Jen krátce,… než začneme chrlit novoroční předsevzetí

Než začneme chrlitsvá novoroční předsevzetí-2

Než se rozloučíme s rokem 2015, chtěl bych popřát všem čtenářům mého občasného blogu příjemný rok 2016. Díky všem za to, že jste vydrželi, a ač nestíhám psát, a občas sem zavítáte. Vážím si vaší podpory a doufám, že se na těchto stránkách budu v dalším roce objevovat častěji.

Jak toho docílím? Jednoduše. V roce 2007 jsem publikoval článek věnovaný novoročním předsevzetím.

Nevím, co to dnes do mě vjelo. Možná je to o jednu položku vyšší číslo než vloni v čísle vzniklé rozdílem aktuálního roku a mého roku narození. Možná proto, že mám nad čím bilancovat – a k čemu se vracet. Možná mě k tomu svým tweetem inspiroval Honza Martínek.

Ale ono to bude spíš jen proto, že po dlouhé době mám prostě chuť něco zveřejnit.

Nabízím vám proto jen drobátko aktualizovaný, víceméně téměř původní text.

Re-publish má v sobě jisté kouzlo, neboť jsem v roce 2007 začal psát. A po pěti letech se pachatel vrací i na toto místo činu, tedy k základům… a začíná od začátku.

Jaký bude rok 2016?

Odešel jsem po 13 letech ze zaměstnání, proto opravdu nevím. Ale mám pocit, že alespoň z mého hlediska bude stát za to. Lépe řečeno, udělám všechno proto, aby za něco stál.

Novoroční předsevzetí patří mezi terče mnoha a mnoha vtípků.

Všichni se předhání v tom, jací že budou v dalším roce šikovní, že přestanou kouřit, pít kávu, denně cvičit, méně pít, jíst méně čokolády, pečlivěji pracovat.

Než uplyne druhý týden v lednu, polovina předsevzetí vezme za své. (Ta první polovina skončí někdy kolem 12.00 1. ledna.) A je zase po náladě.

Co tedy s novoročními předsevzetími?

Když nedáte na zdravý rozum a přece jen se do nějakých těch předsevzetí pustíte, dovolte mi nabídnout několik nápadů, s jejichž pomocí se vám podaří vydržet snad i do konce ledna

Přesně popište, čeho chcete dosáhnout.

Není nic horšího než stanovit si „Měl bych trochu zhubnout.“ Co je trochu? 2 kg? 5 kg? Nebo jako v mém případě 20 kg? Mnohem lepší je rozhodnout se: „Zhubnu o ….. kg.“ Anebo ještě lépe — najděte si méně otřelé přání. Co třeba: Zaběhnu 10 km pod 1 hodinu. A otřepané hubnutí se stane jen přidruženým produktem.

Určete termín dokdy

O termínech jsem již několikrát psal. Pevně rozhodnutého člověka termín dostatečně „vyhecuje“.

Se závazným termínem před očima se také mnohem lépe začíná. Tlak času nutí podívat se na úkol z praktického hlediska — mnohem snadněji se určuji jednotlivé úkoly, které se musí do konce termínu splnit.

Angličtina často označuje „termín“ krásným pojmem „deadline“.

Pokud stanovenou hranici překročím, jsem mrtvý. Než umřít, to se raději na své předsevzetí podívat realisticky. Dokdy přestanu kouřit? Dokdy snížím 8 káv na 3 kávy denně? Takže další menší úprava: „Do konce roku/30.4./měsíce …“

Postupujte malými krůčky

S termínem se předsevzetí stane zase o něco „realističtější“. A teď přichází to nejdůležitější:

_Co musím udělat, abych své předsevzetí zrealizoval? Co musím denně/týdně udělat, abych se přiblížil ke svému cíli? Než později snižovat, to raději začněte s málem. Dlouhodobé zlozvyky se nezmění všechny mávnutím kouzelné hůlky. Vyberte si pár důležitých věcí a udělejte všechno proto, abyste je změnili.

Nebo ještě lépe: Vyberte si jen jednu věc a udělejte všechno proto, abyste jí dosáhli. Potom vezměte další. A pak třetí… Dítěti přece taky trvá, než se naučí chodit.

Sledujte svůj postup

Když už víte, co budete dělat, zkuste svou pouť k cíli „vizualizovat“.

Pokud se třeba rozhodnete denně odcházet s čistým stolem, udělejte si denně po úklidu do svého záznamníku barevný křížek. Nebo si splnění denního úkolu zapište do svého deníku. Anebo o svém postupu někoho pravidelně informujte. Záleží jen a jen na vás. Cílem přece je donutit se k „činnosti“.

Komik Jerry Seinfeld doporučuje velmi elegantní postup:
Kupte si velký nástěnný kalendář a splněný „krůček“ zatrhněte silným červeným fixem. Proč? Až se vám jednou nebude chtít, podívejte se na tu krásnou řadu křížků a rozhodněte: „Stojí zato ten řetěz přetrhnout?“

Stanovte si odměnu

Pes po přineseném aportu očekává alespoň pohlazení. Vítězící závodník očekává v cíli aplaus. A proč by se člověk nemohl odměnit sám, když se mu něco podaří?

Jestliže jste dočetli až sem, doufám, že vás chuť do novoročních předsevzetí přešla. Předsevzetí vytvořená v příjemném alkoholovém opojení většinou nikam nevedou. Podívejte se raději na svůj cíl „realistickýma“ očima:

Čeho chci dosáhnout?
Dokdy to chci mít splněné?
Co pro to musím udělat?
A co z toho budu nakonec mít?

Uvidíte, že se vám budou předsevzetí dávat mnohem snadněji.

Přeji všem krásný rok 2008 2015.

Delegovat úkol neznamená zbavit se horké brambory

Burning Food

Imagecourtesy: Pheaber

Všeobecně platí, že jakmile člověk „povýší“, brzy zjistí, že rozhodně nestíhá dělat všechno sám. Přibydou nové úkoly, rozšíří se oblasti zodpovědnosti a všechno jako dřív rozhodně stíhat nebudete. Ptáte se, jak tohle souvisí s praxí učitele? Jakou může mít obyčejný učitel jako já „vedoucí pozici“?

Nu, odpovědí bych měl hodně. Většinu si raději teď nechám pro sebe. Hm, nebo… jak to říct a nikoho nenaštvat… Řekněme, že rozhazovat kolem sebe úkoly nemusí jen ředitel školy nebo jeho zástupci.

(Mí drazí kolegové, kteří možná tento článek čtete, jako omluvu nabízím své „malé“ tajemství. Jinými slovy, můžete mi to vrátit i s úroky.)

Delegování není jen rozdělování úkolů

GTD používám hodně dlouho. Pomáhá mi v mnoha okamžicích pracovního života. Ale k delegování úkolů řeknu jen jedno: je to jedna z nejlepších věcí, které mě GTD naučilo.

Žádný člověk není ostrov a na všechno prostě sám nestačí.

Proč tedy nedelegovat úkol na někoho, o kom vím, že práci udělá mnohem lépe než já Navíc, když je to úkol, s kterým byste se zbytečně potýkali?

V této souvislosti rád vzpomínám na první úkol při nástupu na Husovu – vybavit studovnu novými studijními materiály. O co šlo? Vybav žákům učebnu studijními materiály pro žáky od 7. – 9. tříd.

Jako absolutní začátečník, v prvním přípravném týdnu mého prvního školního roku coby učitele, jsem dostal – na poměry panující v českém školství – téměř „neomezenou kreditku“. (Mimochodem, z manažerského hlediska to byl vynikající způsob, jak mě začlenit do učitelského sboru A do jisté míry, když se na to dívám zpětně, také jeden z nejdůležitějších okamžiků mé učitelské „kariéry“.

Klasické rozdělování úkolů se totiž často zvrhne v přehazování horké brambory „s tímhle nechci mít nic společného, ať vyhoří někdo jiný“. A často už to ani není horká brambora, jako spíš zákon padajícího lidského trusu.

Nevím, možná je to jen můj snobismus, ale nevidím důvod, proč bych se měl kvůli někomu prodírat trubkou exkrementů. To nechám Andymu

Efektivní, tedy smysluplné delegování znamená více.

Delegujte zodpovědnost…

Pokud předáváte úkol odpovědně, předáváte i kus odpovědnosti. Ve výsledku si člověk přičichne i k práci, ke které by se za normálních okolností nedostal.

Pro „nadřízeného“ to ovšem neznamená, že rezignuje na svou práci. Naopak, za splnění úkolu stále zodpovídá těm, kteří mu úkol svěřili. Současně však nabízí část této zodpovědnosti jinému člověku.

Spolu s předáním zodpovědnosti se ovšem zapomíná na tři důležité věci.

…nezapomeňte na pravomoci

Pokud někdo deleguje úkol a neposkytne také dostatečné pravomoci, nedeleguje, ale jen přehodí bramboru s dovětkem, „Se spal, zoufalče.“

Člověk, který úkol dostal, se pro potřeby úkolu musí stát vedoucím – se všemi souvisejícími pravomocemi.

Stačí jednoduchý případ: Přijde za vámi jeden ze zaměstnanců a bude se ptát na stav úkolu a další kroky spojené s jeho dokončení. Přichází totiž s novým návrhem, který celý proces urychlí. Úkol jste ale delegovali jinému pracovníku. Co dělat?

Běžný vedoucí onomu člověku stav prostě oznámí. Nebo si v lepším případě uvědomí, že je teď vlastně jen „supervizor“ a odpoví něco ve smyslu – „Tento úkol řeší…., jdi se jej proto zeptat/navrhovat…“ atp.

Vedoucí pracovník ovšem musí nastavit pravidla hry tak, aby jeho černý kůň mohl úkol nejenom splnit, ale také aby mohl z jeho postupu vyvodit nějaké důsledky.

…možnosti konzultace a reporty…

Ať už delegujete zkušenému pracovníkovi, či úplnému novici samostatnou prací na úkolech nepoznamenanému, nezapomeňte si krýt vlastní záda.

Pro potřeby práce na projektech se používají pravidelné reporty. Dozvíte se všechny základní informace, dozvíte se, jak to vypadá s výhledem do budoucna – a zjistíte, na jaké problémy řešitelský tým narazil.

V případě „neprojektových“ úkolů (či úkolů, které řeší jeden dva jedinci) se však velké projektové porady spíše nekonají. Nakolik se každý „nadřízený“ vystavuje nebezpečí, že ho jeho tým nechá na holičkách, je snad jasné.

V ideálním případě slouží porady vedle shrnutí stavu projektu porady také k řešení problémů, nejasností či průšvihů. Pokud budete delegovat novicům či méně zkušeným, dopředu počítejte s tím, že budou potřebovat pomoci, a to nejen s administrativou, ale i s konkrétními problémy, kroky řešení a další.

Jistě, záleží na podmínkách a účelu, za jakým do vašeho týmu tito lidé nastoupili. Každý si ale zaslouží nějakou dobu hájení. Prostě se musí ve své nové „roli“ zorientovat.

Vztahy na pracovišti, kdy každý očekává od každého, že bude ve svém oboru a dalších přidružených úkolech mistrem světa, jsem naštěstí na vlastní kůži nezažil. Ze svých školení ovšem vím, že vedoucí často očekávají od podřízených nemožné. „Reality distortion field“  funguje pouze v okamžiku, kdy vám vaši zaměstnanci uvěří – a souhlasí s vámi. Jinak se změníte v nesnesitelného tlučhubu… a to se ještě nechci nikoho dotknout.

A učitele tím nevyjímaje. Žáci se prostě musí v jednotlivých rolích rozkoukat.

a skládání účtů.

Dvě předchozí podmínky řešily „výhody“, které delegovaný pracovník získává. Není všechno zlato, co se třpytí…

Když člověku delegujete úkol, musí dopředu vědět, že bude ze své činnosti (a zvoleného způsobu řešení úkolu) skládat účty.

Nepředloží „jen“ fyzické vyúčtování, ale ponese i odpovědnost za všechna „strategická“ rozhodnutí, za nastavená pravidla spolupráce, za termíny, rozpočet, propagaci i výslednou kvalitu práce.

Jenže přesně tady mám s delegováním trochu problém.

Pravidelný čtenář blogu ví, že učím na ne úplně normální škole. Jedním z našich cílů (a principů stojících na pozadí drtivé většiny úkolů, které žáci řeší) je výchova k samostatnosti. Tu i u menších dětí nevytvoříte jinak než předáním zodpovědnosti.

Jenže jako se vším, všeho najednou moc škodí. Nejde přijít a říci něco ve smyslu „Od teď se učíte sami.“ (Bohužel, byl jsem „svědkem“ toho, jak se paní učitelka, která s daltonem začínala, dopustila této chyby.)

I samostatnost je nutné v lidech vypěstovat. Jak v malých, tak v dospělých.

Čtyři úrovně delegování úkolů,

(které jsem je časem identifikoval během své učitelské praxe).

  1. Udělej to přesně tak, jak jsem ti řekl.

Nejjednodušší, (pro obě strany) nejméně příjemný způsob. Při delegování úkolu prostě dotyčnému vysvětlíte i způsob, jakým má postupovat.

V této části jen zjišťuje, nakolik se dotyčnému dá věřit. A je to také první okamžik, kde lidé (z vlastní zkušenosti vím, že učitelé určitě, ale jinde to nebude jiné) nejčastěji u delegování chybují.

Nelze předpokládat, že někdo na samém začátku přebírání zodpovědnosti ví, jak má ten který úkol uchopit. Nelze. Tečka.

Co ve škole? Co třeba vaše první slohové úkoly? Vzpomínáte, jak vám po slovech „Napište popis předmětu“ (nebo „vypravování z prázdnin“) zkřečovatěl úsměv a ztuhly vlasy? A vsadím se, že jste se úplně stejně cítili i u svého prvního referátu. Dělat základní školu dnes, první věc, která by mě v 5. ročníku (a mém prvním, ehm seriózním referátu) napadla, by bylo jedno velké WTF?

Z praxe mám ověřeno, že i taková blbost, jakou je psaní referátu či slohovky, vyžaduje řádný výcvik za výslednou práci zodpovídajících jedinců. Neproběhne-li, měl by si za každou špatnou známku ze slohu ubalit po kebuli i každý učitel. A bez pardonu.

Proč by se totéž nemělo týkat nových, delegovaných úkolů „podřízeným“?

  1. Prozkoumej možnosti a navrhni postup řešení. Potom rozhodnu.

Na první pohled je jednoduše přehození horké brambory. Nejenže delegovaný odedře všechen výzkum, nejenže odedře všechnu práci, nejenže odedře hledání řešení. Tu slíbenou třešinku, tedy vyřešení (a případné předání dál) slízne za něj někdo jiný.

Jedinci z práce nadšený však vnímá tento úkol jako příležitost otestovat své schopnosti, dovednosti a nápady. (Věřte, nevěřte, i tací žáci se ve školách nacházejí. A je jich dokonce více než pověstného šafránu.)

  1. Vyřeš úkol a potom mi řekni, jak jsi jej vyřešil.

Ideální stav žáka-zaměstnance na konci základní, respektive střední školy. Jak krásně by se pracovalo, kdyby ze škol vycházeli podobně vybavení absolventi, že?

Delegovaný umí vyřešit úkol, ví, jak v kterém kroku postupovat a v případě nejasnosti si umí poradit. A nebojí se zeptat.

Tak nějak mi v skrytu duše psaní předchozích řádků hraje hudba budoucnosti.

  1. Dělej, co uznáš za vhodné. Důvěřuji Ti.

Přesnější by možná bylo označit poslední úroveň za „vysněný stav všech vedoucích pracovníků“. Pracovník je připraven vyřešit celý úkol sám, vlastním způsobem. Má vaši plnou důvěru.

Přehozená brambora nezačne pálit někoho jiného.

Pokud v tuto chvíli úkol delegujete, předáváte nejen velkou část odpovědnosti. Současně se také zavazujete poskytnout dotyčnému vaši plnou podporu. A to i v situaci, že nebudete některým jeho krokům rozumět. Nebo s nimi souhlasit. A navíc přijímáte plnou odpovědnost za výsledky i chyby. And that needs some balls, man!

(Neznamená to však, že budete muset se svým chybným rozhodnutím žít navěky. Existuje pořád ještě § 54 a § 55 zákoníku práce, že…)

Jak se z delegovaných úkolů nezbláznit

Úkol jste předali. Dohodli jste se na termínech dokončení, na pravidlech hry i na způsobu zpracování.

GTD učí zapsat si každou předanou položku na seznam @Čekám na. Ve většině případů ovšem zapsat si jen jméno. Úkol je také nutné provázat s kalendářem. Co tedy zapsat?

  • jméno
  • obsah práce
  • datum, kdy úkol předali,
  • datum, kdy musí být úkol hotový,
  • datum (data), kdy budou požadovat zprávu z řešení.

Možná vám to přijde příliš, ale mně tyto body pomáhají. A z praxe vím, že pomohly téměř všem, komu jsem je doporučil.

Jaké máte zkušenosti vy? Co vám v praxi pomáhá? Jak se vám daří rozvíjet delegováním schopnosti svých „svěřenců“?

Díky dvěma minutkám zkrátíte seznam úkolů na polovinu

Image courtesy Martin Whitmore

Image courtesy Martin Whitmore

Mezi nejužitečnější pomůcky, které jsem se během více jak 6 let života s GTD naučil používat, patří pravidlo 2 minut.

V pravidle nehledejte žádnou vědu:

Během zpracování schránky prostě dělejte všechno, co stihnete udělat do dvou minut.

Ve výsledku byste jej zcela zbytečně zapisovali na seznam úkolů (či dalších činností) a potom jej v systému zase vyhledali a vyřešili ho.

Jinými slovy, neztrácejte čas s uspořádáváním krátkých (a přesto důležitých) úkolů a raději je rovnou udělejte.

Co můžete udělat se záležitostí v inboxu?

Během zpracování záležitostí nemáte jinou možnost než udělat jeden z pěti následujících kroků.

· UDĚLAT úkol hned sami.
· DELEGOVAT úkol někomu kompetentnějšímu (nebo třeba člověku, který si úkol více vychutná).
· ODLOŽIT úkol na později (na seznam dalších kroků či do kalendáře).
· ZALOŽIT na patřičné místo do systému podkladů.
· ZAHODIT a zapomenout na něj.

Aplikujte dvou-minutový zázrak

Možná je to jen můj pocit, ale jinak se snad ani nedá výsledek přísně aplikovaného pravidla 2 minut popsat. Jako učitel mám čas jasně definovaný celkem krátkými přestávkami, kdy se mohu do úkolu či záležitosti pustit.

Po příchodu z hodiny se čas přestávky ukrojí na nějakých 8 minut. A když odpočítám ještě minutku dvě potřebnou na připravení pomůcek na další hodinu, z imaginárního volna, které nám učitelům ne-učitelé závidí, zbývá tak pětiminutovka. (Nekalkuluji s nutností zajít si na toaletu, na to během dopoledne není čas.)

I během pěti minut se však dá něco stihnout. Něco, třeba malý krok jako e-mail, telefonát, který posune velký projekt kupředu.

Jednou se rozhodněte

Nejdůležitější je rozhodnout se – a rozhodnutí se držet. Samozřejmě se někdy netrefíte. Někdy zahodíte něco, co mělo v systému zůstat. Delegujete úkol, který se později vrátí jako bumerang a bude se dožadovat splnění. Odložíte úkol a on později vyhnije sám, aniž byste se do něj pustili.

Pořád mi ale přijde lepší rozhodnout se a posunout se kupředu, než při zpracování schránky sedět a dlouze meditovat nad tím, co by se mohlo se záležitostí udělat, kdyby…

V takových případech si ji založte třeba na seznam dalších činností @Promyslet a v nejbližší době se k ní vraťte. Na rozdíl od bezcílného bloumání (a ztráty času při zpracování schránky) však úkol uchopíte a (na základě vědomého rozhodnutí) promyslíte. Čím náročnější záležitost, tím se promýšlení (až do finálního rozhodnutí) protáhne.

Držte se svého rozhodnutí

A jakmile se jednou rozhodnete, stůjte si za svým. Nemá cenu se k rozhodnutí vracet a neustále řešit, zda jste se rozhodli správně. Rozhodněte se – a tím to pro vás končí.

Nastavte si (a dodržujte) časový limit

Nevím, zda skutečně platí Parkinsonovo pravidlo, které tvrdí, že daný úkol trvá přesně tak dlouho, kolik si na jeho vypracování vyhradíme. Pracovat s časovým limitem jsem se naučil už příliš dávno, a natolik se mi zaryl pod kůži, že si bez něj už vlastně rozhodování (a dělání) nedokážu představit.

Když se však někdy zapomenu a tweakuji (pro neangličtináře „upravuji, dolaďuji, vylepšuji, dotahuji do konce“ a to všechno pokud možno najednou), tak nějak se mi práce na úkolu protáhne.

Proto platí jedno: dvě minuty a dost. (A ano, kuchyňská minutka zpočátku určitě pomůže.)

Trénink dělá mistra

Nebude to trvat dlouho a pravidlo dvou minut se vám zaryje pod kůži. Brzy odhadnete, co se dá za dvě minuty stihnout. Brzy se začnete efektivně rozhodovat a především mnohé úkoly rychle řešit.

Přestanete si seznamy dalších činností (kroků) zaplevelovat krátkými úkoly, které už mohly být dávno hotové. A co je nejdůležitější: budete mít pocit, že se posouváte kupředu.

Zda to bude pocit oprávněný, tedy že se budou řešit ty opravdu důležité úkoly z hlediska priorit, zjistíme v některém z příštích článků série věnované produktivitě.