, že zpracování jedné položky vám vezme zhruba 30 vteřin v průměru. Stačí prý jen vynásobit počet položek ve schránce a získáte hrubý odhad, jak dlouho vám zpracování bude trvat.
 
Nevím, kde k tomuto číslu přišel. Za sebe nedokážu tento čas vůbec stanovit. Někdy mi zpracování trvá pár minut, jindy – když se třeba objeví lákavé nápady na ještě lákavější projekty – se mořím déle. A mnohdy některé položky skončí s úkolem „Promyslet a rozhodnout projekt xyz“ na seznamu dalších kroků.

 

Zpracujte schránky jednou za den

 
Nebo jednou za týden. Není dané univerzální pravidlo, mně ovšem vyhovuje nechat schránky plnit maximálně dva dny.
 
Nedokážu si představit, že bych inboxy (tedy většinu z nich) denně nebo alespoň jednou neprošel. Protože je víceméně důsledně používám, končí v nich mnoho zadání zcela zásadní práce na další den nebo na aktuální týden.

 

Procházejte položky jednotlivě

 
V drtivé většině případů bude každá položka samostatným úkolem, eventuálním projektem nebo informací.
 
A samozřejmě narazíte na výjimky, třeba sérii článků jako skupinu podkladů k jednomu projektu. V Evernote v tomto případě využívám možnosti označit více položek jedním či více tagy najednou.

 

Postupujte odshora dolů

 
Nebo odzdola nahoru. To je úplně jedno. Jen si dejte pozor na to, abyste se u každé položky rozhodli – a nevraceli ji zpátky do inboxu. Nebo své rozhodnutí přeskočením oddalovali. Jak už zaznělo výše, místo toho si raději na seznam svých dalších kroků připište „úkol” Rozhodnout se o…

 

Vyprázdněte stránku až do dna

 
Byť Allen ve svých knihách doporučuje celou schránku vyprázdnit, ve svém semináři GTD Fast mluví o tom, že při velkém vytížení často používá tzv. „emergency scanning”. Tedy že projde obsahem schránky a vybere jen ty položky, které jsou aktuální. A úplnému vyprázdnění se věnuje, až když má dostatek času.
 
Osobně považuji tento přístup za nešťastný. Minimálně v mém případě by totiž obsah schránky v podobném režimu nebezpečně narůstal.
 
A to raději ani nemyslím na to, jak by to dopadlo u lidí, kteří s GTD začínají a kteří si „návyk” dělat jednotlivé kroky GTD procesu teprve vytvářejí. Za jak dlouho se „schránka” stane spíš přítěží než pomocníkem?

 

Vstupní schránky je potřeba vyprazdňovat pravidelně.

 
Když to neuděláte, nevytvoříte si konkrétní úkoly (tedy projekty a „další kroky”).
 
Místo, abyste „dělali” úkoly z jednoho konkrétního seznamu, budete zuřivě skákat mezi schránkami a hledat, co máte udělat nejdříve.
 
A místo toho, abyste se zodpovědně rozhodovali na základě svých cílů a priorit, budete dělat úkoly prostě proto, že vám je někdo zadá nebo že vás právě napadnou.
 
Proč ne, někomu to možná bude vyhovovat. Jen si musíte dát pozor. Budete-li totiž schránky poctivě používat, budou pořád plné.
 
Takže bude pořád co dělat. Otázkou ovšem zůstává, jestli nakonec budete dělat to, co bude v danou chvíli ta nejlepší možná činnost, a to jak z hlediska kontextu, v němž se nacházíte, času, který máte k dispozici, energie a vašich priorit vycházejících z dlouhodobějšího „plánu”.
 


Díky R. Chudému  za podnětné komentáře k textu.

GTD je registrovanou obchodní známkou společnost David Allen Company. Použitá literatura:
1. Allen, David. Mít vše hotovo. Brno : Jan Melvil Publishing, 2008. 978-80-903912-8-4.
2. Allen, D. Aby vše klapalo. Brno : Jan Melvil Publishing, s.r.o., 2009. ISBN 978-80-87270-00-4.
3. Allen, D. GTD Fast. [CD]: Nightingale – Conant, 2001.


[1] Znalci postupů, díla a myšlenek Davida Allena se zcela jistě trochu zarazili. Teď přece následuje rozhodování, jestli se dá se záležitostí něco dělat, a rozhodnutí, jestli vyžaduje nějakou vaši další činnost.
 
Hořká zkušenost se zavalením úkoly mě v této oblasti dostatečně vyškolila. Jsou prostě věci, které vám nepřísluší dělat. Předejte je těm, kterých se týkají – a kteří jsou na jejich řešení dostatečně vybavení ať již zkušenostmi, nebo povahou. Uvidíte, najednou budete mít více prostoru věnovat se věcem, které vyhodnotíte jako důležité především pro sebe.
 
Zde ovšem můžete narazit na malý problém. Co když nejde tato záležitost jednoduše předat, jako když třeba předáte e-mail s nějakými informacemi? Co když musíte záležitost popsat, stanovit pravidla a podmínky, za kterých chcete, aby ji dotyčný zrealizoval?
 
Potom se načas stáváte tím „správným“ člověkem – a záležitost zůstává na vaší straně hřiště.
 
[2] Patřím k lidem, kterým se to snadno mluví. Jsem skřivan a nedělá mi problémy vstát někdy kolem páté, pustit počítač a hodinku či dvě (podle toho, co je za den) pracovat. Nebo si jít zaběhat. A teprve potom, až mám „něco” za sebou, zkontrolovat e-mail a pustit se do úkolů, které mi v něm eventuálně přistály.

Zaostřeno na: INBOX

Když se člověk pustí do organizování práce pomocí metody GTD, první (a velkou) změnou na cestě k pocitu „jsem v pohodě a přitom zvládám” bude právě používání inboxu neboli vstupní schránky. Budete-li totiž na sebe přísní a necháte VŠECHNY své záležitosti protékat přes tuto GTD vychytávku, okamžitě pocítíte, že máte záležitosti daleko více pod kontrolou.
 

Co jsou to záležitosti?

David Allen definuje v Mít vše hotovo záležitosti jako „cokoliv, co jste si vpustili do psychického nebo fyzického světa a co nepatří na místo, kde se to právě nachází, vy jste však u toho neurčili požadovaný výsledek a nejbližší konkrétní krok.“ (str. 24)

V dnešní době pracovní život prostupuje do soukromého a naopak. A tak se vám v inboxu setkají vzkazy od kolegů, e-maily od dodavatelů, nápady na sobotní výlet a vzkaz od manželky, že je potřeba koupit chleba. Oddělovat je při sbírání by z praktického hlediska bylo poněkud… nerozumné.
 

Inbox-Babylon

Zazní-li někde slovo „inbox“, většina lidí si představí jediné místo: e-mailovou schránku.
 
Pro většinu lidí to bude první, a bohužel poslední místo, kde si cíleně shromažďují „informace“ o záležitostech. Ostatní „vstupy“ nijak neřeší. Mají přece dobrou paměť, tak co by si dali tu práci a něco si zapisovali.
 
Chybička se vloudila, nemyslíte? Kdokoliv četl něco o GTD, ví, že snažit si všechno pamatovat, je nesmysl. A ve chvíli, kdy zrovna tohle začnete řešit, dostaví se mírný šok: najednou zjistíte, odkud, kdy a kde všude se na vás záležitosti sypou.
 
Na okraj pojmu: V knize Mít vše hotovo se místo pojmu inbox používá pojem vstupní přihrádka nebo schránka. I David Allen pro toto konkrétní místo nepoužívá jeden vymezený pojem a tak se GTD-novic setká s pojmy jako collection bucket, in-tray, in-basket či zmíněný inbox. Pro nás budiž v tomto článku INBOX to všechno předchozí.

Promyslete si, jaké vstupní schránky (aka „inboxy“) budete potřebovat

A nebojte se to přehnat.

Pro inspiraci to v mém případě bude:

1. Gmailový účet, kam sbírám poštu ze 4 dalších e-mailových účtů. (MS Outlooku jsem prostě nepropadl, na mé potřeby je to příliš robustní nástroj. Ale je mi jasné, že existují „provozy“, které se bez něj neobejdou.)

2. Fyzická schránka (na stole doma/v práci) v podobě plastové „stohovatelné“ přihrádky, respektive drátěného košíku „made in IKEA“ doma, na fyzické záležitosti (papíry, testy, slohové práce, vzkazy, časopisy, poznámky na lepíkách aj.)

3. Další elektronický inbox tvoří samostatný poznámkový blok v Evernote, který používám pro vedení agendy GTD. (Teď se na mě sesype hromada názorů, jakože EN je pro GTD nevhodný, nemá to připomínky, nemá to propojené další kroky s jednotlivými projekty a já nevím, co všechno. Nemá, ale mně to stačí. Pokud nevěříte, že by šlo tento výborný poznámkovník pro GTD vyladit, doporučuji podívat se na videa na The SecretWeapon. Howgh.)

Do inboxu v EN přeposílám e-maily, z nichž se staly buď projekty (#Projekty), nebo další kroky (@kontext). Stejně tak zde končí i delegované záležitosti, u kterých čekám na řešení, případně jen vyjádření další osoby. (!!WF neboli @Čekám na…)

Podobně dopadnou i e-maily, které chci buď archivovat (reference, podklady k projektům, zajímavé informace), nebo se jim budu možná v budoucnu chtít věnovat. Přes rozšíření v prohlížeči (Clip to Evernote, Clearly) potom do elektronického inboxu padají také různé články či výstřižky z článků, citáty a další informace.

EN používám ve svém notebooku, telefonu i tabletu. Inbox (a další bloky a tagy) tak mám vlastně neustále po ruce. Ani v jednom zařízení jsem zatím ale nepoužil možnost vytvořit přímo hlasovou poznámku. I to jednou přijde. Byť mě od toho trochu odrazuje fakt, že bych musel vzkaz při zpracování přepsat.

Fotek ovšem do EN sypu celkem dost, i když rozpoznávání českého textu z fotografií mi nějak škobrtá (přesněji: nefunguje). Asi je to placená fýčura. A navíc asi jen pro cizozemsky mluvící.

4. Notýsek, neustále v kapse/na stole/po ruce přítomný, vybavený jak stránkami, tak paklíkem lepíků pro strýčka Příhodu. Zde také končí poznámky za pochodu, které nejdou rychle naklepat na počítači nebo tabletu. (Nebojte, není to Moleskine. Ten používám na něco jiného, ale o tom snad někdy příště.)

5. Textové zprávy v mobilu/Hlasová schránka. Na tato místa se zpravidla zapomíná. Při zpracování (tj. po přečtení) končí SMSky či vzkazy na patřičném místě v systému, tedy buď v EN, nebo v kalendáři. Nepamatuji se, kdy bych něco přepsal na papír (či do notýsku) k pozdějšímu zpracování. Systém mám nastavený, takže hupky dupky, ať to jen běží.

6. „Místo“ na myčce v kuchyni, kam s manželkou dáváme poštu a další společné záležitosti, jako poznámky, co kde koupit, časopisy, dopisy atd. Jakkoliv by se mi líbilo, aby zde třeba stála nějaká krabice, mé usilovná snaha „naladit“ manželku na vlny GTD zatím více než selhává.

7. Plastová složka v tašce, ve které končí testy na opravu, texty na opravu či prostudování (předané v papírové podobě atd.)

Dlouhou dobu jsem ji považoval za zbytečnost. Leč David Allen se nemýlí: inbox do jisté míry používáme všichni, záleží jen na tom, jak je velký. V případě batohu vám totiž místo složky poslouží celý batoh, v případě naší odkladové plochy na myčce v kuchyni by to jinak bylo nejbližší volné místo v celém domku.

Našlo by se jistě více dalších přihrádek, třeba klasická dopisová schránka, do jisté míry třeba i připomínky úkolů v termínovém pořadači (v mém případě klasickém kalendáři), i když tyto nejsou klasickým inboxem.

Na první pohled sbírám záležitosti na velké množství míst. Leo Babauta v jednom ze svých hodně starých, skoro bych si dovolil i rýpnout „smysluplných“, článků, srovnával svá sběrná místa se systémem Davida Allena.

Ano, souhlasím s Babautou, Allen jich má daleko více než Babauta. Prostě mu to tak vyhovuje. Pozorný čtenář knihy Mít vše hotovo si však jistě vzpomene, že i sám Allen vybízí k tomu, aby člověk používal co nejméně schránek a celý svůj systém minimalizoval. Ovšem jen do té míry, aby systém zůstal funkční a obsáhl celou šíři jeho záležitostí. (str. 36)

Jak optimalizovat INBOXy?

1. Jinak než experimentem na to nepřijdete. Jinými slovy, sepište si všechna místa, odkud k vám přicházejí informace (či záležitosti). A u každého místa se zamyslete nad tím, jakou fyzickou podobu budou mít tyto záležitosti – a v jaké formě je zachytíte. A potom se pusťte do experimentování a vychytávání systému. Uvidíte, za 14 dní budete moudřejší.

2. Pokuste se některá z míst spojit do jednoho jediného.

V dnešní době se přímo nabízí možnost sjednotit si místo, kam přichází e-mail. Na jedné straně chcete své e-maily mít stále po ruce na kterémkoliv zařízení, na straně druhé vás okolnosti nutí používat více e-mailových schránek.

Služby jako Gmail, Outlook.com (bývalý Hotmail), a do jisté míry také Seznam.cz či Centrum.cz (abych jmenoval ty největší), nabízejí možnost odesílat zprávu „zprostředkovaně“, tedy např. odeslat e-mail ze soukromého prostoru v Gmailu a nechat e-mail, aby se tvářil, že byl odeslán z pracovní e-mailové stránky.

Uvedené řešení samozřejmě není vhodné pro každého, leč dovolím si odhadnout, že mnoha lidem dobře poslouží.

3. Zvažte, kde všude byste mohli pro sbírání „nasadit“ papír. Můžete to být notýsek (pro fajšmekry třeba ten předražený, leč vymazlený Moleskine). Můžou to být kartotéční lístky secvaknuté žabkou. Pokud hrajete na efekt, určitě vám skvěle poslouží kožené pouzdro na doklady a v něm hezká malá diářová tužka a malý notýsek nebo nařezané lístečky papíru. A samozřejmě lepíky. A nad papírem laskavě neohrnujte nos, rukou píšete rychleji než pomocí sebelepší dotekové klávesnice – a navíc máte papír neustále po ruce. A nepotřebujete náhradní baterky.

4. Plastové slohy sice nevypadají úplně „super-cool“, ale na rozdíl od papírových vydrží. Navíc jsou lehčí než efektní, luxusní kožené desky. Taháte-li na zádech či na rameni každý den běžný notebook, nabíječku, notýsek, knížku na čtení atd., váha začne hrát svoji roli velmi rychle.

A ještě jednu věc si dovolím: Dejte si týden tu práci a skutečně všechny nezpracované papíry do složky v příručním zavazadle ukládejte. Uvidíte, po týdnu svůj batoh (tašku atd.) nepoznáte. A budete se divit, jak je možné, že vás to nenapadlo dříve.

5. Doporučovaný „stoh“ několika plastových přihrádek, pěkně jedna na druhé, vypadá také velmi efektně. Úplně k nakousnutí. Ovšem do toho okamžiku, kdy se vám v inboxu za den nakupí větší hromádka papírů. (Pokud nevíte, co se stane, nebudu vás napínat – přihrádka pod horní plnou zasténá, prohne se, stěny se mírně rozevřou… a hromádka se sesype.) Drátěný stojánek z IKEY vydrží. A navíc, nikde přece není psané, že jej musíte skládat dohromady a používat celý.

Co dodat?

Používat inbox ovšem neznamená záležitosti sesbírat a následně okamžitě – a pokud možno všechny, pěkně jednu po druhé – vyřídit. Znamená to jen jedno: jasně vymezit prostor, kde všude zachytíte přicházející podněty. Vytvořit konkrétní místa, kam podněty zaznamenáte, abyste je mohli následně přesně pojmenovat a rozhodnout, co pro vás v danou chvíli znamenají a jak s nimi dále naložíte.

Má vůbec cenu začínat s GTD?

Image courtesy: najeebkhan2009

Školení v zaměstnání stojí v drtivé většině za pytel.

A všichni time-managementoví guruové přichází se svojí absolutní pravdou, s odpovědí na každou otázku, s náboženstvím o „mysli čisté jako voda“, „zjednodušování“ všeho, o hodnotách, o vizích co-bude-za-pět-let- či-dál a nádherným jazykem plným metafor a trefných, skvěle znějících přirovnání, opepřených notnou dávkou zaručeně pravdivých příběhů ze života. (konec ironie)

Když má člověk plno práce, nemá náladu se nimrat ve svých hodnotách, vizích a poslání. Čeká-li na člověka 50+ nevyřízených e-mailů, jednání se zákazníkem, update stránek, newsletter, příprava porady (a x-dalších jednání) a doma naštvaná manželka, že zase není porytá zahrada, můžou si všichni hodnoty strčit někam za klobouk.

Samozřejmě se nemusíte úplně topit v úkolech. Stačí mít pár úkolů a pocit, že se vám nechce věnovat jim všechen volný čas. A přesně s tímhle vám GTD pomůže.

Nevěříte?

Raketový start: Rozpitvejte složitější „projekt“ na jednotlivé další kroky

Do toho se pouštět nebudu, to dá moc práce. Tohohle je taky moc. A u toho vůbec nevím, co mám dělat. Ani tibetský dalajláma by se nestyděl, jak krásně vám to odříkávání jde. Mantra odkládání dotažená k dokonalosti.

Z vlastní zkušenosti ovšem vím, že nejvíce naladí raketový start. A to pokud možno bez zádrhelů, elegantně, hezky ladně ze Země rovnou na Měsíc.

A nevidím nejmenší důvod, proč si takový „start“ nevyzkoušet.

V práci na vás čeká kopa úkolů. Vsadím se, že do některého z nich se vám jistě nechce. Podobná hromada úkolů vás čeká určitě i doma. Vynechejme úkoly, u kterých si nejste jistí, že je chcete musíte dělat. Vezměte takový úkol, který prostě udělat musíte, byť se vám do něj pekelně nechce.

Co že je to ten projekt?

David Allen označuje úkol, který potřebuje ke splnění více než jednu věc, za „projekt“.

Označení je to podle některých (zejména projektových manažerů) poněkud nešťastné. K projektovému managementu jsem ovšem přičichl jen málo. (Přesněji, k „velkým“ projektům za velké prachy, ty „malé“, nízkorozpočtové či bezrozpočtové, za to za účasti 2 – 30 lidí, řeším skoro pořád. Abyste rozuměli té podivné matematice, pracuji ve školství, kde se skoro všechno dělá vlastně samo, v rámci paušálu, nebo rovnou „zadarmo“.)

Jsa tedy uživatelem GTD dlouhodobým, anglické i české verze knihy znalým, budu se držet již zavedené terminologie. A vám, projektovým managementem postiženým, radím: zapomeňte na chvíli na rozpočet, team meetingy, strategii, risk assessment, critical path a samozřejmě Gantovy grafy, bez kterých žádný projekt nemůže být.

Projekt budiž nám záležitosti, která nejde udělat jedním vrzem během chvilky.

Začněte s myšlenkou na konec

Vyberte nějaký úkol, který vám leží ladem, a zamyslete se, jaký bude konkrétní výsledek.
Jednoduše řečeno: jak poznáte, že jste tuto záležitost dokončili? Co konkrétně bude platit? Co „bude ležet“ před vámi?

Napíšete článek na web? Vydáte firemní zpravodaj? Povedete poradu? Budete se jí jen účastnit krátkým příspěvkem (a musíte šéfovi dodat podklady pro agendu)? Vytvoříte novou www stránku firmy?

Vezměte kus papíru a konkrétně výsledek pojmenujte.

Abych nevařil z vody, nahodím z praxe například náš školní čtvrtletník (v korporátním newspeaku newsletter).

Nejprve konkrétně definovat projekt: Vytvořit zpravodaj třetí čtvrtletí.

Co přesně bude ležet přede mnou? 300 stran A3 oboustranně potištěných, černobílých.

Co bude jeho obsahem? Zaplněné jednotlivé rubriky Slovo úvodem, Připravujeme, rubrika přehled akcí za uplynulé čtvrtletí na naší škole, 3 zprávy o významných událostech za danou dobu, na každé straně minimálně 1 fotografie, cca 3 – 4 básničky žáků z 1. stupně.
 

Jaký další krok musím k této „pravdě“ udělat?

Uvidíte-li konkrétní výsledek, jednoduše identifikujete konkrétní kroky, které vás k tomuto cíli přinesou. A nebojte se tyto kroky rozmělnit do podrobností skutečných krůčků. A už vůbec se nedivte, když se vám objeví komplikovanější, z více kroků se skládající „podúkol“ nebo „podprojekt“.

Ptejte se Jaký je další krok? a čile rozmělňujte.

V případě zpravodaje se potom najednou objeví úkoly jako:

– E-mail zástupkyni pro básničky.
– E-mail řediteli pro slovo úvodem, připravujeme, přehled akcí.
– E-mail kolegyně napsat článek o konkrétní události.
– Stáhnout z webu fotky.
– Sekretářka – zjistit/zajistit dostatek papírů A3.
– Napsat článek xyz (takový malý „podprojekt“, tedy samostatný projekt, který je součástí většího projektu), který tvoří další kroky:
– Braintstorm článek xyz. (a následné Draft článek xyz — Zkontrolovat článek xyz)
– (…)

Bác. A najednou uvidíte jednotlivé kroky, které vás čekají. Kroky, které úkol posunou k vyřešení. Kroky, které vůbec nebudou bolet. (Pokud jste ovšem nenechali úkol tzv. „vyhnít“ a on mrcha nevyhnil a najednou vám hoří koudel u… oněch míst, kde by se oheň rozhodně vyskytovat neměl. To potom i ten obyčejný e-mail bude trochu bolet.)
 

Najděte termínované kroky

Projděte si seznam vytvořených kroků a najděte ty, které musí být udělány v nějaký den (nebo do nějakého konkrétního termínu).

Ty si potom zapište do kalendáře. Budiž vám svatým přikázáním:

do kalendáře patří jen úkoly, které MUSÍ být provedeny v daném termínu.

Ve většině papírových kalendářů najdete kolonku „úkolů“. V elektronických kalendářích je na to super kolonka. A v Google Kalendáři Eventy, nebo ještě lépe: Tasks, které mají roztomilé, zaškrtávací tlačítko. Tak.

Ve výše uvedeném příkladu žádný takový krok není. V praxi to může být fakt, že kolega následující den odjíždí na dovolenou. Sekretářka bude posílat objednávku. Klient bude ve městě a mohli byste se sejít. Bude potřeba zkontrolovat (a reportovat), jak se projekt vyvíjí.

Řiďte se jednoduchým pravidlem: Co vybuchne, když věc tehdy a tehdy neuděláte?
Jiné kroky do kalendáře nepatří.

Setřiďte zbývající kroky do tzv. kontextů

Zbývající činnosti, které nevyžadují den nebo hodinu provedení, roztřídíme podle toho, co potřebujete, abyste je mohli provést. Může to být konkrétní místo, člověk, s nímž musíte mluvit, nebo třeba nástroj, který budete potřebovat. V terminologii GTD se těmto přesně definovaným „prostředím“ říká kontexty.

V úkolu s newslettrem jsou vidět dva kontexty – @Online (v případě, že se občas člověk ocitne s počítačem (@Computer) bez připojení k internetu), a .Hospodářka (nebo @Husova, tedy místo, kde se s člověkem zcela jistě setkám). A brainstorming článku může člověk udělat @Kdekoliv, stačí mu jen tužka a papír.

(Tečky před kontextem používám k úkolům pro jednotlivé lidi, symbol @ potom jako v GTD zažitou zkratku anglického „at“, tedy „na“.

Pro začátek postačí na několik papírů (nebo stránek v sešitě) vytvořit seznam kroků v daném kontextu. Nejčastěji narazíte na kontexty jako @Počítač, @Kancelář, @„vaše město“, . „konkrétní člověk“, nebo @Kdekoliv.

Pamatujte, na seznamy dalších kroků rozdělených do kontextů, patří úkoly, které nemusíte udělat konkrétní den/v konkrétním čase. Musíte je ovšem udělat co nejdříve.

 

Vytvořte si seznam Projektů

Člověk neřeší samozřejmě jen jednu věc. Úkolů, které nepočkají a k jejichž splnění musíte udělat dva a více kroků, najdete jistě více. Zapište si je na samostatný list papíru označený Projekty. A když už budete u toho, stanovte si u každého projektu další krok a zapište jej na patřičný seznam, tedy buď na seznamy kontextů, nebo do kalendáře.

Možná budete mít pocit, že už těch seznamů stačí. Seznam projektů neslouží ničemu jinému než k tomu, abyste měli na jednom místě sepsané úkoly delší než jeden krok. Tento seznam také nemusíte řešit každý den. Stačí se mu věnovat tak jednou za týden při aktivitě zvané Týdenní zhodnocení. (A k tomu zase někdy příště, proč se na začátek totálně vyčerpat, že?)

První ochutnávku GTD máte za sebou

Jak se cítíte? Už vám ty úkoly nepřijdou tak nepříjemné? Už se dají zvládnout, že?

Stačilo udělat jen několik kroků a před vámi leží seznam konkrétních činností, díky kterým se dlouho odkládaný úkol pohne kupředu.

Své činnosti máte přesně definované. Nejste v kanceláři? Nemusíte přemýšlet nad tím, co můžete udělat jen v kanceláři. Sedíte u počítače? Vezměte si seznam @Počítač a udělejte dva, pět či deset kroků. Posunete kupředu hned několik projektů.

 

Co tedy je v praxi tohleto GéTéDé?

Abyste neměli přílišná očekávání samospasitelného systému (nebo filozofie, která vám nabídne odpověď na každou otázku), dovolím si stručně shrnout.

Metoda GTD (tedy getting things done TM) není nic víc, než soubor postupů, díky které dostanete pod kontrolu pracovní a soukromé záležitosti. Člověka vede k tomu, aby si uvědomil, jakou konkrétní „věc“ má přesně udělat a co přesně znamená tuto věc dělat.

Tak co, pořád máte pocit, že nemá cenu GTD používat?

 

Začněte s co nejjednoduššími pomůckami,

Každá debata dvou GTD-nadšenců nakonec sklouzne k jednomu: Jaký nástroj pro vedení GTD používáš? (Kecám, většina debat podobně postižených jedinců tímto tématem začíná.)

Nepouštějte se do vytváření super promyšleného, luxusně vyladěného systému. Počítejte s tím, že svůj systém postupně upravíte a mouchy vychytáte.

Pro začátek postačí obyčejná tužka, pár listů papíru, e-mailová schránka, kalendář, nebo možná lepíky (za předpokladu, že máte velký prostor, kam si můžete všechno pěkně rozložit).

Používáte-li Evernote (nebo outlook a onenote), mohl by vám pomoci článek Libora Kříže, respektive seriál Jardy Luhana GTD v Outlooku.

Při čtení nepropadejte panice, jedná se o higher-level a pro úplného začátečníka stačí pochopit základní myšlenku – tag, samostatný notebook a je to.
 

…zaznamenejte si všechny podněty…

Z ochutnávky zbývá poslední bod. Během dne budete mít hromadu podnětů k tomu, co byste měli/mohli dělat.

Pořiďte si nějaký notýsek, kartičky nebo nějakou aplikaci do mobilního telefonu, do které si budete moci během dne (a za pochodu) zaznamenávat své nápady. Nebojte se, nemusíte je hned začít realizovat. Jen si je zapište a věnujte se tomu, co jste dělali do chvíle, než se podnět k činnosti (v české terminologii GTD „záležitost“) objevil.
 

…a na konec začátku si přečtěte knihu Mít vše hotovo.

Chápu, chce se vám začít okamžitě, a já vás takhle zbrzdím. Pročtěte si minimálně celou první třetinu. Přesněji alespoň první část Mít vše hotovo, abyste aspoň v hrubém nárysu prošli celým systémem. V dalších dvou částech knihy popisuje David Allen konkrétní kroky, jak GTD implementovat.

MítVšeHotovo není kniha na dobrou noc. Připravte se na velmi zhuštěný text, na mnoha místech zejména druhé části stylem „co věta, to perla“, nad níž se musí člověk zastavit. A bohužel za to často může Allenův občas nehezký slovník management talku nebo corporate newspeaku.

Je mi jasné, že přidávat další práci těm, kteří „chtějí“ s prací pomoct, mi na popularitě rozhodně nepřidá.

Na druhou stranu sám mohu posloužit jako příklad: dokud jsem knihu neznal celou, aplikoval jsem jen tipy, střípky a cáry metody a unikaly mi některé základní myšlenky. A to si troufám tvrdit, že jsem tehdy přečetl více článků, než kolik jich na téma GTD v současné době koluje na „českém“ internetu, a to nejen na výborném serveru Mít vše hotovo.

Nová rubrika velmi malým rozmachem

Původní články na blogu Workaholic.Bloguje.cz zmizely v propadlišti dějin, tedy v propadlišti serverů firmy, která bloguje.cz převzala. (Ne, prolink nedám, moc mě konec bloguje.cz nepotěšil.)

V souvislosti s brněnskými setkáními GTD Cleared se v těle mém překvapivě objevuje puzení (nikoli pruzení, či dokonce opruzení), psát a znovu se na téma GTD (a vlastně i celý time-management) vyslovit. Nuž, nebudu se bránit, třeba mě začne znovu bavit psát.

Postupem času tedy nakrmím blog některými staršími články z tématu time-management. Nebyly tesány do kamene, a proto většinu z nich upravím. A samozřejmě přibydou i články nové.